Besluit  Gemeenteraad

Voorgeschiedenis

• 26/06/2019: Besluit van de gemeenteraad betreffende de bepaling van de voorwaarden waaronder de financieel directeur de voorafgaande krediet- en wetmatigsheidcontrole uitoefent.
• 06/09/2023: Gunstig advies van het managementteam betreffende de nodige wijzigingen i.h.k.v. wijziging wetgeving overheidsopdrachten
• 28/11/2023: Vaststelling door de algemeen directeur van de aanpassing van het organisatiebeheerssysteem: de uitgavenprocedure gemeente/OCMW/AGBPB.

Feiten en context

• Inzake gemeentelijke opdrachten liggen de respectieve bevoegdheden van de gemeenteraad vervat in de artikelen 41, tweede lid, 18° en 266 en 267 van het Decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur.
• Aldus is de gemeenteraad in principe bevoegd, om na advies van de financieel directeur, de nadere voorwaarden te bepalen waaronder de financieel directeur de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole uitoefent.
• Het Besluit van de Vlaamse Regering van 30/03/2018, betreffende de beleids- en beheerscyclus (BC 2020), bepaalt eveneens welke verrichtingen niet kunnen worden uitgesloten van de visumverplichting.
• In het kader van de overheidsopdrachten is de visumplicht momenteel als volgt bepaald:
• De verrichtingen met betrekking tot het dagelijks bestuur, waarvan het bedrag niet hoger is dan € 2.500 (excl. btw), worden vrijgesteld van visumplicht.
• Door de wijziging van 08/02/2023 van de wet overheidsopdrachten, dient o.m. voor de opdrachten van beperkte waarde vanaf 01/01/2025 (over de opdrachten van 2024) de totale waarde van deze opdrachten per begunstigde onderneming opgesplitst naar werken, leveren of diensten, worden gecommuniceerd aan het federale aanspreekpunt en dit ten laatste op 15 februari van elk jaar. Opdrachten waarvan het gunningsbedrag lager is dan € 3.000, zijn van deze verplichting vrijgesteld.
• Om deze rapportage te organiseren wordt per 01/01/2024 binnen de gemeente Bonheiden een aankoopdienst opgericht, waarbij alle opdrachten boven € 3.000 (excl. btw) door de aankoopdienst worden gecoördineerd.

Advies

Het managementteam verleende op 06/09/2023 gunstig advies aan de voorgestelde aanpassing van de visumplicht als onderdeel van het 'organisatiebeheersingssysteem de uitgavenprocedure gemeente/OCMW/AGBPB' en dit op voorstel van de financieel directeur.

Juridische grond

• Het Decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur, inzonderheid:
• art. 41, tweede lid, 18° dat bepaalt dat de gemeenteraad bevoegd is voor de aangelegenheden vermeld in artikel 263, 265, 266, 267, 269 en 304,§6;
• art. 177, dat bepaalt dat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid instaat voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole;
• art. 266, dat bepaalt dat de voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom onderworpen zijn aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan alsook dat de gemeenteraad hiervoor de nader voorwaarden bepaalt.
• Het Besluit van de Vlaamse Regering van 30/03/2018 betreffende de beleids- en beheerscyclus (BBC 2020), inzonderheid art. 99 die de categorieën bepaalt van verrichtingen die niet kunnen uitgesloten worden van visumverplichting.
• De wet van 08/02/2023 tot wijziging van de wet van 17/06/2016, inzake overheidsopdrachten en de wet van 17/06/2016, betreffende de concessieovereenkomsten, met betrekking tot bestuur.

Argumentatie

In het 'organisatiebeheerssysteem: de uitgavenprocedure gemeente/OCMW/AGBPB' zijn onder meer een aantal regels vastgesteld voor het aangaan van verbintenissen. De drempelbedragen die hierin zijn opgenomen, komen overeen met de drempelbedragen voor het al dan niet aanvragen van een voorafgaand visum. In de aanpassing goedgekeurd door de algemeen directeur per 28/11/2023, wordt het drempelbedrag voor het aanvragen van een bestelbon verhoogd van € 2.500 naar € 3.000 excl. btw n.a.v. de gewijzigde wetgeving overheidsopdrachten en de oprichting van een aankoopdienst.

Door de doortrekking van deze drempelbedragen voor zowel aangaan van verbintenissen als aanvragen van voorafgaand visum vormt dit een logisch en werkbaar geheel.

Bovendien zijn in bovenstaand organisatiebeheersingssysteem ook de modaliteiten bepaald die gelden om advies te kunnen aanvragen aan de financieel directeur over de wettigheid en regelmatigheid van verrichtingen, die van de visumverplichting zijn uitgesloten.