Op 19/11/2015 stelde het college van burgemeester en schepenen het eerste reglement inzake het gebruik van gemeentelijke communicatiemiddelen door verenigingen vast. Naar aanleiding van wijzigingen aan de gemeentelijke website, de Rijmheide en de UiTdatabank werd dit reglement aangepast en opnieuw goedgekeurd door de gemeenteraad in augustus 2018.
Sindsdien hebben zich opnieuw diverse ontwikkelingen voorgedaan op het vlak van communicatie, waaronder de introductie van digitale buitenschermen en een wijziging van de publicatiefrequentie van de Rijmheide. Om het reglement af te stemmen op deze gewijzigde omstandigheden, werd het geactualiseerd overeenkomstig de huidige situatie.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om het aangepaste ontwerp van het reglement voor het gebruik van gemeentelijke communicatiemiddelen door verenigingen goed te keuren.
De communicatiedienst heeft, in overleg met de cultuurdienst en team sport & jeugd, een aangepast reglement opgesteld waarin alle gemeentelijke communicatiemiddelen werden afgestemd op de huidige situatie en de geldende afspraken werden geharmoniseerd.
Dankzij deze actualisatie sluit het reglement aan bij de huidige communicatiekanalen en werkwijzen. Hierdoor beschikken verenigingen opnieuw over een duidelijk kader met betrekking tot de communicatieve ondersteuning waarop zij beroep kunnen doen voor de promotie van hun evenementen en activiteiten.
Het Decreet over het lokaal bestuur.
Artikel 1 – Keurt het aangepaste ontwerp van het reglement voor het gebruik van gemeentelijke communicatiemiddelen door verenigingen goed als volgt:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Toepassingsgebied
§ 1. In aanmerking komende verenigingen.
1. Erkende verenigingen
Erkende verenigingen, zoals vastgelegd in het reglement voor de erkenningsperiode 2026-2031, krijgen toegang tot de gemeentelijke communicatiemiddelen.
2. Niet erkende verenigingen
Niet erkende organisaties of verenigingen kunnen toegang krijgen tot de gemeentelijke communicatiekanalen op volgende voorwaarden:
Het college oordeelt over het gebruik van de gemeentelijke communicatiemiddelen van deze vereniging. Indien het college beslist dat de vereniging gebruik kan maken van de gemeentelijke communicatiemiddelen, dan kan dat onder dezelfde voorwaarden als de erkende verenigingen.
3. Alle (erkende en niet erkende) verenigingen
De verenigingengids en de UiTdatabank staan open voor álle verenigingen, erkend of niet erkend.
§2. In aanmerking komende activiteiten.
Om een boodschap over een activiteit op of in een gemeentelijk communicatiemiddel te laten verschijnen, moet de activiteit voldoen aan volgende voorwaarden:
Bij twijfel beslist het college van burgemeester en schepenen of de activiteit via de gemeentelijke communicatiekanalen kan worden bekendgemaakt.
Wanneer een activiteit wordt aangegeven in UiTdatabank, dan gelden de regels van UiTinVlaanderen. Activiteiten hebben geen commercieel, religieus of politiek karakter en zijn toegankelijk voor een breed publiek, niet alleen voor leden.
Opgelet: De vereniging is zelf verantwoordelijk voor de correctheid van de boodschap en verklaart houder te zijn van de nodige portret- en auteursrechten en toestemming tot gebruik te hebben op alle tekst.
Artikel 2 Voorrangsregel
De gemeentediensten krijgen steeds voorrang voor het gebruik.
Hoofdstuk 2. Online communicatiekanalen
Artikel 3. Website
§1 Verenigingsgids
Elke vereniging (erkend of niet erkend) krijgt de kans om haar werking en activiteiten voor te stellen in de verenigingengids op de gemeentelijke website. Je kan er een beschrijving toevoegen, aangevuld met afbeeldingen, bijlagen, contactgegevens en een link naar de eigen website. Verenigingen staan zelf in voor het up-to-date houden van de informatie.
§2 UiTkalender
Op de startpagina van de gemeentelijke website staat een rechtstreekse link naar de UiTdatabank. Elke vereniging (erkend of niet erkend) kan er eenvoudig haar activiteiten invoeren via www.uitdatabank.be. Om de activiteit ook zichtbaar te maken via onze gemeentelijke website moet de postcode 2820 (@2820) toegevoegd worden. Zo verschijnen enkel activiteiten op het grondgebied van onze gemeente op de gemeentelijke website.
Bij het invoeren van activiteiten is het belangrijk dat verenigingen de regels van UiTinVlaanderen respecteren (zie artikel 1 - §2).
Artikel 4. Wekelijkse digitale nieuwsbrief
Indien een erkende vereniging een activiteit wenst op te nemen in de wekelijkse digitale nieuwsbrief van de gemeente moet de activiteit opgenomen worden in de UiTkalender (zie artikel 3. §2. UiTkalender). Deze activiteiten worden kort weergegeven met datum, titel en een link naar de UiTkalender.
Belangrijk: activiteiten van niet erkende verenigingen worden niet opgenomen in de digitale nieuwsbrief van de gemeente.
Artikel 5. Sociale media
Team sport & jeugd (Berentrode) beheert de eigen socialemediakanalen op Facebook en Instagram.
Erkende verenigingen kunnen via deze kanalen hun evenement laten promoten, op voorwaarde dat:
De vereniging neemt hiervoor zelf het initiatief en dient een aanvraag in bij de bevoegde dienst via sport.jeugd@bonheiden.be.
Bij onduidelijkheid of discussie over het al dan niet voldoen aan deze voorwaarden, neemt het college van burgemeester en schepenen de uiteindelijke beslissing.
Hoofdstuk 3. Printmedia
Artikel 6. Rijmheide
In elke editie van de Rijmheide staat een overzichtelijke activiteitenkalender, samengesteld op basis van de UiTdatabank. Erkende verenigingen worden uitgenodigd om hun activiteiten tijdig in deze databank in te voeren, zodat ze kunnen opgenomen worden.
De uiterste indieningsdatum staat telkens in de vorige editie van de Rijmheide en op www.bonheiden.be/rijmheide
De activiteiten worden chronologisch gepresenteerd en bevatten steeds duidelijke informatie over datum, uur, locatie, organisator en contactgegevens.
Bij het invoeren van activiteiten is het belangrijk dat verenigingen de regels van UiTinVlaanderen respecteren (zie artikel 1 - §2).
Hoofdstuk 4. Buitencommunicatie
Artikel 7. Digitale buitenschermen
De gemeente beschikt over outdoor LED-schermen om haar inwoners en bezoekers te informeren en te sensibiliseren. Hierop verschijnen onder meer boodschappen van algemeen nut, wegenwerken, activiteiten, campagnes, noodplanning, evenementen…
Erkende verenigingen kunnen maximaal 5 keer per kalenderjaar gedurende één week gebruik maken van de schermen. Elke week worden 5 plaatsen vrijgehouden voor de erkende verenigingen. De aanvraag is gratis.
Het huishoudelijk reglement, opmaakgids, locaties en de agenda van de digitale schermen kan je raadplegen via www.bonheiden.be/digitaleschermen
Artikel 8. Kleine borden voor eenmalige activiteiten
Langs de belangrijkste invalswegen van onze gemeente staan een twintigtal kaders voor aankondigingsborden (80 x 120 cm) die erkende verenigingen gratis kunnen gebruiken om hun evenement bekend te maken bij een breed publiek.
Een bord aanvragen is eenvoudig: dien minstens één maand vóór de gewenste plaatsingsperiode je aanvraag in via het e-loket op de gemeentelijke website. Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen maak je een afspraak om je bord af te leveren bij de uitvoeringsdienst (Gestelhoflei 12).
Je zorgt zelf voor een aantrekkelijk geschilderd ontwerp dat de aandacht trekt van voorbijgangers. De uitvoeringsdienst plaatst het bord vervolgens in een kader voor een periode van maximaal drie weken.
Na afloop van je activiteit worden de borden verwijderd en kan je ze binnen de maand ophalen bij de uitvoeringsdienst.
Het gebruiksreglement kan je raadplegen via www.bonheiden.be/aankondigingsborden-voor-evenementen
Artikel 9. Bannervlaggen
Een erkende vereniging kan ook gebruik maken van vlaggenmasten voor bannervlaggen. De vlaggenmasten bevinden zich op de volgende plaatsen:
Erkende verenigingen dienen minstens drie maanden vóór de start van de activiteit een aanvraag in via het e-loket op de gemeentelijke website. Deze aanvraag wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
Het ontwerp, de productie en de daarbij horende kosten van de vlaggen zijn de verantwoordelijkheid van de erkende verenigingen zelf.
Praktische richtlijnen en technische fiche kan je hier raadplegen: www.bonheiden.be/aankondigingsborden-voor-evenementen
Erkende verenigingen bezorgen vervolgens hun vlaggen aan het onthaal in het gemeentehuis. De uitvoeringsdienst zorgt voor de professionele bevestiging aan de masten. Na je activiteit kan je de vlaggen opnieuw ophalen in het gemeentehuis.
Belangrijk: de gemeente kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade aan de bannervlaggen door weersomstandigheden zoals regen of wind of vandalisme.
Artikel 2 - Maakt dit reglement binnen de 10 dagen bekend op de gemeentelijke website, overeenkomstig artikelen 286 en 287 van het Decreet over het lokaal bestuur en brengt de toezichthoudende overheid hiervan dezelfde dag op de hoogte, overeenkomstig artikel 330 van het Decreet over het lokaal bestuur.