Besluit  Gemeenteraad

Voorgeschiedenis

• 07/09/2021: Het college van burgemeester en schepenen nam het standpunt in dat het wil deelnemen aan het project van het Beschermd Natuurpark Rivierenland, als het voldoende zeggenschap kan hebben binnen de bestuursorganen, zodat de gemeente de verschillende belangen op haar grondgebied kan blijven bewaken.
• 20/06/2023: Schepenenoverleg over het voorstel tot samenwerkingsovereenkomst.
• 17/07/2023: Mail van de coördinator van het Natuurpark met een voorstel tot samenwerkingsovereenkomst.
• 11/09/2023: Overleg coördinator Natuurpark om de opmerkingen van de gemeente Bonheiden door te geven.
• 12/10/2023: Mail van de coördinator van het Natuurpark met aangepaste versie van de overeenkomst.
• 20/12/2023: De gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst goed onder opschortende voorwaarde van het beantwoorden van een aantal vragen, en vraagt om de samenwerkingsovereenkomst na beantwoording van de vragen terug te agenderen op de gemeenteraad.
• 09/01/2024: De projectcoördinator van het Natuurpark Rivierenland bezorgt de gemeente antwoorden op de gestelde vragen.
• 20/02/2024: Schepenenoverleg van het Natuurpark, waarop er afgesproken wordt dat er een huishoudelijk reglement zal opgemaakt worden waarin een aantal zaken uit de samenwerkingsovereenkomst aangevuld of verduidelijkt zal worden
• 01/03/2024: De opmaak van het huishoudelijk reglement wordt besproken op het Parkbureau. 

Feiten en context

• De gemeenteraad had op 20/12/2023 nog volgende opmerkingen en vragen bij de samenwerkingsovereenkomst:
• Bij de partners die de overeenkomst ondertekenen staat voor Natuurpunt enkel Natuurpunt Beheer vzw aangeduid. Verder in de overeenkomst wordt aangegeven dat Natuurpunt één vertegenwoordiger en één vervanger aanduidt op afdelingsniveau. Op dit moment is het niet duidelijk om hoeveel afdelingen dit gaat. Dit moet nog uitgeklaard worden.
• In art. 2.1 over de stuurgroep staat niets vermeld over een ambtelijke vertegenwoordiging van de gemeente. Het is belangrijk dat dit nog toegevoegd wordt om de continuïteit over de legislaturen heen te waarborgen.
• In datzelfde artikel wordt gesproken over leden en adviserende leden. Aangezien de stuurgroep in consensus vergadert, wordt er niet gesproken over stemgerechtigde leden. Toch is het belangrijk om een clausule toe te voegen over hoe er in ondergeschikte orde gestemd kan worden indien er geen consensus bereikt wordt. Er wordt voorgesteld te stemmen bij gewone meerderheid.
• In datzelfde artikel wordt gesproken over "partners", maar het zou duidelijker zijn om hier "leden van de stuurgroep" van te maken.
• In art. 2.5 Rapportage wordt gesproken over rapportage op elke vergadering van het projectbureau. Dit moet waarschijnlijk parkbureau zijn. In datzelfde artikel wordt aangegeven dat één keer per jaar de begroting wordt overgemaakt. Wie keurt deze goed en wanneer? Dit moet liefst vóór 01/09 gebeuren, zodat deze kan meegenomen worden in het gemeentelijke budget. Wordt er gecommuniceerd over de rekening? Wat met eventuele tekorten/overschotten?
  
• In art. 6.1 worden de bijdragen van de gemeenten voor loon- en werkingskosten toegelicht. Deze bedragen worden geïndexeerd, maar het is niet duidelijk welke index hiervoor gehanteerd wordt.

Juridische grond

Het Decreet over het lokaal bestuur.

Argumentatie

Het huishoudelijk reglement van het Parkbureau en de Stuurgroep biedt een afdoende antwoord op de vragen en opmerkingen die gesteld werden bij de samenwerkingsovereenkomst op de gemeenteraad van 20/12/2023. De tekst van het huishoudelijk reglement luidt als volgt:

HUISHOUDELIJK REGLEMENT NATUURPARK RIVIERENLAND PARKBUREAU EN STUURGROEP
I. Parkbureau
I.a. Samenstelling

• Het parkbureau is het dagelijks bestuur van Natuurpark Rivierenland. Het omvat de voorzitter, de leden van het coördinatieteam en twee afgevaardigden van Natuurpunt, twee van AgentschapNatuur en Bos en twee politieke vertegenwoordigers voor de steden en gemeenten uit de gebiedscoalitie en op uitnodiging aangevuld met adviserende experts.
• Op basis van de agenda van het parkbureau kunnen bijkomende gemeenten uitgenodigd worden.
• Het parkbureau wordt voorgezeten door de voorzitter van Natuurpark Rivierenland die door de stuurgroep gekozen wordt. Dit voorzitterschap kan na verloop van tijd wisselen.
• Elke parkbureaupartner kiest een vaste plaatsvervanger voor het parkbureau.

I.b. Mandaat

Het parkbureau bewaakt de uitgangspunten en uitvoering van de ambitienota en het masterplan. Ze waakt over de gecoördineerde uitvoer van het actieprogramma, de werking van en afstemming binnen de projectstructuur, begroting en financiën, netwerk en communicatieacties en bereidt de stuurgroepvergaderingen voor.

I.c. Agenda en Verslag

• De voorbereiding van het parkbureau gebeurt door het coördinatieteam in afstemming met de voorzitter.
• De agenda van het parkbureau wordt uiterlijk één week voor het parkbureau uitgestuurd naar de parkbureauleden door de coördinator.
• Het verslag van het parkbureau wordt uitgewerkt en doorgestuurd naar de parkbureauleden door de coördinator maximum twee weken na het parkbureau.
• Het verslag kan door de parkbureauleden doorgestuurd worden naar de stuurgroepleden die zij in het parkbureau vertegenwoordigen. Dit verslag mag door de ontvangende stuurgroepleden echter niet verder worden doorgestuurd en moet met de nodige discretie behandeld worden.
• In de agenda en het verslag van het parkbureau worden agendapunten ter beslissing en ter kennisgeving opgenomen. De agendapunten ter beslissing moeten worden besproken op het parkbureau. De agendapunten ter kennisgeving worden geacht te worden doorgenomen door de parkbureauleden ter voorbereiding van het parkbureau. Vragen over deze agendapunten ter kennisgeving kunnen op het einde van het parkbureau behandeld worden.
• De vaste rubrieken uit de agenda van het parkbureau zijn:

• Goedkeuring vorig verslag
• Structuur en organisatie
• Onthaal en recreatie
• Marketing en communicatie
• Natuuruitbreiding en natuurbeheer
• Varia
• In het parkbureau wordt beslist met consensus.

I.d. Vergaderfrequentie en -locatie

• Jaarlijks vinden er circa 10 parkbureaus plaats. In de maanden juli en augustus gaat het parkbureau niet door.
• Het parkbureau gaat tot en met december 2024 door in het Huis van de Mechelaar. Daarna kan door de parkbureauleden besloten worden om deze locatie aan te houden of een nieuwe locatie te kiezen. 

I.e. Financiële rapportage en begroting

• De financiële rapportage wordt driemaandelijks toegelicht in het parkbureau.
• Elk parkbureaulid bekijkt en bewaakt de begroting en uitgaven en de parkbureauleden zijn transparant naar elkaar toe over de bevindingen.

I.f. Externe communicatie

• Het aanspreekpunt voor de pers voor het parkbureau zijn de voorzitter en de coördinator.
• Andere parkbureauleden verwijzen door naar de voorzitter en/of coördinator wanneer zij gecontacteerd worden door de pers.

II. Stuurgroep
II.a. Samenstelling

• De stuurgroep omvat…
  …de voorzitter van Natuurpark Rivierenland. De voorzitter wordt gekozen in de stuurgroep. Het voorzitterschap kan na verloop van tijd wisselen.
  …de politieke vertegenwoordigers uit de lokale overheden die deze samenwerkingsovereenkomst aangaan, financieel bijdragen volgens de verdeelsleutel, meewerken aan het masterplan en dit plan goedkeuren. In de stuurgroep wordt voor de vertegenwoordiging van de gemeenten een politieke vertegenwoordiging gevraagd. De plaatsvervanger kan een ambtenaar zijn. Deze plaatsvervanger kan aanwezig zijn op de stuurgroep naast de politieke vertegenwoordiger.
  …alle organisaties, hogere overheden of instanties wiens gebieden en/of de gebieden die ze beheren behoren tot de natuurkern; die deze samenwerkingsovereenkomst aangaan, meewerken aan het masterplan, dit plan goedkeuren en aanvaard worden door de stuurgroep.
  …adviserende leden:

a. partners die expertise inbrengen en/of projecten uitvoeren die passen binnen de ambities (vb. AWV met VAPEO)
b. alle Regionale Landschappen wiens werkingsgebied binnen de projectperimeter valt, die de samenwerkingsovereenkomst aangaan en meewerken aan het masterplan.
c. strategische projecten met werkingsgebied binnen onze perimeter

• Wanneer private eigenaars lid willen worden van de stuurgroep, moet de stuurgroep hun lidmaatschap aanvaarden. De stuurgroep kan dan voorwaarden opleggen rond minimale ingebrachte oppervlakte, minimale ambitie rond natuurbeheerplan of natuurbeheertype, openstelling,...
• Partners duiden één vertegenwoordiger en een vervanger aan voor de stuurgroep. Voor Natuurpunt is dit op afdelingsniveau. De gebiedscoalitie van Natuurpark Rivierenland omvat elf Natuurpuntafdelingen.

II.b. Mandaat

De stuurgroep bepaalt de beleidslijnen van het masterplan en strategische prioriteiten. De stuurgroep staat in voor de aansturing van het hele project en zet de belangrijkste strategische lijnen uit het masterplan uit op het vlak van inhoudelijke accenten, planning, realisatie en beheer, alsook op financieel en communicatief vlak. De stuurgroep beslist over het formuleren van gezamenlijke adviezen/standpunten, het goedkeuren van subsidieaanvragen, het bewaken en goedkeuren van visies, strategieën en actieplannen (studies, terreinrealisaties…), het goedkeuren van wijzigingen in de projectstructuur en van te betrekken partners.

II.c. Agenda en Verslag

• De voorbereiding van de stuurgroep gebeurt door het coördinatieteam in afstemming met de voorzitter.
• De agenda van de stuurgroep wordt uiterlijk één week voor de stuurgroep uitgestuurd naar de stuurgroepleden door de coördinator.
• Het verslag van de stuurgroep wordt uitgewerkt en doorgestuurd naar de stuurgroepleden door de coördinator maximum twee weken na de stuurgroep.
• Het verslag moet door de stuurgroepleden met de nodige discretie behandeld worden.
• In de agenda en het verslag van de stuurgroep worden agendapunten ter beslissing en ter kennisgeving opgenomen. De agendapunten ter beslissing moeten worden besproken op de stuurgroep. De agendapunten ter kennisgeving worden geacht te worden doorgenomen door de stuurgroepleden ter voorbereiding van de stuurgroep. Vragen over deze agendapunten ter kennisgeving kunnen op het einde van de stuurgroep behandeld worden.
• De vaste rubrieken uit de agenda van de stuurgroep zijn:

• Goedkeuring vorig verslag
• Structuur en organisatie
• Onthaal en recreatie
• Marketing en communicatie
• Natuuruitbreiding en natuurbeheer
• Varia
• Waar in de stuurgroep geen consensus over gevonden wordt, moet ter bespreking terug naar het parkbureau, waar nieuwe elementen moeten ingebracht worden die het vinden van consensus in de stuurgroep kunnen faciliteren.

II.d. Vergaderfrequentie en -locatie

De stuurgroep komt twee keer per jaar samen. Bij het vastleggen van stuurgroepdata wordt rekening gehouden met de gemeenteraden van de gemeenten uit de gebiedscoalitie. Bijkomende stuurgroepvergaderingen kunnen steeds ingepland worden op eenvoudige vraag van de leden. De stuurgroep zal telkens volgens een beurtrol in één van de partnergemeenten worden georganiseerd.

II.e. Financiële rapportage en begroting

• De financiële rapportage wordt twee keer per jaar toegelicht in de stuurgroep. De stuurgroep keurt de begroting goed.
• Elk stuurgroeplid bekijkt en bewaakt de begroting en uitgaven. De stuurgroepleden zijn transparant naar elkaar toe over de bevindingen.

II.f. Externe communicatie

• Het aanspreekpunt voor de pers voor de stuurgroep  zijn de voorzitter en de coördinator.
• Andere stuurgroepleden verwijzen door naar de voorzitter en/of coördinator wanneer zij gecontacteerd worden door de pers.