De renovatiewerken van feestzaal Sint-Martinus naderen de eindfase. Om het gebruik van een instapklare zaal te organiseren, is het noodzakelijk te beschikken over een gebruikersreglement. Gezien het beheer van de feestzaal in beheer is van de vzw Krankhoeve, conform de beslissing van de gemeenteraad van 28/09/2022, is het voorgestelde gebruikersreglement voor de feestzaal opgesteld conform de andere gebruikersreglementen van het patrimonium in beheer van de vzw Krankhoeve.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om het gebruikersreglement feestzaal Sint-Martinus goed te keuren.
Met de komende opening van feestzaal Sint-Martinus in 2023 dient voor de reservatieaanvragen een gebruikersreglement te worden opgesteld. Dit gebruikersreglement vindt zijn basis in het bestaande gebruikersreglement van feestzaal Sint-Martinus en de bestaande gebruikersreglementen van het patrimonium in het beheer van vzw Krankhoeve. De geïndexeerde prijszetting is afgestemd op de huurprijs van de podiumzaal van GC 't Blikveld.
Wat betreft de weekend- en feestdagen worden standaard dagdelen, 2 en 3, samen genomen. De motivatie hiervoor is, net als bij de andere gebruikersreglementen, dat huur voor deze dagen bijna uitsluitend voor grotere activiteiten betreft (feesten en dergelijke), waardoor een opeenvolgende verhuur aan een andere gebruiker op dagdeel 3 niet mogelijk is. Als er bovendien betalende schoonmaak wordt gevraagd na dagdeel 2, is het zelfs onmogelijk om de ruimte nog te verhuren op dagdeel 3. Deze regel is enkel van toepassing voor de 'zalen' of meer specifiek: cafetaria Krankhoeve, 't Kranske, grote zaal Sint-Maartensberg en nu feestzaal Sint-Martinus en alleen op feest- of weekenddagen. Voor andere (vergader)lokalen en weekdagen is dit niet van toepassing.
Gezien er gewerkt wordt met gebruikerscategorieën en er een onderscheid wordt gemaakt tussen termijn reservatieaanvraag van zes maanden tussen categorieën A en B en categorieën C en D wordt voorgesteld om de eerste groep een reserveringsaanvraag te laten indienen vanaf 01/12/2022 en te laten reserveren vanaf 01/05/2023 onder voorbehoud van instapklare feestzaal. Indien de feestzaal niet instapklaar is tegen 01/05/2023, zal de reservatiekost worden terugbetaald. Gemaakte kosten i.f.v. voorbereidende organisatie worden niet vergoed en zijn op eigen risico.
Gebruikers van categorie C en D kunnen hun reservatieaanvraag indienen vanaf 01/05/2023.
Het gebruikersreglement dient conform de bepalingen van het Decreet over het lokaal bestuur te worden goedgekeurd door de gemeenteraad.
Het Decreet over het lokaal bestuur.
Omwille van eenvormigheid wordt het gebruikersreglement voor feestzaal Sint-Martinus afgestemd op de andere gebruikersreglementen van het patrimonium onder beheer van de vzw Krankhoeve.
Enig artikel - Keurt volgend gebruikersreglement feestzaal Sint-Martinus goed:
Hoofdstuk 11 : GEBRUIKERSREGLEMENT FEESTZAAL SINT-MARTINUS
1. Beschikbare lokalen
Feestzaal Sint-Martinus omvat een polyvalente zaal met keuken.
|
|
Beschikbare ruimte |
Beschikbare media |
Max aantal toegelaten personen |
| Polyvalente zaal met vast podium, 200 stoelen en 50 tafels |
300 m² |
Beamer |
600 |
Jaarlijks in de periode van 01 september tot 07 september is feestzaal Sint-Martinus niet beschikbaar omwille van periodiek grondig onderhoud.
2. Tarieven
De tarieven zijn per dagdeel (dagdeel 1 = 8:00-13:00, dagdeel 2=13:00-18:00, dagdeel 3 = 18:00-1:00)
|
|
Cat A |
Cat B |
Cat C |
Cat D |
waarborg |
Kost schoonmaak |
| Polyvalente zaal |
gratis |
€ 54 |
€ 235 |
€ 391 |
€ 250 |
€ 150 |
De tarieven omvatten het gebruik van het hele complex met o.a. zaal, inkom, sanitair, keuken, podium en berging.
Opmerking: Bij blokkering van de zaal omwille van repetities, voorbereidingen en dergelijke wordt niet het volledige gebruikerstarief aangerekend. Enkel voor het dagdeel van de voorstellingen of feitelijke activiteiten betaalt de gebruiker het volledige tarief. Voor blokkering wordt 20% van de huursom aangerekend.
3. Aanvraagprocedure
De beschikbaarheid van de vergaderlokalen is raadpleegbaar op de website www.bonheiden.be of www.blikveld.be. Het aanvraagformulier, terug te vinden op de website van de gemeente Bonheiden www.bonheiden.be, dient ingevuld te worden en overgemaakt aan blikveld@bonheiden.be
Bij correcte reservatievoorwaarden wordt een betalingsuitnodiging overgemaakt met de huurprijs en de waarborgsom. Dit moet betaald zijn binnen de 2 weken. Na deze periode vervalt de aanvraag en wordt het lokaal terug beschikbaar gesteld voor verhuur. Na betaling van de reservatie zal de aanvrager een reservatiebevestiging krijgen met al de nodige praktische informatie.
Indien gewenst kan de gebruiker een overzicht digitaal opvragen van zijn openstaande reservaties of van de historiek van zijn/haar gebruik van de gemeentelijke infrastructuur.
4. Bijzondere gebruikersregels feestzaal Sint-Martinus
Volgende gebruikersregels zijn van toepassing bij de huur van de feestzaal Sint-Martinus:
4.1. Verhuur per dagdelen
De verhuur verloopt via dagdelen.
dagdeel 1: 08:00 tot 13:00
dagdeel 2 : 13:00 tot 18:00
dagdeel 3: 18:00 tot 01:00
Voor dagdeel 1 en 2 wordt verwacht dat de zaal beschikbaar is voor een volgende gebruiker 5 minuten voor het einde dagdeel.
Voor dagdeel 3 is 01:00 het standaard einduur. Afwijkingen hiervoor kunnen enkel na toelating van het gemeentebestuur via het indienen van een evenementenaanvraagformulier.
Op weekend- en feestdagen worden dagdelen 2 en 3 standaard samen genomen.
4.2. Afhalen sleutel, melding calamiteiten en afsluiten van het gebouw
Drie dagen voor de huur mag de gebruiker de sleutel komen afhalen aan de balie van GC ’t Blikveld.
Bij aanvang van de huurperiode moeten tekortkomingen en/of zichtbare beschadigingen gemeld worden per mail aan blikveld@bonheiden.be. Het tijdstip van verzenden van de mail kan gebruikt worden als toewijzingsindicator van de verantwoordelijke van de tekortkoming/ schade.
Na gebruik dienen de lichten gedoofd te worden en de inbraakbeveiligingsinstallatie te worden geactiveerd. De nodige informatie en instructies over het gebruik hiervan moet door de gebruiker gevraagd worden aan de balie ’t Blikveld of het secretariaat van de cultuurdienst indien deze nog niet is gekregen of gekend.
Bij het afsluiten moeten de deuren slotvast worden afgesloten en de sleutel gedeponeerd in de brievenbus naast de inkom van de feestzaal of in de brievenbus aan GC ’t Blikveld.
4.3. Schoonmaak
De gebruikers wordt geacht zelf in te staan voor schoonmaak van de zaal, sanitair en de gebruikte ruimtes. Materiaal voor de schoonmaak staat beschikbaar aan de berging.
Er kan ook gekozen worden voor betalende schoonmaak – tarief € 150. Ook in deze gevallen dient de zaal borstelschoon te worden achtergelaten.
Voor activiteiten met overschrijding van de geluidsnorm is betalende schoonmaak verplicht.
4.4. Overschrijding geluidsnorm
Conform de bepalingen van Vlarem II zijn er per jaar maximaal 12 gelegenheden met overschrijding van de geluidsnorm LAeq,15min 95 dB(A) waarvan maximaal 2 per maand toegelaten. Voor de organisatie van activiteiten met overschrijding van de geluidsnorm moet steeds een evenementenaanvraag formulier worden ingediend zodat de toelating van het gemeentebestuur kan worden verkregen. Deze aanvraag dient minimaal zes weken voor de activiteit te worden aangevraagd. Dergelijke activiteit gaat verplicht gepaard met aanwezigheid van een geluidsmeter met registratie. Deze kan aangevraagd worden aan de balie van ’t Blikveld.
4.5. Aanwezige technische installatie
Er is basispodiumverlichting boven en voor het podium aanwezig en een vaste geluidsinstallatie. Voor professionele podiumvoorstellingen is het aan de organisator om extra geschikt theatertechnisch materiaal te voorzien inclusief de bediening er van.
4.6. Drankvoorzieningen
Er is een basisvoorraad beschikbaar voor 50 personen. Alle verbruik van deze drankvoorraad dient genoteerd te worden op de aanwezige stockkaarten.
Indien een grotere drankvoorraad vereist is, is het aan de huurder om hiervoor te zorgen. Dit kan door dit minimaal twee weken vooraf te melden aan de balie Blikveld. Het verbruik zal dan aangerekend worden aan de gebruikelijke tarieven. Er mag ook zelf voor drank gezorgd worden.
Voor gebruik van dranken boven de 22° (sterke dranken) moet een aparte vergunningsaanvraag gedaan worden (localeeconomie@bonheiden.be).
Het gebruik van wegwerpbekers is niet toegelaten. Voor herbruikbare kunststofbekers dient de huurder zelf te zorgen. Dit kan rechtstreeks aangevraagd worden bij een drankenleverancier.
4.7. Afvalverwijdering
Alle afval moet gescheiden gedeponeerd worden in de voorziene afvalcontainers achteraan het gebouw (PMD, papier- en karton, restafafval). Glas moet terug meegenomen worden.
4.8. Overlijdensreünie
Overlijdensreünies kunnen georganiseerd worden indien de feestzaal nog beschikbaar is: tarief € 150.
4.9. Veiligheid
Volgende veiligheidsvoorschriften zijn van toepassing:
4.10. Algemene bepalingen
Al de algemene bepalingen van het gebruikersreglement zijn van toerpassing bij het gebruik van feestzaal Sint-Martinus.
4.11. Dringende assistentie
Tijdens de kantooruren mag contact opgenomen worden met de balie van GC ’t Blikveld 015 50 28 70.
Buiten de kantooruren mag bij technische problemen beroep gedaan worden op de permanentiedienst 0498 86 28 48.