Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Artikel 1 - De gemeenteraad keurt het subsidiereglement Buitenschoolse Activiteiten goed met inwerkingtreding vanaf 01/09/2026 als volgt:

SUBSIDIEREGLEMENT BUITENSCHOOLSE ACTIVITEITEN 

Artikel 1 – Voorwerp van het reglement

Dit reglement bepaalt de voorwaarden, procedures en financiële tussenkomsten voor het organiseren buitenschoolse activiteiten (BOA) door basisscholen, kleuterscholen en lagere scholen op het grondgebied van Bonheiden. Het reglement legt vast welke scholen in aanmerking komen, op welke wijze subsidies worden verdeeld, en welke procedures gevolgd moeten worden voor de aanvraag, de verantwoording en de toekenning van de subsidies.  

Artikel 2 – Doelstelling

Dit reglement en de toepassing van het Decreet van 3 mei 2019 betreffende de organisatie van buitenschoolse opvang en de afstemming tussen buitenschoolse activiteiten streven de volgende doelstellingen na:

1. Ontwikkelingskansen en speelmogelijkheden bieden aan kinderen buiten de schooluren.
2. Ouders ondersteunen in hun mogelijkheden tot deelname aan de arbeidsmarkt of het volgen van opleidingen.
3. Sociale cohesie en gelijke kansen bevorderen binnen het lokale aanbod.
4. Een toegankelijk, kwalitatief en betaalbaar aanbod van buitenschoolse activiteiten stimuleren.
5. Scholen ondersteunen bij het opzetten van een activiteitenaanbod.  

Artikel 3 – Definities

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

1. BOA-initiatief : een specifiek initiatief van buitenschoolse opvang en activiteiten georganiseerd door een BOA-organisator.
2. BOA-organisator: een organisator van buitenschoolse opvang en activiteiten.
3. Basisschool: basisschool volgens de definitie van artikel 3°6 van het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997.
4. Kleuterschool : kleuterschool volgens de definitie van het artikel 3° 26 van het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997.
5. Lagere school: Lagere school volgens de definitie van het artikel 3° 27 van het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997.
6. Derden: externe organisaties, verenigingen of personen die door de school worden ingeschakeld om BOA-initiatief te begeleiden.
7. BOA-vrijwilliger: Iemand die de rol van begeleider of medewerker vervult onder het statuut van vrijwilligerswerk zoals bepaald in de wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers.
8. Ouderbijdrage: de bijdrage die ouders betalen voor deelname van hun kind aan het BOA-initiatief
9. Sociaal tarief: een ouderbijdrage die gelijk is aan de helft van de standaardbijdrage. 
10. Schooljaar: de periode van 1 september tot en met 30 juni.
11. Kinderen met eenzelfde leefentiteit: kinderen met ten minste één gemeenschappelijke ouder of kinderen met eenzelfde hoofdverblijfplaats.  

Artikel 4 – Start van de subsidiëring

De subsidiëring van het BOA-aanbod gaat van start op 1 september 2026.  

Artikel 5 – Voorwaarden om subsidie te ontvangen

1. Doelgroep

De subsidie wordt toegekend aan basisscholen gevestigd op het grondgebied van de gemeente Bonheiden. De subsidie wordt gegeven per school die geregistreerd staat als school bij Onderwijs Vlaanderen en niet per vestigingsplaats.

2. Organisatie door school of derden

Scholen kunnen het aanbod zelf organiseren of uitbesteden aan derden.

Activiteiten vanuit gemeentelijke diensten (bv. georganiseerd door dienst sport of jeugd) komen niet in aanmerking.

3. Frequentie

Het aanbod vindt minimaal één keer op woensdag plaats

4. Locatie en tijdstip

Het aanbod start en eindigt op school, sluit aan op het naschools toezicht en duurt minimaal 2 uur. Om de overgang tussen het naschools toezicht mogelijk te maken dient er een eetmoment voorzien te worden. Tijdens het eetmoment voorziet de school of de derden één extra toezichter, indien nodig.

5. Deelnemersaantal

Het aanbod wordt voorzien voor minstens 10 ingeschreven kinderen.

Subsidies worden enkel toegekend wanneer de activiteit effectief doorgaat én wanneer het minimumaantal inschrijvingen is bereikt. Een maximumaantal deelnemers is niet van toepassing.

6. Ouderbijdrage en sociaal tarief

Een ouderbijdrage mag aangerekend worden door de basisschool, kleuterschool of lagere school, indien van toepassing. De ouderbijdrage bedraagt maximaal € 15 per leerling, per activiteit.

• Voor indicatorleerlingen, gekend door de school, wordt een sociaal tarief toegepast.
• Ook voor leerlingen die niet voldoen aan de criteria voor een indicatorleerling kan de school autonoom een sociaal tarief toekennen.
• Deelnemers kunnen hun reguliere ouderbijdrage of hun sociaal tarief betalen met Vrijetijdscheques.of in een latere fase de UiTpas.
• Vanaf het tweede kind uit hetzelfde gezin of dezelfde leefentiteit dat deelneemt aan een activiteit, wordt het sociaal tarief toegepast.

7. Verzekeringen

De school staat in voor de verzekering van de deelnemers. Als derden reeds verzekerd zijn, kan de school hiervan gebruikmaken, maar de eindverantwoordelijkheid blijft bij de school.

Artikel 6 – Verdeling van de middelen

1. De beschikbare middelen variëren jaarlijks en worden proportioneel verdeeld. 

2. Per school wordt er jaarlijks een totale subsidie-enveloppe bepaald. Dit gebeurt op basis van het aantal leerlingen geteld op 1 februari van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de subsidie wordt berekend.  Hiervoor bezorgen de scholen uiterlijk eind maart een kopie van het officiële document van de Vlaamse overheid, waarop het leerlingenaantal van 1 februari vermeld staat, aan de financiële dienst.

3. De school krijgt een subsidie per georganiseerde activiteit. Het bedrag bestaat uit twee delen:

• Een vast bedrag van € 150 om de administratieve en organisatorische kost te dekken. 
• Een variabel bedrag van maximum € 450 dat de werkelijke kost van de activiteit vergoedt.

4. Het totale subsidiebedrag mag de werkelijke kosten van de activiteit niet overschrijden. De subsidie is uitsluitend bedoeld als kostenvergoeding en mag niet leiden tot een financieel overschot.

5. De totale subsidie die de betreffende school ontvangt, kan per kalenderjaar nooit hoger liggen dan de totale subsidie-enveloppe die voor die school is bepaald.

Artikel 7 – Procedure voor melding, verantwoording en uitbetaling en toekenning van de subsidie

1. Melding van een BOA-initiatief

Elke basis-, kleuter- of lagere school die een BOA-aanbod organiseert en voldoet aan de vastgelegde voorwaarden, wordt automatisch erkend binnen categorie C van het erkenningskader BOA van het lokaal bestuur van Bonheiden dat werd goedgekeurd in de gemeenteraad van 17 juni 2026.

De melding van een BOA initiatief gebeurt via het document “Subsidie voor het organiseren buitenschoolse activiteiten”.

De melding wordt bij voorkeur zes weken vóór de aanvang van het initiatief ingediend en ten laatste twee weken vóór de startdatum. Het ingevulde document wordt samen met de gegevens van de personen die zich engageren als BOA-organisator bezorgd aan de projectmedewerker Welzijn.

Na correcte indiening van het subsidiedocument ontvangt de school:

• een schriftelijke ontvangstbevestiging;

2. Verantwoording en uitbetaling van de middelen

Na afloop van de georganiseerde activiteit en na betaling van de bijhorende factuur, bezorgt de school deze factuur aan het lokaal bestuur.

Daarnaast voegt de school volgende verantwoordingsstukken toe:

• een overzicht van het aantal deelnemende leerlingen 
• een overzicht van de gevraagde ouderbijdragen
• een verklaring op eer 

Hiervoor stelt het lokaal bestuur een registratiedocument ter beschikking.

Het lokaal bestuur gaat, na controle van de ingediende stukken, over tot de uitbetaling van de subsidie aan de school, overeenkomstig de bepalingen opgenomen in dit subsidiereglement.

3.Toekenning van de subsidie

Het college van burgemeester en schepenen beslist over de toekenning van de subsidie.

Het college van burgemeester en schepenen controleert of elke melding en verantwoording voldoet aan de voorwaarden van het reglement en het erkenningskader en kan, indien nodig, bijkomende verduidelijking opvragen vóór de beslissing en uitbetaling.

Artikel 8 – Regelgeving en sancties 

a. Regelgeving

Op het verlenen van toelagen volgens dit reglement is de wet van 14 november 1983 houdende controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen van toepassing.

De subsidies worden toegekend met inachtneming van het Besluit (EU) 2025/2630/EU van de Commissie van 16 december 2025 betreffende de toepassing van artikel 106, tweede lid, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op staatsteun in de vorm van compensatie voor de openbare dienst, verleend aan bepaalde met het beheer van diensten van algemeen economisch belang (DAEB) belaste ondernemingen en tot intrekking van Besluit 2012/21/EU

b. Sancties

In de volgende gevallen kan de toelageverstrekker beslissen om de reeds betaalde toelage geheel of gedeeltelijk terug te vorderen of de toegekende toelage geheel of gedeeltelijk niet uit te betalen:

• Indien de gehele toelage of een deel van de toelage niet gebruikt wordt voor het doel waarvoor ze is toegekend en/of waarvan het gebruik niet verantwoord wordt
• Als de gevraagde verantwoordingsstukken niet, niet tijdig, of niet volledig worden ingediend 
• Indien één of meerdere voorwaarden van dit reglement niet worden nageleefd 
• Als de begunstigde zich verzet tegen een controle ter plaatse of deze bemoeilijkt 
• In geval van fraude of valse verklaringen. In dit laatste geval kan de toelageverstrekker bijkomend beslissen om voor een periode van X jaar of in toepassing van dit reglement geen toelagen meer toe te staan. 

Artikel 2 - Maakt dit reglement binnen de 10 dagen bekend op de gemeentelijke website, overeenkomstig artikelen 286 en 287 van het Decreet over het lokaal bestuur en brengt de toezichthoudende overheid hiervan dezelfde dag op de hoogte, overeenkomstig artikel 330 van het Decreet over het lokaal bestuur.