Met de komende heropening van zaal Sint-Martinus in het vooruitzicht is het de intentie om het beheer van dit gebouw toe te vertrouwen aan vzw Krankhoeve zodat voor de gebruiker al de aanvragen inzake cultureel patrimonium zijn gecentraliseerd. Deze centralisatie bevordert de transparantie en hiermee ook de dienstverlening en de klantvriendelijkheid.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd deze uitbreiding van de samenwerkingsovereenkomst lokaal bestuur Bonheiden-vzw Krankhoeve goed te keuren.
De feestzaal Sint-Martinus in Rijmenam zal vermoedelijk open gesteld worden in het voorjaar 2023. Tegen deze openingsdatum moet de basis worden gelegd om het vlot gebruik op een transparante wijze te faciliteren. Er wordt voorgesteld om dit te laten verlopen via de vzw Krankhoeve, ook het beheer van het andere gemeentelijke cultureel patrimonium zit immers in beheer bij vzw Krankhoeve. Dit betekent dat de huidige samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente en de vzw Krankhoeve dient aangepast te worden met een uitbreiding van het in beheer zijnde patrimonium.
Concreet zijn volgende artikels aangepast t.a.v. de laatst goedgekeurde versie:
Gezien de algemene vergadering van de vzw Krankhoeve gepland is na de gemeenteraad, op 10/10/2022, wordt voorgesteld deze vernieuwede samenwerkingsovereenkomst in werking te laten treden op 01/11/2022.
De uitbreiding van de samenwerkingsovereenkomst is voorgelegd op het dagelijks bestuur van de vzw Krankhoeve van 29/08/2022 met positief advies tot gevolg.
De aangepaste versie zal voorgelegd worden aan de algemene vergadering van de vzw Krankhoeve van 10/10/2022.
Het toevertrouwen van het beheer van de feestzaal Sint-Martinus in Rijmenam aan de vzw Krankhoeve centraliseert het beheer van al het gemeentelijke cultureel patrimonium, hetgeen voor de gebruiker eenduidig is en dus de dienstverlening/klantvriendelijkheid bevordert.
De financiële gevolgen van deze maatregel kunnen momenteel moeilijk ingeschat worden. Naast de extra uitgaven zullen er ook extra inkomsten zijn.
Gunstig visum FA 2022/00172 van Financiele dienst van 12 september 2022
Enig artikel - Keurt de aangepaste samenwerkingsovereenkomst tussen het lokaal bestuur en de vzw Krankhoeve goed als volgt:
Het lokaal bestuur Bonheiden, vertegenwoordigd door de voorzitter van het gemeenteraad en de algemeen directeur, handelend krachtens een beslissing van de gemeenteraad van 28/09/2022, hierna genoemd “het lokaal bestuur” en de vzw Krankhoeve in de vorm van een gemeenschappelijke Externe Verzelfstandigd Agenschap, met zetel Jacques Morrensplein 2 te 2820 Bonheiden, voor wie optreden de voorzitter en de secretaris, handelend krachtens een beslissing van de algemene vergadering van 10/10/2022, hierna genoemd “de vzw Krankhoeve” zijn overeengekomen wat volgt:
Hoofdstuk 1. Voorwerp van de overeenkomst
Art. 1.
Deze samenwerkingsovereenkomst regelt de verhouding tussen het lokaal bestuur en de vzw Krankhoeve, de afstemming van het beleid tussen het lokaal bestuur en de vzw Krankhoeve, de nadere omschrijving en afbakening van de opdrachten en verantwoordelijkheden van de vzw Krankhoeve en de engagementen van het lokaal bestuur ten opzichte van de vzw Krankhoeve.
Art. 2.
Deze samenwerkingsovereenkomst kadert binnen de bepalingen van Het Decreet over het lokaal bestuur
Art. 3.
Deze samenwerkingsovereenkomst gaat in op 01/11/2022
Art. 4.
Deze samenwerkingsovereenkomst vervangt de samenwerkingsovereenkomst afgesloten op 18/12/2019.
Hoofdstuk 2. Opdracht van de vzw Krankhoeve
Art. 5.
De vzw Krankhoeve wordt belast met het uitvoeren van het beleid van het gemeenschapscentrum ’t Blikveld.
Het beleid van het gemeenschapscentrum wordt gevoerd met het oog op cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming en cultuurspreiding ten behoeve van de lokale bevolking en met bijzondere aandacht voor de culturele diversiteit.
Het doel van de vzw Krankhoeve wordt beschreven in Titel II artikel 4 van de statuten.
Titel II – artikel 4 van de Statuten:
De vzw Krankhoeve heeft tot doel de verwezenlijking van welbepaalde beleidsuitvoerende taken van gemeentelijk belang conform de beleidsdoelstellingen bepaald door het lokaal bestuur. De vzw Krankhoeve is een programma-vzw in het kader van het Decreet van 13 juli 2001 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid en vanaf 1 januari 2014 in het kader van het Decreet van 6 juli 2012 betreffende het Lokaal Cultuurbeleid. Als zodanig werkt zij samen met het Gemeenschapscentrum van het lokaal bestuur Bonheiden. De vzw Krankhoeve heeft tot doel, met uitsluiting van ieder winstbejag en in een geest van eerbiediging van alle godsdienstige, filosofische en politieke strekkingen en met aandacht voor milieuzorg op maat van een duurzaam lokaal cultuurbeleid :
Zij mag onder meer alle roerende goederen verwerven die nodig zijn voor de verwezenlijking van haar doel. Dit alles in nauwe samenwerking met het gemeentebestuur en het lokaal bestuurlijke adviesraden, zulks binnen het gemeentelijk cultuurbeleidsplan en vanaf 1 januari 2014 binnen het budget en het meerjarenplan van het lokaal bestuur.
Art. 6.
De doelstellingen van de vzw Krankhoeve worden geoperationaliseerd in het jaarlijks actieplan van de vzw Krankhoeve. De belangrijkste acties worden eveneens opgenomen in de meerjarenplanning van het lokaal bestuur.
Art. 7.
De vzw Krankhoeve voert de omschreven opdrachten autonoom en op een kwaliteitsvolle manier uit, en is vrij, binnen het kader van het lokaal bestuurlijke beleidsplannen, in de manier waarop ze haar opdracht vervult. Het is de vzw Krankhoeve niet toegelaten haar opdrachten geheel of gedeeltelijk over te dragen aan enige derde die zou handelen in eigen naam en/of voor eigen rekening, behoudens met schriftelijke toestemming van het lokaal bestuur.
Het lokaal bestuur waarborgt hierbij dat de vzw Krankhoeve binnen het gemeenschapscentrum een eigen programmatie kan realiseren. Zij waarborgt de vzw Krankhoeve volledige autonomie inzake de inhoud van de eigen programmatie. De eigen programmatie dient in goede harmonie te verlopen met de andere activiteiten van het gemeenschapscentrum.
Art. 8.
Deze taakvervulling dient in overeenstemming te zijn met de beginselen van behoorlijk bestuur en verder met alle toepasselijke regelgeving (het Gemeentedecreet, wetgeving overheidsopdrachten, …) en met het door het lokaal bestuur gevoerde beleid inzake cultuur.
Art. 9.
De vzw Krankhoeve mag alle verrichtingen doen, binnen de grenzen van haar statuten en deze samenwerkingsovereenkomst, welke rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op haar doel, of van aard zijn de verwezenlijking ervan te begunstigen.
Alle middelen waarover de vzw Krankhoeve beschikt worden uitsluitend aangewend voor het bereiken van haar doelstellingen en het vervullen van haar opdracht.
Hoofdstuk 3. Financiën
Art. 10.
Engagementen van het lokaal bestuur:
§1. Het lokaal bestuur engageert zich ertoe jaarlijks een werkingstoelage en een investeringstoelage te voorzien opdat de vzw Krankhoeve haar opdracht en doelstellingen, zoals vastgelegd in de statuten en deze samenwerkingsovereenkomst, optimaal kan realiseren.
Daartoe maakt de vzw Krankhoeve jaarlijks een voorontwerp van budget op voor het volgende boekjaar en legt dit voor aan het lokaal bestuur. Op basis van het voorontwerp van de vzw Krankhoeve zal het lokaal bestuur aangeven wat financieel haalbaar is.
§2. Het lokaal bestuur verbindt zich om het uitbatingstekort van de vzw Krankhoeve op zich te nemen, evenwel binnen de perken van de door het gemeenteraad goedgekeurde rekening van de vzw Krankhoeve waaruit dit uitbatingstekort blijkt en mits hiertoe de nodige kredieten werden voorzien in het gemeentelijk budget.
§3. Het lokaal bestuur laat toe dat alle toelagen of subsidies die betrekking hebben op de uitvoering van de opdracht van de vzw Krankhoeve en het behalen van de doelstellingen van de vzw Krankhoeve rechtstreeks uitbetaald worden aan de vzw Krankhoeve. Bijzondere projecttoelagen of projectsubsidies van de hogere overheid of andere toelagen van hogere overheden die gestort worden in het lokaal bestuurkas en, die bestemd zijn voor de vzw Krankhoeve, worden na ontvangst integraal doorgestort aan de vzw Krankhoeve.
Art. 11.
Bevoegdheden van de vzw Krankhoeve:
§1.nDe dagelijkse financiële verrichtingen worden door de vzw Krankhoeve waargenomen.
§2. De vzw Krankhoeve kan goederen verwerven die nodig zijn voor de verwezenlijking van haar doel, mits inachtneming van de ter zake geldende overheidsopdrachtenreglementering.
§3. De vzw Krankhoeve kan de ticketprijzen en de tarieven voor haar opdrachten zelfstandig bepalen binnen de goedgekeurde beleidslijnen door het lokaal bestuur uiteengezet.
§4. De vzw Krankhoeve financiert haar programmatie uit volgende bronnen.
- ticketverkoop en inschrijvingsgelden
- de concessie van de cafetaria in ’t Blikveld
- uitbating van de dranken in de infrastructuur
- gebruikstarieven van in beheer zijnde infrastructuur
- dienstverlening van allerlei aard naar de gebruikers toe
- het lokaal bestuurlijke toelage
Art. 12.
Verantwoordelijkheden van de vzw Krankhoeve:
§1. De vzw Krankhoeve maakt jaarlijks haar voorontwerp van begroting voor het volgende jaar op en bezorgt die aan het gemeentebestuur.
§2. De vzw Krankhoeve streeft ernaar haar begroting in evenwicht af te sluiten.
§3. De vzw Krankhoeve draagt de specifieke kosten en uitgaven die een uitvloeisel zijn van haar opdracht.
§4. De vzw Krankhoeve zal alle mogelijke inspanningen leveren om maximale subsidiëring van hogere overheden en sponsoring te verkrijgen.
Hoofdstuk 4. Gemeentelijke infrastructuur en materialen
Art. 13.
Engagementen van het lokaal bestuur:
§1. Het lokaal bestuur geeft opdracht aan de vzw Krankhoeve, die zulks aanvaardt, volgende goederen te beheren volgens haar statuten en de voorwaarden in deze overeenkomst bepaald:
- ’t Blikveld, Jacques Morrensplein 2 te 2820 Bonheiden.
- Ontmoetingscentrum de Krankhoeve, Grote Doelstraat 1 te 2820 Bonheiden, inclusief de bakoven, het berghok en de serre,
- Ontmoetingscentrum Sint-Maartensberg, Sint-Maartensberg 1 te 2820 Rijmenam,
- Kunstencentrum ’t Kranske, Dorp 112 te 2820 Bonheiden.
- Zoem-in – Grote Doelstraat 1 te 2820 Bonheiden
- Pastorij – Sint-Maartensberg 5 te 2820 Bonheiden voor wat betreft de ruimten zoals bepaald in de gebruikersovereenkomst afgesloten tussen het gemeentebestuur van Bonheiden en de kerkfabriek Sint-Martinus.
- Feestzaal Sint-Martinus, Brugstraat 5 te 2820 Rijmenam
Bij dit beheer treedt de vzw Krankhoeve in eigen naam op.
Onder beheer wordt verstaan: de reguliere onderhoudswerken en verfraaiingswerken.
Indien er omvangrijke werken zoals grote onderhoudswerken, nieuwbouw of een aanbouw, werken die de stabiliteit raken of de indeling van het gebouw veranderen moeten deze voorgelegd worden aan het gemeentebestuur.
§2. Het lokaal bestuur verbindt zich om tijdig de nodige ondersteuning te bieden bij de herstelling van de in beheer gegeven onroerende goederen op rekening van de vzw Krankhoeve. De vzw Krankhoeve is verplicht het lokaal bestuur onmiddellijk te verwittigen zodra enige herstelling noodzakelijk is.
Art. 14.
Bevoegdheden van de vzw Krankhoeve:
§1. De vzw Krankhoeve kan de door het lokaal bestuur in gebruik gegeven infrastructuur ter beschikking stellen aan derden voor zover dit past binnen de opdracht en de doelstellingen van de vzw Krankhoeve. Tussen de vzw Krankhoeve en de derde wordt steeds een gebruiksovereenkomst opgesteld.
§2. De vzw Krankhoeve heeft het recht autonoom de openingsuren van de ’t Blikveld vast te leggen.
§3. De vzw Krankhoeve kan de in beheer gegeven onroerende goederen in concessie geven van particulieren en/of verenigingen. Te dien einde zal de vzw Krankhoeve met de concessionaris een concessieovereenkomst afsluiten. Deze overeenkomsten zijn aan goedkeuring door het gemeenteraad onderworpen.
Art. 15.
Verantwoordelijkheden van de vzw Krankhoeve:
§1. De vzw Krankhoeve dient alle goederen van het lokaal bestuur zorgvuldig te beheren op de wijze van een goede huisvader.
§2. De vzw Krankhoeve verbindt zich om:
a) het gebruik van het gemeenschapscentrum vast te leggen in een reglement waaruit moet blijken dat de infrastructuur ter beschikking staat van het ruime culturele veld in het lokaal bestuur. Dit gebruikersreglement wordt vastgesteld door de Bestuursorgaan van vzw Krankhoeve en is onderworpen aan goedkeuring door het gemeenteraad.
b) de haar toevertrouwde onroerende goederen en inboedel in goede staat te houden en haar behoorlijk te onderhouden;
c) de werking van de verenigingen en de gebruikers van de culturele infrastructuur te coördineren en gebeurlijke betwistingen onder gebruikers over/of ter gelegenheid van hun activiteiten in haar infrastructuur te beslechten;
d) de propaganda te verzorgen of te helpen verzorgen voor alle manifestaties in haar infrastructuur, gebeurlijk in samenwerking met de gebruikers;
e) in te staan voor de uitbating van de drankgelegenheid in het gemeenschapscentrum ’t Blikveld, ontmoetingscentrum De Krankhoeve en ontmoetingscentrum Sint-Maartensberg;
f) alle nodige initiatieven te nemen voor een optimale bezetting van de aan haar in beheer gegeven infrastructuur;
§3. De vzw Krankhoeve moet de infrastructuur in gebruik gegeven aan de vereniging uitsluitend voorbehouden voor manifestaties en activiteiten die betrekking hebben op de opdracht en de doelstellingen van de vzw Krankhoeve.
§4. De vzw Krankhoeve mag geen structurele wijzigingen aanbrengen aan de in gebruik gegeven infrastructuur zonder instemming van het lokaal bestuur. De met toestemming aangebrachte wijzigingen blijven eigendom van het lokaal bestuur.
Hoofdstuk 5. Personeel
Art. 16.
Ter beschikking stellen van gemeentelijk personeel:
§1. Het lokaal bestuur stelt de nodige personeelsleden ter beschikking opdat de vzw Krankhoeve haar opdracht en doelstellingen, zoals vastgelegd in de statuten en deze samenwerkingsovereenkomst, optimaal kan realiseren. Het betreft personeelsleden die het lokaal bestuurlijke personeelsformatie zijn opgenomen onder de cultuurdienst.
§2. Het lokaal bestuur stelt het personeel van de cultuurdienst aan.
§3. Het lokaal bestuur blijft de juridische werkgever van de personeelsleden die ter beschikking worden gesteld van de vzw Krankhoeve.
§4. Het lokaal bestuurlijke rechtspositieregeling blijft integraal van toepassing op het personeel dat ter beschikking wordt gesteld van de vzw Krankhoeve.
§5. De algemene leiding van het gemeentepersoneel blijft bij de Algemeen directeur die hier rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen.
§6. De vzw Krankhoeve en het lokaal bestuur zoeken in gemeenschappelijk overleg naar een oplossing om de tijdelijke of definitieve afwezigheden op te vangen
Art. 17.
De personeelsleden van de cultuurdienst staan onder dagdagelijkse leiding van de afdelingshoofd vrije tijd. Deze gedraagt zich naar de richtlijnen die hem/haar worden gegeven door de bevoegde organen van het lokaal bestuur en de vzw Krankhoeve.
Art. 18.
Aanwerving, selectie, bevordering en ontslag van het personeel gebeurt door het lokaal bestuur.
Art. 19.
Het lokaal bestuur staat in voor de opleiding en vorming van de personeelsleden. In het geval de vzw Krankhoeve wenst dat de ter beschikking gestelde personeelsleden een uitzonderlijke en specifieke vorming dienen te volgen, worden hieromtrent de nodige afspraken gemaakt met het lokaal bestuur.
Art. 20.
Het is de vzw Krankhoeve niet toegelaten om arbeidsovereenkomsten aan te gaan tenzij voor uitzonderlijke, welbepaalde projecten en opdrachten die strikt omschreven zijn en voor een bepaalde duur.
Hoofdstuk 6. Communicatie en promotie
Art. 21.
De vzw Krankhoeve voert een eigen communicatie- en promotiestrategie mits conformiteit met de algemene huisstijl van het lokaal bestuur en met de vigerenhet lokaal bestuurlijke publicatievoorschriften. Voor haar communicatie mag de vzw Krankhoeve kosteloos gebruik maken van de reguliere gemeentelijke promotiekanalen waarvoor het lokaal bestuur in staat (website, e-zine, huiskrant, …).
Art. 22.
De vzw Krankhoeve engageert zich om het lokaal bestuurlijke beleidsdoelstelling ook op vlak van communicatie mee te helpen uitdragen.
Hoofdstuk 7. Boekhouding
Art. 23.
De vzw Krankhoeve voert een boekhouding in overeenstemming met de geldende wettelijke voorschriften. De wijze van boekhouding moet ook beantwoorden aan de voorschriften van de Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen.
Art. 24.
De vzw Krankhoeve kan een beroep doen op het lokaal bestuurlijke financiële dienst voor alle vragen van boekhoudkundige aard.
Hoofdstuk 8. Overige ondersteuning en samenwerking
Art. 25.
Het lokaal bestuur faciliteert de interne werking van de vzw Krankhoeve en dit op een analoge wijze als voor een gemeentelijke dienst.
Hoofdstuk 9. Verzekeringen
Art. 26.
De vzw Krankhoeve verbindt zich ertoe zich te laten verzekeren tegen volgende risico’s.
- algemene burgerlijke aansprakelijkheid
- verzekering lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid vrijwillige medewerkers
- verzekering lichamelijke ongevallen leden Algemene Vergadering, Bestuursorgaan en Dagelijks Bestuur
- verzekering burgerlijke aansprakelijkheid in geval van brand en ontploffing voor ‘t Blikveld
- verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid ingebruikname van gebouwen voor alle gebouwen
- brandverzekering voor alle gebouwen en het berghok
- verzekering berghok (inhoud)
Hoofdstuk 10. Overheidsopdrachten
Art. 27.
De vzw Krankhoeve is als extern verzelfstandigde entiteit van het lokaal bestuur onderworpen aan de overheidsopdrachtenreglementering.
Art. 28.
De vzw Krankhoeve is belast met de uitvoering van welbepaalde taken van gemeentelijk belang, en vormt in die zin een verlengstuk van het lokaal bestuur (‘in house’-relatie). De overheidsopdrachtenreglementering speelt derhalve niet wanneer het lokaal bestuur een beroep doet op de vzw Krankhoeve in het kader van de uitvoering van gemeentelijke beleidstaken.
Hoofdstuk 11. Rapportering, Controle en evaluatie
Art. 29.
Rapportering, controle en evaluatie:
§1. In de loop van het eerste jaar van elke nieuwe legislatuur maakt de vzw Krankhoeve een evaluatieverslag op. Hierin worden enerzijds de samenwerkingsovereenkomst en anderzijds de verzelfstandiging geëvalueerd, ter voorlegging aan het gemeenteraad. Desgevallend zullen in onderling overleg tussen het gemeenteraad en de vzw Krankhoeve aanpassingen aan de samenwerkingsovereenkomst worden doorgevoerd.
§2. Jaarlijks maakt de vzw Krankhoeve, naast een budget voor het volgende jaar, ook een jaarplan op waarin de planning voor het volgende jaar wordt uiteengezet.
§3. Met het oog op de uitoefening van het toezicht op de naleving van de onderhavige overeenkomst en op de aanwending van de middelen die door het lokaal bestuur ter beschikking gesteld worden aan de vzw Krankhoeve, alsook met het oog op de evaluatie van de uitvoering van de genoemde opdracht, legt de vzw Krankhoeve een jaarverslag en een financieel verslag ter goedkeuring voor aan het gemeenteraad met betrekking tot elk werkingsjaar voor eind juni van het daaropvolgende jaar.
§4. Het jaarverslag bevat een uitvoerige beschrijving van alle activiteiten en een rapportering over de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst, meer in het bijzonder de mate waarin de verschillende organisatiedoelstellingen en opdrachten bereikt werden, alsook eventuele suggesties voor bijsturing van de samenwerkingsovereenkomst of van het gevoerde beleid.
§5. Het financieel verslag omvat de jaarrekening (balans en resultatenrekening); de verslagen van de bestuursorganen met betrekking tot de goedkeuring van de rekeningen en van het budget; het verslag van de bedrijfsrevisor(en).
§6. De verslagen van het Bestuursorgaan en Algemene Vergadering worden na goedkeuring door het respectievelijke orgaan steeds ter kennisgeving voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
§7. Het lokaal bestuur zal steeds het recht hebben toezicht uit te oefenen op de werking van de vzw Krankhoeve, onder meer op alle inkomsten en uitgaven en alle boekhoudkundige bescheiden ter zake.
§8. De vzw Krankhoeve zal op elk ogenblik toegang verlenen tot de verschillende gebouwen en installatie onder haar beheer zodanig dat het lokaal bestuur zich rekenschap kan geven van de manier waarop uitbating en het beheer verlopen en van de toestand van de lokalen, de accommodaties, het materieel, het meubilair en de eventuele collecties.
§9. Het lokaal bestuur behoudt steeds het recht van toezicht op de door haar in beheer gegeven goederen. Haar beslissingen ter zake zijn bindend voor de vzw Krankhoeve.
Art. 30.
Externe controle op de financiële toestand:
§1. Het lokaal bestuur stelt een onafhankelijke commissaris (bedrijfsrevisor) aan die wordt gelast met het toezicht op de financiën van de vzw Krankhoeve; deze commissaris wordt betaald door het lokaal bestuur. De commissaris dient te worden benoemd uit de leden van het Instituut der bedrijfsrevisoren.
§2. Het verslag van dit financieel toezicht wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Vergadering van de vzw Krankhoeve.
Hoofdstuk 12. Ontbinding van de vzw Krankhoeve
Art. 31.
Aan deze overeenkomst kan ten allen tijde een einde worden gesteld zowel door een beslissing van het gemeenteraad als door een beslissing van de Algemene Ledenvergadering van de vzw Krankhoeve, dit telkens bij deurwaardersexploot of aangetekende brief, minstens één jaar vooraf.
Art. 32.
Bij ontbinding van de vzw Krankhoeve wordt het netto-actief overgedragen aan het lokaal bestuur.
Art. 33.
Bij ontbinding van de vzw Krankhoeve komen alle infrastructuur en goederen die door het lokaal bestuur ter beschikking werden gesteld, evenals deze die door de vzw Krankhoeve werden verworven, in volle eigendom toe aan het lokaal bestuur.