Besluit Gemeenteraad

wo 31/05/2023 - 20:30

Overheidsopdrachten - Voorwaarden van de overheidsopdracht 'Aanstelling binnenhuisarchitect voor de herinrichting van het gemeentehuis' en wijze van gunning: Vaststelling

Aanwezig: Julie De Clerck, voorzitter gemeenteraad
Lode Van Looy, burgemeester
Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Eddy Michiels, Hilde Schueremans, schepenen
Frans Uytterhoeven, Jan Fonderie, Guido Vaganée, Karolien Huibers, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Wim Van der Donckt, Hilde Smets, Daan Versonnen, Rudi Withaegels, Geert Teughels, Pascal Vercammen, Charlotte Pittevils, Marcel Claes, gemeenteraadsleden
Ethel Van den Wijngaert, algemeen directeur

Verontschuldigd: Luc De Weerdt, Karl Theerens, gemeenteraadsleden

Het gemeentehuis van Bonheiden werd in 2006 in gebruik genomen. Sindsdien zijn de noden voor het gebouw gewijzigd door maatschappelijke en organisatorische veranderingen. Zo is er een toenemend bewustzijn rond de problematiek van privacy, werken de gespecialiseerde diensten op afspraak en werden diensten en takenpakketten anders ingedeeld. Om aan deze noden tegemoet te komen, wordt een binnenhuisarchitect aangesteld om de herindeling en herinrichting van het gemeentehuis te onderzoeken.

Daarnaast wordt in deze opdracht ook onderzocht hoe de algemene sociale diensten en het administratieve gedeelte van de thuisdiensten geïntegreerd kunnen worden in het gemeentehuis. Dit om een nog meer doorgedreven samenwerking tussen gemeente en OCMW te promoten.

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd een overheidsopdracht op te starten en de voorwaarden van de overheidsopdracht en de wijze van gunnen vast te stellen.

Wat de voorwaarden van de overheidsopdracht betreft: Aanstelling binnenhuisarchitect voor de herinrichting van het gemeentehuis.
Wat de wijze van gunning betreft: Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Raming: € 100.000 incl. btw.

Voorgeschiedenis

03/11/2020: Besluit van het college van burgemeester en schepenen houdende de vaststelling van de algemene missie en visie voor het lokaal bestuur van Bonheiden en de visie dienstverlening.
09/02/2021: Beslissing van het college van burgemeester en schepenen houdende de gunning voor de levering en implementatie van de afsprakenmodule.
19/07/2022: Beslissing van het college van burgemeester en schepenen houdende de gunning voor de aankoop, implementatie en onderhoud van een klantgeleidingssysteem.
05/04/2022: Beslissing van het college van burgemeester en schepenen houdende de goedkeuring van de nieuwe openingsuren voor het gemeentehuis.
08/05/2023: Gemeenteraadscommissie over de aanstelling van een binnenhuisarchitect voor de herinrichting van het gemeentehuis.
09/05/2023: Besluit van het college van burgemeester en schepenen houdende principieel akkoord met de voorwaarden van de overheidsopdracht 'Aanstelling binnenhuisarchitect voor de herinrichting van het gemeentehuis' en de wijze van gunning.

Feiten en context

De herinrichting van het gemeentehuis is de laatste stap in het project dienstverlening dat aan het begin van de huidige legislatuur werd opgestart. Binnen dit project werden al verschillende stappen gezet om de dienstverlening van het gemeentehuis te verbeteren:

De doorlopende digitalisering van de dienstverlening;
De invoering van werken op afspraak voor de gespecialiseerde diensten;
De optimalisering van de openingsuren;
De integratie van een klantgeleidingssysteem;
De opstart van een snelloket, geïntegreerd in de onthaalbalie;
De vernieuwing van de telefooncentrale.

De herindeling en herinrichting van het gemeentehuis is de laatste stap die voorzien werd binnen het huidige traject dienstverlening. Specifiek zal er gevraagd worden aan de binnenhuisarchitect om aandacht te besteden aan volgende elementen:

De verbetering van de klantenloketten in kader van privacy, geluidsoverlast en multifunctionaliteit;
De hervorming van de onthaalbalie in kader van de implementatie van het snelloket;
De uitbreiding van het aantal overleg- en contactmogelijkheden;
De optimalisatie van het ruimtegebruik met oog op de integratie van de sociale diensten;
Het beantwoorden aan de veranderende noden van medewerkers en klanten, o.a. op vlak van nieuwe manieren van werken;
De toegankelijkheid op alle vlakken (universal design);
De visie op circulair bouwen en duurzaamheid;
En de verbetering van de luchtkwaliteit.

De opdracht zal in verschillende stappen verlopen:

Het uitvoeren van een participatietraject om de noden in kaart te brengen.
Het opstellen van een synthesenota die als basis dient voor het eerste voorontwerp.
Het ontwerp voor een nieuwe indeling van het gemeentehuis.
Een inschatting van de nodige budgetten om deze herinrichting te realiseren.

De uitvoering van de werken zal plaatsvinden in de volgende legislatuur. Aan de binnenhuisarchitect zal gevraagd worden om de aanstelling van de aannemer en het verloop van de werken nauwgezet mee op te volgen.

Adviezen

Juridische grond

Het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
De Wet van 17/06/2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
De Wet van 17/06/2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42,§1, 1° a (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 140.000,00 niet).
Het Koninklijk Besluit van 18/04/2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, inzonderheid artikel 90 1°.
Het Decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur, inzonderheid artikel 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
Het besluit van de gemeenteraad van 26/06/2019 houdende vaststelling van het begrip dagelijks bestuur i.h.k.v. overheidsopdrachten.

Argumentatie

De aanstelling van een toezichter is een overheidsopdracht voor aanneming van diensten in de zin van artikel 2.21° van de wet van 17/06/2016, waarvoor de wijze van gunning moet worden vastgesteld.
Aangezien het vooropgestelde bedrag lager ligt dan € 140.000 exclusief btw wordt er voorgesteld de overheidsopdracht te gunnen via de meest soepele procedure, namelijk de onderhandelingsprocedure zonder naleving van bekendmakingsregels bij de aanvang van de procedure doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers.
Tevens moeten de voorwaarden van de overheidsopdrachten worden vastgesteld. In dit geval zijn de algemene uitvoeringsregels, zoals deze werden vastgesteld bij het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, integraal van toepassing. De lastvoorwaarden omvatten het bijzonder bestek, inclusief samenvattende meetstaat en offerteformulier.

Financiële gevolgen

Raming: € 100.000 incl. btw.

Financieel advies:

Adviezen

Gunstig mits aanpassing visum FA 2023/00098 van Financiele dienst van 12 mei 2023

Publieke stemming

Aanwezig: Julie De Clerck, Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Eddy Michiels, Hilde Schueremans, Frans Uytterhoeven, Jan Fonderie, Guido Vaganée, Karolien Huibers, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Wim Van der Donckt, Hilde Smets, Daan Versonnen, Rudi Withaegels, Geert Teughels, Pascal Vercammen, Charlotte Pittevils, Marcel Claes, Ethel Van den Wijngaert

Voorstanders: Julie De Clerck, Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Eddy Michiels, Hilde Schueremans, Frans Uytterhoeven, Hilde Smets, Daan Versonnen, Rudi Withaegels, Pascal Vercammen

Tegenstanders: Guido Vaganée, Karolien Huibers, Wim Van der Donckt, Geert Teughels, Marcel Claes

Onthouders: Jan Fonderie, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Charlotte Pittevils

Resultaat: Met 12 stemmen voor, 5 stemmen tegen, 4 onthoudingen

Besluit

Artikel 1 - Stelt de voorwaarden van de overheidsopdracht 'Aanstelling binnenhuisarchitect voor de herinrichting van het gemeentehuis' vast, zoals vermeld in het bestek 2023/RR-450 voor de opdracht, opgesteld door de technische dienst, en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.

Artikel 2 - Kiest als wijze van gunning voor de onderhandelingsprocedure zonder bekendmakingsregels bij de aanvang van de procedure, doch indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers.