Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Enig artikel - Keurt de raamovereenkomst met IGEMO houdende de ondersteuning van de dienst omgeving van de gemeente Bonheiden goed, waarvan de tekst luidt als volgt:

RAAMOVEREENKOMST HOUDENDE DE ONDERSTEUNING VAN DE DIENST OMGEVING VAN DE GEMEENTE BONHEIDEN
OVEREENKOMST IGEMO – BONHEIDEN
Tussen de ondertekenden
Enerzijds
De intergemeentelijke vereniging voor ontwikkeling van het gewest Mechelen en omgeving (IGEMO), publieke rechtspersoon die de vorm van een dienstverlenende vereniging overeenkomstig het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, heeft aangenomen, met maatschappelijke zetel gevestigd te 2800 Mechelen, Schoutetstraat 2 en KBO nr. 0213.349.124, vertegenwoordigd door Seppe Jacobs, Clustermanager;
Hierna “IGEMO” genoemd en
Anderzijds
De gemeente Bonheiden, vertegenwoordigd door de heer Lode Van Looy, burgemeester, en mevrouw Ethel van den Wijngaert, Algemeen directeur;
Hierna “de gemeente” genoemd,
Is overeengekomen wat volgt:
ARTIKEL 1: VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST

De gemeente sluit een raamovereenkomst af met IGEMO voor het ondersteunen van de gemeentelijke dienst omgeving (dienst milieu en stedenbouw / ruimtelijke ordening) op juridisch, technisch en administratief vlak.
IGEMO stelt de expertise die binnen de organisatie aanwezig is ter beschikking van de lokale besturen om de dienst omgeving te ondersteunen.
De raamovereenkomst gaat uit van een duurzame samenwerking tussen IGEMO en de gemeente. Dit wil zeggen dat de taken worden uitgevoerd hetzij door de gemeente, hetzij door IGEMO.
De bepalingen van onderhavige overeenkomst zullen van toepassing zijn telkens wanneer de gemeente een bestelling plaats bij IGEMO voor het leveren van diensten.

ARTIKEL 2: OPDRACHTOMSCHRIJVING

De opdracht omvat ondersteuning op juridisch, technisch en administratief vlak inzake milieu, ruimtelijke ordening en stedenbouw.
Deze ondersteuning kan omvatten:

• ‘milieu’
• het administratief behandelen van omgevingsvergunningsaanvragen (o.a. inschrijven van dossiers, volledigheids- en ontvankelijkheidsonderzoek, opvragen adviezen, organiseren openbaar onderzoek, het dossier verwerken in het dossierverhandelingssysteem)
• het technisch en/of juridisch adviseren inzake omgevingsvergunningsaanvragen (o.a. bijstaan van de gemeente bij het formuleren en uitschrijven van een advies, het advies verwerken in het dossierbehandelingssysteem). Dit kan zowel gaan over een individueel dossier als over een tijdelijke bemanning van de dienst.
• het juridisch en/of technisch adviseren en bijstaan op vlak van alle milieu gerelateerde vragen
• het ondersteunen van de diensten op vlak van duurzame ontwikkeling en energiebeheer
• het opvolgen van de uitvoering van het burgemeestersconvenant
• het opvolgen van het vergunningenregister / grondeninformatieregister van OVAM
• …
• ‘stedenbouw’
• het administratief behandelen van omgevingsvergunningsaanvragen en stedenbouwkundige attesten (o.a. inschrijven van dossiers, volledigheids- en ontvankelijkheidsonderzoek, opvragen adviezen, organiseren openbaar onderzoek, het dossier verwerken in het dossierverhandelingssysteem)
• het technisch en/of juridisch adviseren van omgevingsvergunningsaanvragen en stedenbouwkundige attesten (o.a. bijstaan van de gemeente bij het formuleren en uitschrijven van een advies, het advies verwerken in het dossierbehandelingssysteem). Dit kan zowel gaan over een individueel dossier als over een tijdelijke bemanning van de dienst.
• het juridisch en/of technisch adviseren en bijstaan op vlak van alle stedenbouwkundige vragen
• het administratief behandelen van notarisbrieven
• …
• ‘ruimtelijke planning’
• het administratief opvolgen van ruimtelijke uitvoeringsplannen (o.a. voorbereiden besluitvorming, organisatie openbaar onderzoek, aanvragen van adviezen)
• het technisch en/of juridisch adviseren van de gemeente bij de opmaak van ruimtelijke uitvoeringsplannen en stedenbouwkundige verordeningen
• het uitvoeren van basis GIS-taken zoals het actualiseren van het Register Onbebouwde Percelen (ROP), het digitaliseren van plannen voor het DSI-platform, het opladen van data in de RWO-datamanager.
• …

De bovenstaande lijst is niet-limitatief en exemplarisch. De effectieve inhoud van een ondersteuningsopdracht wordt met het lokaal bestuur vastgelegd bij het plaatsen van een bestelling conform artikel 3.
IGEMO behoudt zich het recht voor om taken die indruisen tegen de belangen van IGEMO te weigeren.

ARTIKEL 3: UNIEKE CONTACTPERSOON (SPOC)

Voor het beheren van de raamovereenkomst en het organiseren en opvolgen van de ondersteuningstaken stelt IGEMO een unieke contactpersoon (SPOC) aan. De SPOC aanvaardt de taken en opdrachten die de gemeente op afroep toevertrouwt aan IGEMO en draagt er zorg voor dat de medewerker met de juiste expertise en/of competenties wordt ingezet om de taak of opdracht tot een goed einde te brengen.
Ook de gemeente duidt voor het beheren van de raamovereenkomst een unieke contactpersoon aan.

ARTIKEL 4: PLAATSEN VAN EEN BESTELLING

Voor het bestellen van diensten in het kader van deze raamovereenkomst is de volgende procedure van toepassing.

• Stap 1:
• De gemeente richt via mail een vraag tot ondersteuning (plaatsen van een bestelling) aan de unieke contactpersoon of SPOC binnen IGEMO (conform artikel 4).
• De vraag tot ondersteuning omvat:
• een duidelijke beschrijving van de opdracht;
• de gewenste expertise(s);
• een inschatting van de verwachte tijdsbesteding (in aantal werkuren of VTE);
• het gewenste startmoment van de ondersteuning (datum);
• de geschatte duurtijd van de ondersteuning (in dagen / weken);
• de verantwoordelijke voor de opvolging van de opdracht (contactgegevens).
• Stap 2:
• De SPOC onderzoekt binnen de 2 werkdagen na ontvangst de vraag tot ondersteuning. De SPOC gaat daarbij na of de gevraagde expertise binnen IGEMO beschikbaar is of kan gemaakt worden binnen de door de gemeente gevraagde tijdspanne. Desgevallend wordt er een alternatief voorstel aan de gemeente overgemaakt.
• Wanneer de SPOC vaststelt dat de gevraagde expertise beschikbaar is, bezorgt deze aan de gemeente via mail een voorstel tot ondersteuning, dit omvat:
• een bevestiging dat de opdracht binnen de overeenkomst past;
• de expert (of experten) die de opdracht kunnen uitvoeren en hun expertise;
• een inschatting van de verwachte tijdsbesteding;
• het mogelijke startmoment van de ondersteuning;
• de geschatte duurtijd van de ondersteuning;
• reservatietermijn: termijn waarbinnen de gemeente moet beslissen en termijn waarbinnen de SPOC de zekerheid kan geven dat de vermelde expert ook effectief beschikbaar is
• Indien IGEMO de gevraagde expertise niet of onvoldoende ter beschikking kan stellen, zal de SPOC dit binnen de vermelde termijn van 2 werkdagen na onderzoek van de vraag tot ondersteuning aan de gemeente meedelen via mail.
• Enkel in geval van overmacht, zijnde de onbeschikbaarheid van de diensten van IGEMO, kan de gemeente voor de opdracht een beroep doen op andere dienstverleners.
• Enkele indien de gemeente vraagt om een dringende interventie omwille van het aflopen van juridische termijnen waardoor een stilzwijgende weigering dreigt, maken de SPOC en de verantwoordelijke van de gemeente – indien de gevraagde expertise binnen IGEMO beschikbaar is - de nodige afspraken om zo spoedig mogelijk (binnen 2 a 3 dagen) een expert ter plaatse te laten komen om de urgente dossiers af te handelen. De focus ligt daarbij op de snelle en efficiënte afhandeling van de dossiers met dwingende termijnen.
• Stap 3:
• De gemeente beslist op basis van het voorstel tot ondersteuning van de SPOC uiterlijk voor het einde van de reservatietermijn. Daardoor wordt de bestelling definitief bevestigd en geplaatst.
• Stap 4:
• De SPOC legt in samenspraak met de verantwoordelijke van de gemeente en de IGEMO-expert de nodige praktische afspraken vast voor het uitvoeren van de opdracht. 
• De tijdsbesteding wordt in samenspraak met de gemeente vastgelegd in functie van de noden van de gemeentelijke dienst en rekening houdend met de personele mogelijkheden binnen IGEMO. Beide partijen streven hierbij naar een efficiënte oplossing.
• De ondersteuning door de IGEMO-expert gebeurt in principe op locatie, tenzij dit omwille van praktische redenen of in functie van de opdracht niet noodzakelijk / wenselijk is. Als de opdracht op locatie wordt uitgevoerd stelt de gemeente een werkplek ter beschikking met een pc en de nodige hard- en software.
• De IGEMO-expert houdt zijn tijdsbesteding nauwgezet bij op het niveau van de opdracht.
• Stap 5:
• Als er bij de uitvoering van de opdracht vanuit de gemeente vragen zijn bij de manier waarop de opdracht wordt uitgevoerd, koppelt de verantwoordelijke van de gemeente dit tijdig terug met de SPOC. Minstens bij het afsluiten van de opdracht wordt door de SPOC aan de verantwoordelijke van de gemeente feedback gevraagd over de opdracht.
• Hierbij wordt nagegaan of:
• de opdracht op correcte wijze is uitgevoerd;
• de juiste expertise is ingezet;
• de gemaakte afspraken zijn nageleefd.

De SPOC zal met de feedback rekening houden bij het uitvoeren van volgende bestellingen.

• Stap 6:
• Als de opdracht is afgelopen neemt de SPOC het initiatief om de uitgevoerde opdracht af te sluiten.
• een overzicht van de geleverde prestaties (tijdsbesteding);
• het aantal opgenomen credits
• de actuele stand van zaken van de lopende rekening;

ARTIKEL 5: KOSTPRIJS

De prestaties van IGEMO worden gefactureerd op basis van de werkelijk gepresteerde uren aan een uurloontarief van:

• € 135 /uur voor een projectmanager senior (A-niveau) of senior jurist
• € 115 /uur voor een senior expert (A-niveau)
• € 105 / uur voor een junior jurist
• € 95 /uur voor een medior expert (A-niveau)
• € 84 /uur voor een junior expert (B-niveau)

Bovenvermelde prijzen zijn de uurloontarieven voor het jaar 2024.
De uurloontarieven worden op 1 januari van elk jaar geactualiseerd op basis van enerzijds de evolutie van de spilindex (loonindexatie) en anderzijds de loopbaanevolutie (samen 4,5% op jaarbasis).
Onder prestaties wordt o.a. begrepen: de effectieve prestaties in functie van de opdracht, alsook de eventuele verplaatsingstijd vanaf IGEMO naar externe locaties.
Indien er externe kosten zijn (bv. scan of kopie werk) zal dit steeds op voorhand met de gemeente worden besproken. De externe kosten worden integraal doorgerekend aan de gemeente.

ARTIKEL 6: PROJECTREKENING

Bij het voorstel tot ondersteuning wordt een inschatting gemaakt van de nodige tijdsbesteding (in uren) om de opdracht uit te voeren en het type expert.
De gemeente wordt door IGEMO aan het einde van iedere maand verzocht om een negatieve balans van de projectrekening aan te zuiveren tot nul EURO (0€). Bij het afsluiten van de opdracht wordt het effectief aantal opgenomen budget aan de gemeente meegedeeld.
IGEMO zal een gedetailleerd overzicht bijhouden van de projectrekening en dit ter beschikking stellen via SharePoint. De projectrekening van de gemeente wordt beheerd door de SPOC.

ARTIKEL 7: WIJZE VAN BETALING

Als een bestelde opdracht is afgelopen wordt een factuur opgemaakt op basis van een gedetailleerd overzicht van de in de voorbije periode gepresteerde uren en de vermelde uurloontarieven. Loopt de opdracht langer dan een kwartaal, wordt er per kwartaal een tussentijdse factuur opgemaakt.
De prestaties van de SPOC in het kader van deze raamovereenkomst worden per kwartaal gefactureerd.
Het gefactureerde bedrag wordt, indien voldoende saldo, na verzending van de factuur automatisch door de SPOC in mindering gebracht van de projectrekening. Een factuur “voldaan” wordt overgemaakt aan de gemeente.

ARTIKEL 8: EINDE VAN DE OVEREENKOMST

De overeenkomst heeft een duurtijd van 3 jaar.

ARTIKEL 9: WIJZIGINGEN

Beide partijen verbinden zich ertoe de bepalingen van deze overeenkomst te goeder trouw uit te voeren. Zo deze uitvoering ernstig verstoord wordt door een nieuw en belangrijk element, dan zal dit dadelijk tussen de beide partijen besproken worden teneinde de bepalingen van deze overeenkomst eventueel schriftelijk aan te passen.

ARTIKEL 10: TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANK

Deze overeenkomt wordt beheerst door en geïnterpreteerd volgens het Belgisch recht.
Beide partijen zullen alles in het werk stellen om de betwistingen en geschillen voortspruitend uit deze overeenkomst in der minne te regelen. Zo dat niet mogelijk is, zijn de rechtbanken van het arrondissement Mechelen bevoegd uitspraak te doen.

Deze overeenkomst werd ondertekend te Mechelen op datum van 29/11/2023 in twee originelen. Iedere betrokken partij erkent door ondertekening van deze overeenkomst één exemplaar te hebben ontvangen.
Namens de gemeente
Lode Van Looy, burgemeester         Ethel Van den Wijngaert, algemeen directeur
Namens IGEMO
Ivan Blauwhoff, voorzitter              Seppe Jacobs, clustermanager