Besluit  Gemeenteraad

Voorgeschiedenis

• 29/11/2017: Besluit van het college van burgemeester en schepenen houdende toetreding tot premium lidmaatschap bij V-ICT-OR.
• 06/06/2018: Besluit van het college van burgemeester en schepenen houdende aanwijzing van V-ICT-OR als functionaris voor gegevensbescherming.

Feiten en context

Het is voor de goede werking van de lokale overheidsdiensten noodzakelijk bestaand IT-materiaal op geregelde basis te vervangen en uit te breiden. Deze behoefte bestaat eveneens bij het OCMW en het AGBPB.

In het kader van kleine aankopen van IT-materiaal, diensten of licenties werd een aankoopplatform opgesteld door V-ICT-OR. Dit project heeft als bedoeling lokale besturen te ondersteunen in hun aankoopproces van hard- en software, ondersteunende diensten of licenties. Met BuyIT Public biedt V-ICT-OR de flexibiliteit van een klassieke webshop met de garanties van een overheidsopdracht.

Via BuyIT Public kan men kleine bestellingen voor IT-producten en ondersteunende diensten afhandelen op basis van de opdracht van beperkte waarde of de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. BuyIT Public registreert de totalen van de aankopen van het gemeentebestuur per leverancier en per producttype en waarschuwt wanneer een grens is bereikt voor opdrachten van beperkte waarde. Enkel op deze manier kan een opdracht tot aankoop binnen de 24 u worden afgehandeld en zijn er geen wettelijke wachttermijnen voor offertes van toepassing. Zelfs de leveringstermijn van elk van de producten of diensten die wordt aangekocht is gekend. Het is trouwens naast de prijs een bepalend selectiecriterium. Via de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking kunnen bestellingen worden afgehandeld met een minimale administratieve last via een automatisering van de gunningsbeslissingen.

Valt de bestelling niet onder de aankoopprocedure van beperkte waarde maar wel onder de Europese drempels, dan kan het gemeentebestuur gebruik maken van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, waarbij de vraag en noden worden geformuleerd en doorgestuurd naar de selectie van aangesloten leveranciers. Zij zullen dan een offerte bezorgen die de aankoper kan beoordelen via de zoveel als mogelijk geautomatiseerde beoordelingsmodule. Wanneer deze beoordeling klaar is en goedgekeurd is door het gemeentebestuur, kan de bestelling worden geplaatst.

Er is geen verplichting tot afname, maar als lid van V-ICT-OR is het gemeentebestuur in de mogelijkheid om gratis gebruik te maken van een zeer gebruiksvriendelijk instrument om kleine IT-aankopen vlot, efficiënt en volledig volgens de wetgeving van de overheidsopdrachten uit te voeren.

Adviezen

Juridische grond

• Het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
• De Wet van 17/06/2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
• De Wet van 17/06/2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikels 2 (6°), 43 (§ 1, tweede lid) en 47 (§1 en §2).
• Het Koninklijk Besluit van 18/04/2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren.
• Het Decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur, inzonderheid artikel 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
• Het besluit van de gemeenteraad van 26/06/2019 houdende vaststelling van het begrip dagelijks bestuur i.h.k.v. overheidsopdrachten.

Argumentatie

De gemeente kan van de mogelijkheid tot afname van een raamovereenkomst via een opdrachtencentrale gebruik maken, waardoor zij krachtens artikel 47, §2 van de Wet van 17/06/2017 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren.

Financiële gevolgen

Financieel advies:

Adviezen

• Gunstig visum FA 2024/00063 van Financiele dienst van 12 maart 2024