Besluit Gemeenteraad

wo 20/12/2023 - 20:00

Overheidsopdrachten - Voorwaarden van de overheidsopdracht 'Toegangscontrole gemeentelijk patrimonium lokaal bestuur Bonheiden' en wijze van gunning: Vaststelling

Aanwezig: Julie De Clerck, voorzitter gemeenteraad
Lode Van Looy, burgemeester
Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Eddy Michiels, Hilde Schueremans, schepenen
Frans Uytterhoeven, Luc De Weerdt, Guido Vaganée, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Hilde Smets, Daan Versonnen, Rudi Withaegels, Geert Teughels, Pascal Vercammen, Karl Theerens, Marcel Claes, Sofie Crauwels, Hilde De Ruysscher, gemeenteraadsleden
Ethel Van den Wijngaert, algemeen directeur

Verontschuldigd: Jan Fonderie, Wim Van der Donckt, gemeenteraadsleden

Het gemeentelijk patrimonium wordt verhuurd aan diverse gebruikers, zowel verenigingen als particulieren. Om de toegangscontrole bij dit verhuur te faciliteren op een klantvriendelijke wijze wordt voorgesteld om de toegang te laten verlopen via een digitaal systeem, zodat het afhalen van sleutels door gebruikers niet meer hoeft te gebeuren.

Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld de voorwaarden van de overheidsopdracht en de wijze van gunning vast te stellen.

Wat de voorwaarden van de overheidsopdracht betreft: Toegangscontrole gemeentelijk patrimonium lokaal bestuur Bonheiden.
Wat de wijze van gunning betreft: Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.

Raming: € 57.851,24 excl. btw of € 70.000,00 incl. 21% btw.

Feiten en context

Het gemeentelijk patrimonium wordt verhuurd aan diverse gebruikers, zowel verenigingen als particulier.

Het beheer van de toegang verloopt met behulp van sleutels. Huurders dienen fysiek zich te begeven naar de balie van de cultuurdienst of de sportdienst om de sleutel van het gehuurde pand af te halen. Nadien volgt eenzelfde beweging voor de teruggave van de sleutel.

Om de dienstverlening te verbeteren wordt geopteerd te werken met digitaal doorstuurbare toegangscodes, hetzij een numerieke code, hetzij een QR-code. Op instelbare tijdstippen geeft de digitale code toegang tot het gebouw. Permanente gebruikers, zoals personeelsleden i.f.v.h. onderhoud, kunnen met behulp van een badge in het gebouw. Gebruikers zonder digitale hulpmiddelen kunnen eveneens met behulp van een ingestelde badge het gebouw betreden.

Volgende gebouwen worden uitgerust met het digitale toegangscontrolesysteem: de sportkeet, de feestzaal Sint-Martinus, Sint-Maartensberg, de Krankhoeve, ’t Kranske, de Pastorij, turnzaal Gekko en turnzaal Gentiaan, al dan niet uit te breiden met ander patrimonium, indien dit nodig zou blijken.

De eerste fase van uitvoering zal in de sportkeet gebeuren in het voorjaar van 2024. Daar wordt ook het beheerssysteem geïnstalleerd.

Nadien verloopt, in onderling overleg tussen opdrachtgever en uitvoerder, de uitvoering van de volgende gebouwen.

Adviezen

Juridische grond

Het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
De Wet van 17/06/2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
De Wet van 17/06/2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42,§1, 1° a (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 140.000,00 niet).
Het Koninklijk Besluit van 18/04/2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, inzonderheid artikel 90 1°.
Het Decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur, inzonderheid artikel 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
Het besluit van de gemeenteraad van 26/06/2019 houdende vaststelling van het begrip dagelijks bestuur i.h.k.v. overheidsopdrachten.

Argumentatie

Aangezien het vooropgestelde bedrag lager ligt dan € 140.000 exclusief btw wordt er voorgesteld de overheidsopdracht te gunnen via de meest soepele procedure, namelijk de onderhandelingsprocedure zonder naleving van bekendmakingsregels bij de aanvang van de procedure doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers.
Tevens moeten de voorwaarden van de overheidsopdrachten worden vastgesteld. In dit geval zijn de algemene uitvoeringsregels zoals deze werden vastgesteld bij het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken integraal van toepassing. De lastvoorwaarden omvatten het bijzonder bestek, inclusief samenvattende meetstaat en offerteformulier.

Financiële gevolgen

Raming: € 57.851,24 excl. btw of € 70.000,00 incl. 21% btw.

Financieel advies:

Adviezen

Gunstig mits aanpassing visum FA 2023/00283 van Financiele dienst van 04 december 2023

Publieke stemming

Aanwezig: Julie De Clerck, Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Eddy Michiels, Hilde Schueremans, Frans Uytterhoeven, Luc De Weerdt, Guido Vaganée, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Hilde Smets, Daan Versonnen, Rudi Withaegels, Geert Teughels, Pascal Vercammen, Karl Theerens, Marcel Claes, Sofie Crauwels, Hilde De Ruysscher, Ethel Van den Wijngaert

Voorstanders: Julie De Clerck, Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Eddy Michiels, Hilde Schueremans, Frans Uytterhoeven, Luc De Weerdt, Guido Vaganée, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Hilde Smets, Daan Versonnen, Rudi Withaegels, Geert Teughels, Pascal Vercammen, Karl Theerens, Marcel Claes, Sofie Crauwels, Hilde De Ruysscher

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

Besluit

Artikel 1 - Stelt de voorwaarden van de overheidsopdracht 'Toegangscontrole gemeentelijk patrimonium lokaal bestuur Bonheiden' vast, zoals vermeld in het bestek met nr. 2023/1308, opgesteld door de technische dienst en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt € 57.851,24 excl. btw of € 70.000,00 incl. 21% btw.

Artikel 2 - Kiest als wijze van gunning voor de onderhandelingsprocedure zonder bekendmakingsregels bij de aanvang van de procedure, doch indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers.