Besluit  Gemeenteraad

Voorgeschiedenis

• 08/10/2024: Verwerkingsovereenkomst Probis: Goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen.
• Januari 2026: Offerte voor de uitvoeringsdienst.
• Februari 2026: Offerte voor de dienst burgerzaken.

Feiten en context

Een benchmark binnen de gemeente rond personeelsbezetting, uitgevoerd door Probis BV, werd uitgevoerd waarna het organogram werd aangepast.

Voor de dienst burgerzaken kwam daarbij een duidelijke tegenstelling naar boven:

• Volgens de benchmark is er één medewerker te veel tewerkgesteld;
• Volgens de dienst zelf is de werkdruk te hoog en ervaart men geen overbezetting.

Tijdens de uitvoering van de benchmark bleef de uitvoeringsdienst buiten beschouwing.
Er zijn echter duidelijke signalen die een complexe samenwerking, verouderde werkmethoden en onduidelijkheden weergeven. De uitvoeringsdienst kampt vandaag met structurele knelpunten rond aansturing, planning, digitalisering en uniforme werkprocessen, wat leidt tot grote verschillen in kwaliteit, tempo en opvolging. Bestuur en diensten ervaren onduidelijkheid over prioriteiten, rollen, werkvolume en beslissingsrechten. De modernisering richting een efficiëntere, meer digitale en duurzame werking verloopt moeizaam en roept weerstand op. Deze combinatie maakte duidelijk dat ook hier een objectieve doorlichting noodzakelijk is.

Het doel van de opdracht binnen de raamovereenkomst is enerzijds een grondige doorlichting van de werking en processen van de dienst burgerzaken, anderzijds voor de uitvoeringsdienst een grondige doorlichting van de werking, processen, structuren, tools en de cultuur.

De raamovereenkomst 'Organisatieontwikkeling en -beheersing - perceel 2: (strategische) personeelsplanning' heeft een looptijd dewelke startte op 01/07/2025 en eindigt op 30/06/2029.
Voor beide opdrachten, zowel voor de dienst burgerzaken als voor de uitvoeringsdienst, werd al een voorstel opgemaakt binnen de raamovereenkomst door Mondea, Probis BV en Mobius.

• Voor burgerzaken werd het voorstel van Mondea als economisch, meest voordelige offerte aangeboden:
• De offerte bedraagt € 11.880 excl. btw en € 14.374,80 incl. 21% btw, inclusief kosten (transport, telefonie, verzekering,...).

• Voor de uitvoeringsdienst werd eveneens het voorstel van Mondea als economisch, meest voordelige offerte aangeboden:
• De offerte bedraagt € 35.990 excl. btw en € 43.547,90 incl. 21% btw, inclusief kosten (transport, telefonie, verzekering,...).

Adviezen

Juridische grond

• Het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
• De Wet van 17/06/2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
• De Wet van 17/06/2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikels 2 (6°), 43 (§1, tweede lid) en 47 (§1 en §2).
• Het Koninklijk Besluit van 18/04/2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren.
• Het Decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur, inzonderheid artikel 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
• Het besluit van de gemeenteraad van 26/06/2019 houdende vaststelling van het begrip dagelijks bestuur i.h.k.v. overheidsopdrachten.

Argumentatie

De gemeente kan van de mogelijkheid tot afname van een raamovereenkomst via een opdrachtencentrale gebruik maken, waardoor zij krachtens artikel 47, §2 van de Wet van 17/06/2016 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren.
De behoeftes van het bestuur stemmen overeen met de bepalingen van het bestek. Het gebruik van het raamcontract houdt geen exclusiviteit in.

Financiële gevolgen

Aan de toetreding tot de raamovereenkomst 'Organisatieontwikkeling en -beheersing - perceel 2: (strategische) personeelsplanning' van de aankoopcentrale Poolstok zijn geen kosten verbonden.

Wat betreft de afname binnen de raamovereenkomst:

• Voor de dienst burgerzaken:

De uitgave voor het uitvoeren van een opdracht binnen de raamovereenkomst is voorzien in actiepunt A6.3.2 - AR: Erelonen en vergoedingen consultancy, ontwerp en studieopdrachten - ACT: Efficiëntieoefening door externe partner dienst burgerzaken.
De uitgave voor de opdracht bedraagt € 11.880 excl. btw en € 14.374,80 incl. 21% btw, inclusief kosten (transport, telefonie, verzekering,...).

• Voor de uitvoeringsdienst:

De uitgave voor het uitvoeren van een opdracht binnen de raamovereenkomst is voorzien in actiepunt A6.3.1 - AR: Erelonen en vergoedingen expertises - ACT: Efficiëntieoefening door externe partner uitvoeringsdienst incl. wagenpark.
De uitgave voor de opdracht bedraagt € 35.990 excl. btw en € 43.547,90 incl. 21% btw, inclusief kosten (transport, telefonie, verzekering,...).

Visum:

Adviezen

• Gunstig visum FA 2026/00122 van Financiele dienst van 11 april 2026