Besluit  Gemeenteraad

Voorgeschiedenis

• 20/02/2026: Aanvraag tot opstart overheidsopdracht door de technische uitvoeringsdienst.
• 04/03/2026: Opmaak van het bestek 2026/ID-1577.
• 25/03/2026: Gemeenteraadsbesluit houdende de afvoering van de overheidsopdracht 'Lijst uit te nodigen ondernemers voor de overheidsopdracht 'Aankoop brandstof voor voertuigen - 05/2026 - 05/2029'.
• 25/03/2026: Vraag vanuit de gemeenteraad om het lopende contract te verlengen.
• 26/03/2026: E-mail van de aankoopdienst naar de bevoegde schepen i.v.m. de huidige opdracht en het verdere verloop van de nieuw op te starten opdracht.
• 31/03/2026: Mondelinge bespreking met de bevoegde schepen houdende het verloop van de verderzetting van de op te starten overheidsopdracht.

Feiten en context

• Op 07/05/2024 gunde het college van burgemeester en schepenen de overheidsopdracht 'Aankoop brandstof voor voertuigen' voor de periode van 20/05/2024 tot 19/05/2026. Teneinde de uitvoeringsdienst te blijven voorzien van brandstof voor de gemeentelijke voertuigen, dient deze opdracht opnieuw opgestart te worden.
• In het kader van de nieuwe opdracht 'Aankoop brandstof voor voertuigen 05/2026 - 05/2029' werd een bestek met nr. 2026/ID-1577, opgesteld door de technische uitvoeringsdienst. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 99.000,00 excl. btw of € 119.790,00 incl. 21% btw. voor de looptijd van de gehele opdracht. De opdracht omvat het de aankoop en levering van brandstof voor de gemeentelijke voertuigen. Type brandstof: gasolie voor dieselmotoren met een vermoedelijke hoeveelheid van 22.000 l per jaar, geleverd per 4.000 l bij de technische uitvoeringsdienst; Gestellei 1 te Bonheiden.
• De opdracht wordt uitgeschreven voor 1 jaar en is 2 maal stilzwijgend verlengbaar voor 1 jaar, met een mogelijkheid tot opzegging mits inachtneming van een opzegtermijn van 60 dagen voor het einde van de basisopdracht of een latere verlenging. De overheidsopdracht werd op 25/03/2026 ter kennisneming voorgelegd aan de gemeenteraad en afgevoerd. 
• De vraag die gesteld wordt vanuit de gemeenteraad is of het mogelijk is om het huidige contract te verlengen met 1 jaar.
• Deze optie werd niet opgenomen in het oorspronkelijke bestek. Als de verlengingsoptie niet in het bestek of de oorspronkelijke aankondiging is opgenomen, wijkt een verlenging af van de mededingingsregels. De verlenging van een opdracht waarvoor het bestek geen verlengingsmogelijkheid bevat, is een nieuwe overheidsopdracht.
• De beslissing om een opdracht te verlengen die noch uitdrukkelijk, noch afzonderlijk de juridische en feitelijke motieven die het gebruik van de onderhandelingsprocedure rechtvaardigen of mogelijk maken, schendt de Wet overheidsopdrachten. De verlenging moet berusten op objectieve en feitelijke motieven die in een gemotiveerde beslissing worden opgenomen:
• Continuïteit van de dienstverlening: Noodzaak om de dienstverlening niet te onderbreken (de nieuwe opdracht werd reeds afgevoerd, waardoor de noodzaak vervalt);
• Bijzondere aard van de opdracht: De opdracht vereist specifieke technische bekwaamheid van de huidige opdrachtnemer, en overstappen naar een andere leverancier zou leiden tot aanzienlijke technische problemen of onevenredige kosten (niet van toepassing);
• Uitzonderlijke omstandigheden: Onvoorziene omstandigheden die een snelle verlenging noodzakelijk maken (art. 65/4 van de wet van 24/12/1993/huidige wetgeving). (Niet van toepassing).
• Om de continuïteit van het aanleveren van brandstoffen te garanderen is het bestuur genoodzaakt een nieuwe opdracht op te starten. Er zal gegund worden aan de economisch meest voordelige aanbieder op basis van prijs waarbij een korting per liter op de officiële dagprijs wordt gevraagd.
• Om de periode tussen de nieuwe gunning en het einde van de huidige opdracht, zijnde 19/05/2026, op te vangen, zal aan de huidige leverancier, tegen het einde van de contractperiode, gevraagd worden de voorraadtank volledig te vullen (aan de voorwaarden van het lopende bestek). Op deze manier kan aan de voorwaarden van een korting de periode overbrugt worden.
• Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Adviezen

Juridische grond

• De wet van 29/07/1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
• Het koninklijk besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
• De wet van 17/06/2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
• De wet van 17/06/2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 140.000,00 niet) en artikel 57.
• Het koninklijk besluit van 18/04/2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.
• Het Decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 56, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen.
• Het Decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur en latere wijzigingen, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht
• Het Bestuursdecreet van 07/12/2018.

Argumentatie

• Aangezien het vooropgestelde bedrag lager ligt dan € 140.000 exclusief btw wordt er voorgesteld de overheidsopdracht te gunnen via de meest soepele procedure, namelijk de onderhandelingsprocedure zonder naleving van bekendmakingsregels bij de aanvang van de procedure doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers.
• Tevens moeten de voorwaarden van de overheidsopdrachten worden vastgesteld. In dit geval zijn de algemene uitvoeringsregels zoals deze werden vastgesteld bij het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken integraal van toepassing. De lastvoorwaarden omvatten het bijzonder bestek, inclusief samenvattende meetstaat en offerteformulier.
• In het kader van de opdracht 'Aankoop brandstof voor voertuigen - 05/2026 - 05/2029' werd een bestek met nr. 2026/ID-1577 opgesteld door de technische uitvoeringsdienst.
• De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 99.000 excl. btw of € 119.790 incl. 21% btw.
• Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Financiële gevolgen

De uitgave voor deze opdracht is voorzien in A.7.31.14.

De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 99.000 excl. btw of € 119.790 incl. 21% btw over de looptijd van de gehele opdracht.

Financieel advies:

Adviezen

• Gunstig visum FA 2026/00121 van Financiele dienst van 11 april 2026