In de samenwerkingsovereenkomst tussen gemeente Bonheiden en vzw Berentrode werd site Adler opgenomen. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd deze aangepaste overeenkomst goed te keuren.
Het Decreet over het lokaal bestuur.
Om site Adler op dezelfde manier te beheren als de overige gemeentelijke sportinfrastructuur is het gewenst het beheer in handen te geven van de vzw Berentrode.
Een administratieve actualisatie van de samenwerkingsovereenkomst is in dit geval gewenst.
Bij de voorlegging op het bestuursorgaan van de vzw Berentrode van 25/09/2023 werden geen opmerkingen geformuleerd.
Enig artikel - Keurt de geactualiseerde samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente en de vzw Berentrode goed als volgt:
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST
GEMEENTE BONHEIDEN - VZW Berentrode
(GEMEENTELIJK EXTERN VERZELFSTANDIGD AGENTSCHAP IN PRIVAATRECHTELIJKE VORM)
De gemeente Bonheiden, vertegenwoordigd door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur, handelend krachtens een beslissing van de gemeenteraad van 25/10/2023, hierna genoemd “de gemeente”
En
de vzw Berentrode in de vorm van een gemeenschappelijk Externe Verzelfstandigd Agentschap, met zetel Grote Doelstraat 1 b te 2820 Bonheiden, voor wie optreden de voorzitter en de secretaris, handelend krachtens een beslissing van het bestuursorgaan van 25 september 2023, hierna genoemd “de vzw Berentrode”
is overeengekomen wat volgt.
HOOFDSTUK 1. VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST
Art. 1.
Deze samenwerkingsovereenkomst regelt de verhouding tussen de gemeente en de vzw Berentrode, de afstemming van het beleid tussen de gemeente en de vzw Berentrode, de nadere omschrijving en afbakening van de opdrachten en verantwoordelijkheden van de vzw Berentrode en de engagementen van de gemeente ten opzichte van de vzw Berentrode.
Art. 2.
Deze samenwerkingsovereenkomst kadert binnen de bepalingen van het Decreet over het lokaal bestuur.
Art. 3.
Deze samenwerkingsovereenkomst gaat in op 1/11/2023
Art. 4.
Deze samenwerkingsovereenkomst vervangt de samenwerkingsovereenkomst afgesloten op 29/04/2020.
HOOFDSTUK 2. OPDRACHT VAN DE VZW BERENTRODE
Art. 5.
De vzw Berentrode heeft tot doel, zoals beschreven in Titel II – art 4 van de statuten, de verwezenlijking van welbepaalde beleidsuitvoerende taken van gemeentelijk belang, met name het stimuleren van de sportbeoefening voor alle bevolkingsgroepen van de gemeente Bonheiden door het organiseren en coördineren sportactiviteiten. Dit sportaanbod situeert zich prioritair op niveau initiatie en recreatie. Hiernaast kunnen specifieke sportpromotionele acties en sportevenementen georganiseerd en/of ondersteund worden. Aansluitend op de evoluties binnen de sportwereld worden nieuwe tendensen uitgewerkt, in functie van de maximale invulling van bovenstaande doelstellingen.
Om het doel te verwezenlijken of te bevorderen kan de vzw Berentrode alle roerende en onroerende goederen, die nodig of nuttig kunnen zijn voor het verwezenlijken van haar doel, in eigendom houden of er het gebruik van hebben. De vzw Berentrode kan alle handelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met dit doel.
De vzw Berentrode heeft tot doel, met uitsluiting van ieder winstbejag, een geest van eerbiediging van alle godsdienstige, filosofische en politieke strekkingen en met aandacht voor milieuzorg op maat van een duurzaam lokaal sportbeleid ‘ecosportief: sporten doe je spoorloos’:
De verenging mag met dit doel alle onroerende en roerende goederen verwerven en uitrustingen bezitten, alle diensten in dat verband uitbaten, alle nuttige overeenkomsten afsluiten met openbare machten of private personen en deelnemen aan of medewerken met verenigingen die een gelijkaardig doel nastreven. Zij zal handelsactiviteiten mogen hebben, zoals het uitbaten van een drankgelegenheid in haar infrastructuur. Zij mag bijgevolg alle verrichtingen doen die betrekking hebben op haar doel of van die aard zijn dat zij de verwezenlijking ervan begunstigen. Dit alles in nauwe samenwerking met het gemeentebestuur.
Art. 6.
De doelstellingen van de vzw Berentrode worden geoperationaliseerd in het jaarlijks actieplan van de vzw Berentrode. De belangrijkste acties worden eveneens opgenomen in de meerjarenplanning van de gemeente.
Art. 7.
De vzw Berentrode voert de omschreven opdrachten autonoom en op een kwaliteitsvolle manier uit, en is vrij, binnen het kader van de gemeentelijke beleidsplannen, in de manier waarop ze haar opdracht vervult. Het is de vzw Berentrode niet toegelaten haar opdrachten geheel of gedeeltelijk over te dragen aan enige derde die zou handelen in eigen naam en/of voor eigen rekening, behoudens met schriftelijke toestemming van de gemeente.
Art. 8.
Deze taakvervulling dient in overeenstemming te zijn met de beginselen van behoorlijk bestuur en verder met alle toepasselijke regelgeving (het decreet over het lokaal bestuur, wetgeving overheidsopdrachten, …) en met het door de gemeente gevoerde beleid inzake sport.
Art. 9.
De vzw Berentrode mag alle verrichtingen doen, binnen de grenzen van haar statuten en deze samenwerkingsovereenkomst, welke rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op haar doel, of van aard zijn de verwezenlijking ervan te begunstigen. Alle middelen waarover de vzw Berentrode beschikt worden uitsluitend aangewend voor het bereiken van haar doelstellingen en het vervullen van haar opdracht.
HOOFDSTUK 3. FINANCIËN
Art. 10.
Engagementen van de gemeente:
§1. De gemeente engageert zich ertoe jaarlijks een werkingstoelage en een investeringstoelage te voorzien opdat de vzw Berentrode haar opdracht en doelstellingen, zoals vastgelegd in de statuten en deze samenwerkingsovereenkomst, optimaal kan realiseren.
Daartoe maakt de vzw Berentrode jaarlijks een voorontwerp van budget op voor het volgende boekjaar en legt dit voor aan de gemeente. Op basis van het voorontwerp van de vzw Berentrode zal de gemeente aangeven wat financieel haalbaar is.
§2. De gemeente verbindt zich om het uitbatingstekort van de vzw Berentrode op zich te nemen, evenwel binnen de perken van de door de gemeenteraad goedgekeurde rekening van de vzw Berentrode waaruit dit uitbatingstekort blijkt en mits hiertoe de nodige kredieten werden voorzien in het gemeentelijk budget.
§3. De gemeente laat toe dat alle toelagen of subsidies die betrekking hebben op de uitvoering van de opdracht van de vzw Berentrode en het behalen van de doelstellingen van de vzw Berentrode rechtstreeks uitbetaald worden aan de vzw Berentrode. Bijzondere projecttoelagen of projectsubsidies van de hogere overheid of andere toelagen van hogere overheden die gestort worden in de gemeentekas en, die bestemd zijn voor de vzw Berentrode, worden na ontvangst integraal doorgestort aan de vzw Berentrode.
Art. 11.
Bevoegdheden van de vzw Berentrode:
§1. De dagelijkse financiële verrichtingen worden door de vzw Berentrode waargenomen.
§2. De vzw Berentrode kan goederen verwerven die nodig zijn voor de verwezenlijking van haar doel, mits inachtneming van de ter zake geldende overheidsopdrachtenreglementering.
§3. De vzw Berentrode kan de tarieven voor haar opdrachten bepalen binnen de goedgekeurde beleidslijnen door de gemeente uiteengezet.
§4. De vzw Berentrode heeft het recht middelen te verwerven uit volgende bronnen:
Art. 12.
Verantwoordelijkheden van de vzw Berentrode :
§1. De vzw Berentrode maakt jaarlijks haar voorontwerp van begroting voor het volgende jaar op en bezorgt die aan het gemeentebestuur.
§2. De vzw Berentrode streeft ernaar haar begroting in evenwicht af te sluiten.
§3. De vzw Berentrode draagt de specifieke kosten en uitgaven die een uitvloeisel zijn van haar opdracht.
§4. De vzw Berentrode zal alle mogelijke inspanningen leveren om maximale subsidiëring van hogere overheden en sponsoring te verkrijgen.
HOOFDSTUK 4. GEMEENTELIJKE INFRASTRUCTUUR EN MATERIALEN
Art. 13. Engagementen van de gemeente:
§1. De gemeente geeft opdracht aan de vzw Berentrode, die zulks aanvaardt, volgende goederen te beheren volgens haar statuten en de voorwaarden in deze overeenkomst bepaald:
Bij dit beheer treedt de vzw Berentrode in eigen naam op.
Onder beheer wordt verstaan: de reguliere onderhoudswerken en verfraaiingswerken.
Indien er omvangrijke werken zoals grote onderhoudswerken, nieuwbouw of een aanbouw, werken die de stabiliteit raken of de indeling van het gebouw veranderen moeten deze voorgelegd worden aan het gemeentebestuur.
§2. De gemeente verbindt zich om tijdig de nodige ondersteuning te bieden bij de herstelling van de in beheer gegeven onroerende goederen op rekening van de vzw Berentrode. De vzw Berentrode is verplicht de gemeente onmiddellijk te verwittigen zodra enige herstelling noodzakelijk is.
Art. 14.
Bevoegdheden van de vzw Berentrode:
§1. De vzw Berentrode kan de door de gemeente in gebruik gegeven infrastructuur ter beschikking stellen aan derden voor zover dit past binnen de opdracht en de doelstellingen van de vzw Berentrode. Tussen de vzw Berentrode en de derde wordt steeds een gebruiksovereenkomst opgesteld.
§2. De vzw Berentrode heeft het recht autonoom de openingsuren van de sporthal vast te leggen.
§3. De vzw Berentrode kan de in beheer gegeven onroerende goederen in concessie geven van particulieren en/of verenigingen. Te dien einde zal de vzw Berentrode met de concessionaris een concessieovereenkomst afsluiten. Deze overeenkomsten zijn aan goedkeuring door de gemeenteraad onderworpen.
Art. 15.
Verantwoordelijkheden van de vzw Berentrode:
§1. De vzw Berentrode dient alle goederen van de gemeente zorgvuldig te beheren op de wijze van een goede huisvader.
§2. De vzw Berentrode verbindt zich om:
§3. De vzw Berentrode moet de infrastructuur in gebruik gegeven aan de vereniging uitsluitend voorbehouden voor manifestaties en activiteiten die betrekking hebben op de opdracht en de doelstellingen van de vzw Berentrode.
§4. De vzw Berentrode mag geen structurele wijzigingen aanbrengen aan de in gebruik gegeven infrastructuur zonder instemming van de gemeente. De met toestemming aangebrachte wijzigingen blijven eigendom van de gemeente.
HOOFDSTUK 5. PERSONEEL
Art. 16.
Ter beschikking stellen van gemeentelijk personeel:
§1. De gemeente stelt de nodige personeelsleden ter beschikking opdat de vzw Berentrode haar opdracht en doelstellingen, zoals vastgelegd in de statuten en deze samenwerkingsovereenkomst, optimaal kan realiseren. Het betreft personeelsleden die de gemeentelijke personeelsformatie zijn opgenomen onder team sport & jeugd.
§2. De gemeente stelt het personeel van team sport & jeugd aan.
§3. De gemeente blijft de juridische werkgever van de personeelsleden die ter beschikking worden gesteld van de vzw Berentrode.
§4. De gemeentelijke rechtspositieregeling blijft integraal van toepassing op het personeel dat ter beschikking wordt gesteld van de vzw Berentrode.
§5. De algemene leiding van het gemeentepersoneel blijft bij de algemeen directeur die hierover rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen.
§6. De vzw Berentrode en de gemeente zoeken in gemeenschappelijk overleg naar een oplossing om de tijdelijke of definitieve afwezigheden op te vangen.
Art. 17.
De personeelsleden van team sport & jeugd staan onder dagdagelijkse leiding van de sportfunctionaris. Deze gedraagt zich naar de richtlijnen die hem/haar worden gegeven door de bevoegde organen van de gemeente en de vzw Berentrode.
Art. 18.
Aanwerving, selectie, bevordering en ontslag van het personeel gebeurt door de gemeente.
Art. 19.
De gemeente staat in voor de opleiding en vorming van de personeelsleden. In het geval de vzw Berentrode wenst dat de ter beschikking gestelde personeelsleden een uitzonderlijke en specifieke vorming dienen te volgen, worden hieromtrent de nodige afspraken gemaakt met de gemeente.
Art. 20.
De vzw Berentrode kan, in functie van de verwezenlijking van haar opdrachten en doelstellingen, tijdelijk contractueel personeel aanwerven (jobstudenten, vrijwilligers, monitoren, lesgevers,...). De vzw Berentrode staat dan in voor de loon - en personeelsadministratie.
HOOFDSTUK 6. COMMUNICATIE EN PROMOTIE
Art. 21.
De vzw Berentrode voert een eigen communicatie- en promotiestrategie mits conformiteit met de algemene huisstijl van de gemeente en met de vigerende gemeentelijke publicatie-voorschriften. Voor haar communicatie mag de vzw Berentrode kosteloos gebruik maken van de reguliere gemeentelijke promotiekanalen waarvoor de gemeente in staat (website, e-zine, huiskrant, …).
Art. 22.
De vzw Berentrode engageert zich om de gemeentelijke beleidsdoelstelling ook op vlak van communicatie mee te helpen uitdragen.
HOOFDSTUK 7. BOEKHOUDING
Art. 23.
De vzw Berentrode voert een boekhouding in overeenstemming met de geldende wettelijke voorschriften. De wijze van boekhouding moet ook beantwoorden aan de voorschriften van de Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen.
Art. 24.
De vzw Berentrode kan een beroep doen op de gemeentelijke financiële dienst voor alle vragen van boekhoudkundige aard.
HOOFDSTUK 8. OVERIGE ONDERSTEUNING EN SAMENWERKING
Art. 25.
De gemeente faciliteert de interne werking van de vzw Berentrode en dit op een analoge wijze als voor een gemeentelijke dienst.
HOOFDSTUK 9. VERZEKERINGEN
Art. 26.
De vzw Berentrode verbindt zich ertoe zich te laten verzekeren tegen volgende risico’s:
HOOFDSTUK 10. OVERHEIDSOPDRACHTEN
Art. 27.
De vzw Berentrode is als extern verzelfstandigde entiteit van de gemeente onderworpen aan de overheidsopdrachtenreglementering.
Art. 28.
De vzw Berentrode is belast met de uitvoering van welbepaalde taken van gemeentelijk belang, en vormt in die zin een verlengstuk van de gemeente (‘in house’-relatie). De overheids- opdrachtenreglementering speelt derhalve niet wanneer de gemeente een beroep doet op de vzw Berentrode in het kader van de uitvoering van gemeentelijke beleidstaken.
HOOFDSTUK 11. RAPPORTERING, CONTROLE EN EVALUATIE
Art. 29.
Rapportering, controle en evaluatie:
§1. In de loop van het eerste jaar van elke nieuwe legislatuur maakt de vzw Berentrode een evaluatieverslag op. Hierin worden enerzijds de samenwerkingsovereenkomst en anderzijds de verzelfstandiging geëvalueerd, ter voorlegging aan de gemeenteraad. Desgevallend zullen in onderling overleg tussen de gemeenteraad en de vzw Berentrode aanpassingen aan de samenwerkingsovereenkomst worden doorgevoerd.
§2. Jaarlijks maakt de vzw Berentrode, naast een budget voor het volgende jaar, ook een jaarplan op waarin de planning voor het volgende jaar wordt uiteengezet.
§3. Met het oog op de uitoefening van het toezicht op de naleving van de onderhavige overeenkomst en op de aanwending van de middelen die door de gemeente ter beschikking gesteld worden aan de vzw Berentrode, alsook met het oog op de evaluatie van de uitvoering van de genoemde opdracht, legt de vzw Berentrode een jaarverslag en een financieel verslag ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad met betrekking tot elk werkingsjaar voor eind juni van het daaropvolgende jaar.
§4. Het jaarverslag bevat een uitvoerige beschrijving van alle activiteiten en een rapportering over de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst, meer in het bijzonder de mate waarin de verschillende organisatiedoelstellingen en opdrachten bereikt werden, alsook eventuele suggesties voor bijsturing van de samenwerkingsovereenkomst of van het gevoerde beleid.
§5. Het financieel verslag omvat de jaarrekening (balans en resultatenrekening); de verslagen van de bestuursorganen met betrekking tot de goedkeuring van de rekeningen en van het budget; het verslag van de bedrijfsrevisor(en).
§6. De verslagen va het bestuursorgaan en algemene vergadering worden na goedkeuring door het respectievelijke orgaan steeds ter kennisgeving voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
§7. De gemeente zal steeds het recht hebben toezicht uit te oefenen op de werking van de vzw Berentrode, onder meer op alle inkomsten en uitgaven en alle boekhoudkundige bescheiden ter zake.
§8. De vzw Berentrode zal op elk ogenblik toegang verlenen tot de verschillende gebouwen en installatie onder haar beheer zodanig dat de gemeente zich rekenschap kan geven van de manier waarop uitbating en het beheer verlopen en van de toestand van de lokalen, de accommodaties, het materieel en het meubilair.
§9. De gemeente behoudt steeds het recht van toezicht op de door haar in beheer gegeven goederen. Haar beslissingen ter zake zijn bindend voor de vzw Berentrode.
Art. 30.
Externe controle op de financiële toestand:
§1. De gemeente stelt een onafhankelijke commissaris (bedrijfsrevisor) aan die wordt gelast met het toezicht op de financiën van de vzw Berentrode; deze commissaris wordt betaald door de gemeente. De commissaris dient te worden benoemd uit de leden van het Instituut der bedrijfsrevisoren.
§2. Het verslag van dit financieel toezicht wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering van de vzw Berentrode.
HOOFDSTUK 12. ONTBINDING VAN DE VZW BERENTRODE
Art. 31.
Aan deze overeenkomst kan te allen tijde een einde worden gesteld zowel door een beslissing van de gemeenteraad als door een beslissing van de algemene vergadering van de vzw Berentrode, dit telkens bij deurwaardersexploot of aangetekende brief, minstens één jaar vooraf.
Art. 32.
Bij ontbinding van de vzw Berentrode wordt het netto-actief overgedragen aan de gemeente.
Art. 33.
Bij ontbinding van de vzw Berentrode komen alle infrastructuur en goederen die door de gemeente ter beschikking werden gesteld, evenals deze die door de vzw Berentrode werden verworven, in volle eigendom toe aan de gemeente.
Opgemaakt te Bonheiden, in twee exemplaren, op 25/9/2023
Iedere partij verklaart een exemplaar van de overeenkomst ontvangen te hebben
Voor de gemeente Bonheiden,
Ethel Van den Wijngaert Julie De Clerck
Algemeen directeur Voorzitter gemeenteraad
Voor de vzw Berentrode,
Bart Verheyden Frank Lauwers
Secretaris vzw Berentrode Voorzitter vzw