Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Artikel 1 - Keurt onderstaande partnerovereenkomst goed:

Artikel 1

Context

Na Europese goedkeuring kunnen de AMIF-middelen (uit het Europees Fonds voor Asiel, Migratie en Integratie betreffende de vorige periode 2014- 2020) gericht worden aangewend ten voordele van de opvang van ontheemde Oekraïners. Kosten die de lokale besturen in verband met de coördinatie van de opvang van de ontheemde Oekraïners hebben gemaakt kunnen via de AMIF-middelen (gedeeltelijk) worden gerecupereerd.
Voorwaarde hiertoe is dat deze kosten niet worden gesubsidieerd vanuit de reguliere subsidiëring van de opvang van de ontheemden (wat o.m. geregeld wordt in het Besluit van de Vlaamse Regering (BVR) van 08 april 2022).Het projectopzet gaat uit van Europa WSE die de AMIF-middelen beheert (beheersautoriteit) waarbij het Agentschap Binnenlands Bestuur als promotor een appel doet op de lokale besturen om een aanvraagdossier in te dienen. Per provincie is er een vertegenwoordiger van de promotor. Die bestaat uit medewerkers van het VLOT-team en de diensten van de gouverneur. Zij ontvangen de aanvragen van de lokale besturen en bundelen deze tot 1 aanvraag per provincie.
De hierboven vermelde partner dient via de vertegenwoordiger van de promotor een aanvraagdossier in om AMIF-middelen te kunnen aanwenden. De ondertekening van deze overeenkomst en de indiening van het aanvraagdossier vormen hiertoe formele stappen.

Doel

Deze overeenkomst verankert de afspraken van het partnerschap met het oog op de verdere goedkeuring en afhandeling van het projectdossier nadat het lokale bestuur een aanvraag tot subsidiëring heeft ingediend.
Het projectopzet strekt ertoe een deel van de kosten te recupereren van de lokale coördinatie en het management van de opvang van de ontheemde Oekraïners op het grondgebied van het lokaal bestuur.
Meerdere lokale besturen hebben immers een gemeentelijke coördinator aangeduid om opvang en begeleiding van de ontheemden te organiseren, sturen en managen.
Daarnaast kunnen andere coördinerende functies in de aanvraag worden opgenomen voor zover die aantoonbaar niet gesubsidieerd worden door het reguliere BVR (08 april 2022) en gaan over het managen van de opvang en begeleiding van de ontheemden. In dit verband zijn de functies die de begeleiding van de ontheemden omvatten en de functies in het kader van het nooddorp uitgesloten
(alle gesubsidieerd vanuit het reguliere BVR van 08 april 2022) 

Artikel 2

Voorwerp

In deze overeenkomst worden de werkwijze, de criteria en de modaliteiten om een aanvraagdossier in te dienen omschreven, naast de afspraken en verbintenissen die gelden binnen het partnerschap.
De overeenkomst beoogt het project zoals beschreven in artikel 1 van deze overeenkomst verder te duiden en aan te geven hoe dit gestaafd kan worden met het oog op de verdere afhandeling door de vertegenwoordiger van de promotor en de daaropvolgende beoordeling en uitbetaling door Europa WSE (beheersautoriteit).

Artikel 3

Duur

De overeenkomst wordt afgesloten voor de duur van het AMIF-project met begindatum 1 maart 2022 en de einddatum 31 december 2023 met indiening rapporteringen op ten laatste 31 januari 2024 (eindrapportering).

Artikel 4

Periode en timing

Het project en het aanvraagdossier zijn van toepassing op de periode 2022 - 2023. De periode heeft betrekking op het verleden naast een uiterst beperkt resterende tijd in 2023. Dit laat de lokale besturen toe administratief de stavingstukken tegelijk met de vraag voor subsidiëring van de coördinatiekosten in te dienen.
Het volledig aanvraagdossier wordt per mail (mailadres: vlot@vlaanderen.be) bezorgd aan de vertegenwoordiger van de promotor, uiterlijk tegen 30 november 2023. Dit geldt als formele voorwaarde. Na controle van de aanvraagdossiers bundelt de vertegenwoordiger de aanvragen in een projectdossier dat via de promotor aan Europa WSE wordt bezorgd uiterlijk op 15 december 2023. Uitzondering wordt voorzien voor de ondertekende partnerschapsovereenkomst. Indien deze niet gevoegd wordt bij het aanvraagdossier dient deze uiterlijk tegen 15 januari 2024 te worden bezorgd aan de vertegenwoordiger van de promotor.

Artikel 5

Beschrijving van het project en subsidiegrond

Voor het creëren van opvanglocaties voor ontheemde Oekraïners en het opzetten van de effectieve begeleiding en zorg ontvangen de lokale besturen vanuit de reguliere omkadering subsidies (cf. besluit van de Vlaamse Regering van 08 april 2022).
Tegelijk moet het geheel worden gecoördineerd, aangestuurd en gemanaged. Om dit te verwezenlijken werd door het lokale bestuur doorgaans een gemeentelijke coördinator aangesteld die instaat voor de algemene planning, supervisie en opvolging van de ontheemden. Tevens legt de gemeentelijke coördinator de nodige contacten met het college van Burgemeester en Schepenen en met de gewestelijke diensten (onder meer VLOT). Deze overkoepelende functie is te onderscheiden van de concrete realisatie van plekken en de begeleiding van ontheemden zelf, en wordt niet bekostigd door
het vermelde besluit van de Vlaamse Regering van 08 april 2022, maar wel uit de reguliere middelen waarover het lokale bestuur beschikt. Minder grote lokale besturen hebben in dit verband mogelijk een intergemeentelijke coördinator aangeduid. De aanvraag tot subsidiëring hiervan dient dan wel via het lokaal bestuur, die deze intergemeentelijke coördinator heeft aangesteld, te gebeuren (dezelfde subsidieratio’s worden gehanteerd).
Andere coördinerende functies kunnen in het aanvraagdossier worden opgenomen voor zover die aantoonbaar niet gesubsidieerd worden door het reguliere BVR (08 april 2022) en gaan over het managen van de opvang en begeleiding van de ontheemden. Het project en het aanvraagdossier strekken ertoe de kost van de coördinerende opdracht deels te recupereren via AMIF- middelen. Er wordt een subsidie verstrekt van 70 % van de kost van de voltijdse equivalent (VTE), waarbij de kost van de functionaris bestaat uit de loonkost verhoogd met 15 % voor
de werkingskosten. Voor de werkingskosten zijn geen stavingstukken vereist (voor de andere stavingstukken zie artikel 7 van deze overeenkomst). Bij overschrijding van het totale subsidiebedrag wordt het subsidiepercentage aangepast, opdat de mindering in uitgekeerde subsidie proportioneel wordt verdeeld over de gemeenten.

Artikel 6

Criteria

In functie van het in aanmerking komen voor het project en het aantonen van de extra inspanningen van het lokaal bestuur worden volgende criteria door de vertegenwoordiger van de promotor cumulatief beoordeeld. Binnen de vooropgestelde periode van het project (maart 2022 tot eind 2023) moeten de lokale besturen gedurende eenzelfde periode:

1. Minimum 50 ontheemden geregistreerd hebben (RR) op hun grondgebied
2. 50% of meer (t.o.v. hun richtcijfer) ontheemden uit Oekraïne geregistreerd (RR) hebben op hun grondgebied
3. Minimum 20% (t.o.v. hun richtcijfer) “publieke” huisvesting voorzien hebben (cat I publiek, cat II en/of cat III).
   Indien zij niet aan de vereiste 20% komen maar gedurende diezelfde periode t.o.v. hun richtcijfer 100% of meer ontheemden registreerden in het RR vervalt dit laatste criterium. De vooropgestelde criteria worden beoordeeld aan de hand van beschikbare data uit diverse tools(Huisvestingstool, Rijksregister). De vertegenwoordiger van de promotor voorafgaand een lijst van lokale besturen op die in aanmerking komen op basis van deze criteria. Het vervullen van de criteria hoeft niet door het lokaal bestuur te worden gestaafd (tenzij het lokaal bestuur meent dat het wel in aanmerking komt voor opname op de lijst). Deze lijst geldt als selectiebasis in het kader van dit project, en wordt enerzijds bezorgd aan Europa WSE (beheersautoriteit) en wordt anderzijds als bijhorend document gevoegd bij de duidingsnota van de promotor.

Artikel 7

Op te maken aanvraagdossier

Wanneer het lokaal bestuur wenst in te gaan op de oproep worden in functie van het op te maken aanvraagdossier volgende stappen ondernomen:

• Het ingevuld addendum, wat geldt als stavingdocument voor de aanduiding van de functionaris, de door hem/ haar vervulde opdrachten en het hierbij gehanteerde percentage VTE. Dit addendum wordt ondertekend door het lokaal bestuur als werkgever en de functionaris als werknemer. Indien het addendum niet kan worden ondertekend door beide partijen dienen de beslissingen aangaande de aanduiding van de functionaris, de vervulde opdrachten en het gehanteerde percentage VTE te worden toegevoegd;
• ‘A confirmation letter’ waaruit blijkt dat de uitbetaling van de functionarissen niet steunt op de reguliere subsidiëring die voor de opvang van de ontheemde Oekraïners geldt (BVR 08 april 2022);
• In functie van de berekening van de subsidie een uittreksel van de loonfiche van de functionaris betreffende de maand van aanvang (ten vroegste maart 2022) en een uittreksel van de loonfiche betreffende januari 2023;
• Praktische gegevens zoals de geconfirmeerde gemeentelijke bankrekening waarop de subsidie kan worden gestort, de contactgegevens van de dossierbehandelaar, en andere nuttige gegevens.
• Het lokaal bestuur hecht goedkeuring aan de partnerschapsovereenkomst door middel van een formele beslissing (hetzij door de gemeenteraad hetzij door het college van burgemeester en schepenen bij delegatie van deze bevoegdheid door de gemeenteraad);
• De ondertekening van de partnerschapsovereenkomst namens het lokale bestuur en de invulling van de gevraagde contactgegevens door een gemachtigde.

Het volledige aanvraagdossier wordt per mail (mailadres: vlot@vlaanderen.be) bezorgd aan de vertegenwoordiger van de promotor, uiterlijk tegen 30 november 2023 (wat geldt als formele voorwaarde). Indien deze niet gevoegd wordt bij het aanvraagdossier dient deze uiterlijk tegen 15 januari 2024 te worden bezorgd aan de vertegenwoordiger van de promotor.

Artikel 8

Werkwijze projectverloop

De projectoproep gaat uit van Europa WSE waarbij het Agentschap Binnenlands Bestuur optreedt als promotor. VLOT en de diensten van de gouverneur fungeren per provincie als vertegenwoordiger van de promotor.
De promotor bezorgt de lokale besturen de duidingsnota (inclusief situering, procedure, subsidiabele kosten, stavingstukken), de partnerschapsovereenkomst, het addendum en de lijst van de lokale besturen op basis van de criteria. De promotor doet een appel op de lokale besturen om een aanvraagdossier in te dienen.
De lokale besturen beslissen vrij om in te gaan op de projectoproep. Indien het lokaal bestuur hierop wenst in te gaan hecht het goedkeuring aan de partnerschapsovereenkomst en wordt deze ondertekend.
Het lokaal bestuur vervolledigt het aanvraagdossier door toevoeging van de gevraagde documenten zoals omschreven in artikel 6 van deze overeenkomst. Het volledige aanvraagdossier wordt bezorgd aan de vertegenwoordiger van de promotor. Indien de aanvraag niet volledig is, vraagt de vertegenwoordiger van de promotor de ontbrekende gegevens op. Per provincie maakt de vertegenwoordiger van de promotor op basis van de stukken aangeleverd in de aanvraagdossiers het projectdossier op. Hierbij wordt telkenmale per lokaal bestuur de stavingstukken nagegaan en wordt de berekening van de subsidie toegevoegd. Vóór indiening van de projectdossiers per provincie gaan de vertegenwoordigers van de promotor gezamenlijk na of het totaalbedrag aan berekende subsidie (over alle provincies heen) het bedrag van de beschikbare AMIF-middelen al dan niet overschrijdt. Bij overschrijding wordt het subsidiepercentage aangepast, opdat de mindering in uitgekeerde subsidie proportioneel wordt verdeeld over de gemeenten. De aldus gecorrigeerde subsidiebedragen worden opgenomen in het projectdossier. Per provincie bezorgen de vertegenwoordigers van de promotor het gebundelde projectdossier aan de promotor die dit vervolgens overmaakt aan de Europa WSE voor beoordeling en verdere afhandeling. De gegevens worden ingebracht in een tool daartoe voorzien door Europa WSE. Tijdens het verloop van het project kan Europa WSE ondersteuning bieden in functie van het optimaal procesverloop (o.m. het aanbieden van een concreet stappenplan, ondersteuning in toepassing tool).

Artikel 9

Financiële bepalingen

Na beoordeling en goedkeuring van het projectdossier maakt Europa WSE het subsidiebedrag over aan de promotor. Dit betreft het totale subsidiebedrag van de deelnemende lokale besturen waarvan Europa WSE de rechtmatigheid van de subsidie heeft vastgesteld. De promotor staat vervolgens in door de verdeling van de subsidies onder de lokale besturen. Inzake de financiering zijn de criteria en regels van Europa WSE van toepassing en zodoende bindend voor alle partijen.

Artikel 10

Controle en opvolging

Alle partners verbinden zich ertoe om:

• de nodige maatregelen te treffen om controle en toezicht op de uitvoering van het project mogelijk te maken;
• alle nodige stukken (boekhoudkundige en andere) in verband met het project op eenvoudig verzoek over te maken aan de vertegenwoordiger van de promotor of aan de bevoegde ambtenaren van de instanties op Vlaams en Europees niveau.

Artikel 11

Verbintenissen partnerschap

De partners verbinden zich ertoe loyaal samen te werken om het partnerschap en het project tot een goed einde te brengen, binnen het kader van de projectaanvraag en de verdere beslissingen die daaromtrent binnen het partnerschap worden genomen. De vertegenwoordiger van de promotor ziet erop toe de nodige formaliteiten te vervullen om het projectverloop in goede banen te leiden met het oog op het kunnen ontvangen van de subsidies. De vertegenwoordiger van de promotor zet de nodige stappen om voor Europa WSE de passende bewijs- of stavingstukken te bekomen. Om het partnerschap en de afhandeling van het projectdossier tot een goed einde te brengen,verbinden partijen zich tot het volgende:

• De toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen na te leven, evenals de voorwaarden waaronder de subsidies worden toegekend, waaronder in het bijzonder de regels inzake additionaliteit, subsidiabiliteit en de verenigbaarheid van het partnerschap en met de regels van het mededingingsrecht.
• Het projectverloop in volledige transparantie te laten verlopen, dit ten aanzien van elkaar als contractant en ten aanzien van Europa WSE. De partner verbindt zich ertoe om aan de promotor of zijn vertegenwoordiger alle nodige gegevens mede te delen. De partner aanvaardt dat de vertegenwoordiger van de promotor de partner kan vertegenwoordigen bij de betrokken overheden, en / of om als gesprekspartner op te treden.
• Binnen de termijnen juiste en volledige informatie te verstrekken inzake de opdrachten van de functionarissen en de financiering teneinde de betrokken autoriteiten toe te laten te beschikken over alle relevante elementen voor de beoordeling van het project en de toekenning van de subsidies. Daarbij meldt de partner desgevraagd alle vormen van overheidssteun aan de vertegenwoordiger van de promotor, teneinde deze toe te laten de andere vormen van steun indien nodig aan te melden.
• e partner is verantwoordelijk voor de correctheid van alle door hen geleverde informatie. De partner verbindt zich ertoe om op eenvoudig verzoek van de vertegenwoordiger van de promotor en Europa WSE elk bewijsstuk van reële en/of effectieve gedane kosten, evenals elk document noodzakelijk voor opvolging, mede te delen of te bezorgen.
• Tijdens de uitvoering van het partnerschap onverwijld alle wijzigingen te melden inzake toegekende steunmaatregelen en andere elementen die van aard zijn een impact te hebben op de toegekende subsidies of op de uitvoering van het project.
• De partner is de uiteindelijke begunstigde van de financiële tegemoetkomingen verstrekt door Europa WSE (via de promotor).

Artikel 12

Diverse

De partnerschapsovereenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht, inbegrepen de relevante Europese wetgeving en reglementering. Alle geschillen in verband met de uitvoering van de partnerschapsovereenkomst worden beslecht door de bevoegde rechtbank van het gebied van de betrokken gemeente.

Artikel 2 - Machtigt Lode Van Looy, burgemeester, en Ethel Van den Wijngaert, algemeen directeur, om de partnerschapsovereenkomst te tekenen.