Besluit  Gemeenteraad

Voorgeschiedenis

• 25/07/2018: Besluit van het college van burgemeester en schepenen houdende stopzetting van de procedure van de overheidsopdracht 'Huur en onderhoud multifunctionele kopieertoestellen en netwerkprinters' en principieel akkoord om toe te treden tot de aankoopcentrale van Farys.
• 29/01/2019: Besluit van het college van burgemeester en schepenen houdende bevestiging van het besluit van 25/07/2018.
• 31/01/2019: Lijst van de toestellen per locatie en nieuwe toestellen met een raming van de prijzen voor 2019.
• 27/02/2019: Besluit van de gemeenteraad houdende toetreding tot de aankoopcentrale Creat/TMVS van Farys.
• 07/09/2023: Lijst van de toestellen per locatie en nieuwe toestellen met een raming van de prijzen.

Feiten en context

• Voor bepaalde complexe technische dossiers is het aangewezen beroep te doen op een aankoopcentrale. De vorige huurovereenkomst is ook verlopen via de aankoopcentrale Creat en de ICT-dienst is hier zeer tevreden over.
• Om van deze aankoopcentrale gebruik te kunnen maken, dient het gemeentebestuur Bonheiden opnieuw toe te treden tot het luik 'Oplossingen voor (het beheer van) een printerpark - juli 2023'. Het vorige luik waar de dienst deel van uitmaakte, is afgelopen sinds 23/07/2023 met behoud van de looptijd van het huidige contract.
• Het voorstel dat de gemeente kreeg voor het aangaan van een eventuele nieuwe overeenkomst is dan ook financieel zeer gunstig. Het behouden van dezelfde leverancier maakt dat er snel kan geschakeld worden naar nieuwe toestellen, zonder al te veel nieuwe implementaties.
• Momenteel maakt de plotter geen deel uit van onze netwerkprinters, wat de toegang tot de printer naar gebruikers toe vermoeilijkt. Indien de gemeente toetreedt tot het luik 'Plotters - december 2019' kan deze ook mee opgenomen worden in het printpark en kunnen opdrachten via het follow me systeem worden toegepast. Geen onnodige prints meer die foutief gestuurd worden, want ze kunnen dan volledig beheerd worden.

Adviezen

Juridische grond

• Het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
• De Wet van 17/06/2013, betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
• De Wet van 17/06/2016, inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 47, §2.
• Het Koninklijk Besluit van 18/04/2017, betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren.
• Het Decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur, inzonderheid artikel 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
• Het besluit van de gemeenteraad van 26/06/2019, houdende vaststelling van het begrip dagelijks bestuur i.h.k.v. overheidsopdrachten.

Argumentatie

De gemeente kan van de mogelijkheid tot afname van een raamovereenkomst via een opdrachtencentrale gebruik maken, waardoor zij krachtens artikel 47, §2 van de Wet van 17/06/2017 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren.

Financiële gevolgen

Aan het toetreden tot de raamcontracten 'Oplossingen voor (het beheer van) een printerpark - juli 2023' en 'Plotters - december 2019' zijn geen kosten verbonden. 

Raming huur en onderhoud van kopieer toestellen, inclusief software, cardreaders en afdrukken:

• € 1.497,96 incl. btw per maand.
• € 17.975,52 incl. btw per jaar.
• € 89.877,60 incl. btw voor 60 maanden.

Raming aankoop, huur en onderhoud plotter:

• € 9.155,10 incl. btw eenmalige aankoop.
• € 113,16 incl. btw huur per maand.
• € 1.357,96 incl. btw huur per jaar.
• € 6.789,60 incl. btw huur voor 60 maanden.

Financieel advies: 

Adviezen

• Gunstig visum FA 2023/00286 van Els Van Bever van 08 december 2023