Besluit Raad Voor Maatschappelijk Welzijn

wo 20/12/2023 - 20:00

Financiën - Voorwaarden waaronder de financieel directeur de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole uitoefent: Aanpassing

Aanwezig: Julie De Clerck, voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn
Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Eddy Michiels, Hilde Schueremans, leden vast bureau
Frans Uytterhoeven, Luc De Weerdt, Guido Vaganée, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Hilde Smets, Daan Versonnen, Rudi Withaegels, Geert Teughels, Pascal Vercammen, Karl Theerens, Marcel Claes, Sofie Crauwels, Hilde De Ruysscher, lid van de raad voor maatschappelijk welzijn
Ethel Van den Wijngaert, algemeen directeur

Verontschuldigd: Jan Fonderie, Wim Van der Donckt, lid van de raad voor maatschappelijk welzijn

De voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom, zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan. De financieel directeur staat in volle onafhankelijkheid in voor deze voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole. Hij verleent visum als uit dat onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt. Hij kan voorwaarden koppelen aan zijn visum.

De raad voor maatschappelijk welzijn bepaalt, na advies van de financieel directeur, de nadere voorwaarden waaronder de financieel directeur deze controle uitoefent.

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt voorgesteld om de voorwaarde aan te passen waaronder de financieel directeur de krediet- en wetmatigheidscontrole uitoefent voor wat betreft de verrichtingen met betrekking tot het dagelijks bestuur. Voorgesteld wordt deze vrij te stellen van voorafgaand visum, indien het bedrag niet hoger is dan € 3.000 (excl. btw).

Voorgeschiedenis

26/06/2019: Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn betreffende de bepaling van de voorwaarden waaronder de financieel directeur de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole uitoefent.
06/09/2023: Gunstig advies van het managementteam betreffende de nodige wijzigingen i.h.k.v. de wijziging van de wetgeving m.b.t. overheidsopdrachten.
28/11/2023: Vaststelling door de algemeen directeur van de aanpassing van het organisatiebeheerssysteem: de uitgavenprocedure gemeente/OCMW/AGBPB.

Feiten en context

Inzake gemeentelijke opdrachten liggen de respectieve bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn vervat in de artikelen 78, tweede lid, 16., 266 en 267 van het Decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur.

Aldus is de gemeenteraad in principe bevoegd, om na advies van de financieel directeur, de nadere voorwaarden te bepalen waaronder de financieel directeur de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole uitoefent.

Het Besluit van de Vlaamse Regering van 30/03/2018, betreffende de beleids- en beheerscyclus (BC 2020), bepaalt eveneens welke verrichtingen niet kunnen worden uitgesloten van de visumverplichting.
In het kader van de overheidsopdrachten is de visumplicht momenteel als volgt bepaald:

De verrichtingen met betrekking tot het dagelijks bestuur waarvan het bedrag niet hoger is dan € 2.500 (excl. btw), worden vrijgesteld van visumplicht.

Door de wijziging van 08/02/2023 van de wet overheidsopdrachten dient o.m. voor de opdrachten van beperkte waarde vanaf 01/01/2025 (over de opdrachten van 2024) de totale waarde van deze opdrachten per begunstigde onderneming opgesplitst naar werken, leveren of diensten, worden gecommuniceerd aan het federale aanspreekpunt en dit ten laatste op 15 februari van elk jaar. Opdrachten waarvan het gunningsbedrag lager is dan € 3.000, zijn van deze verplichting vrijgesteld.
Om deze rapportage te organiseren wordt per 01/01/2024 binnen de gemeente Bonheiden een aankoopdienst opgericht, waarbij alle opdrachten boven € 3.000 (excl. btw) door de aankoopdienst worden gecoördineerd.

Advies

Het managementteam verleende op 06/09/2023 gunstig advies aan de voorgestelde aanpassing van de visumplicht als onderdeel van het 'organisatiebeheersingssysteem van de uitgavenprocedure gemeente/OCMW/AGBPB' en dit op voorstel van de financieel directeur.

Juridische grond

Het Decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur, inzonderheid:

art. 78, tweede lid, 16, dat bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn bevoegd is voor de aangelegenheden vermeld in artikel 263, 265, 266, 267, 269 en 273 juncto;
art. 177, dat bepaalt dat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid instaat voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole;
art. 266, dat bepaalt dat de voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom onderworpen zijn aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan alsook dat de gemeenteraad (raad voor maatschappelijk welzijn) hiervoor de nader voorwaarden bepaalt.

Het Besluit van de Vlaamse Regering van 30/03/2018 betreffende de beleids- en beheerscyclus (BBC 2020), inzonderheid art. 99, die de categorieën bepaalt van verrichtingen die niet kunnen uitgesloten worden van visumverplichting.
De wet van 08/02/2023 tot wijziging van de wet van 17/06/2016 inzake overheidsopdrachten en de wet van 17/06/2016 betreffende de concessieovereenkomsten, met betrekking tot bestuur.

Argumentatie

In het 'organisatiebeheerssysteem: de uitgavenprocedure gemeente/OCMW/AGBPB' zijn onder meer een aantal regels vastgesteld voor het aangaan van verbintenissen. De drempelbedragen die hierin zijn opgenomen komen overeen met de drempelbedragen voor het al dan niet aanvragen van een voorafgaand visum. In de aanpassing goedgekeurd door de algemeen directeur per 28/11/2023 wordt het drempelbedrag voor het aanvragen van een bestelbon verhoogd van € 2.500 naar € 3.000 excl. btw n.a.v. de gewijzigde wetgeving overheidsopdrachten en de oprichting van een aankoopdienst.

Door de doortrekking van deze drempelbedragen voor zowel aangaan van verbintenissen als aanvragen van voorafgaand visum, vormt dit een logisch en werkbaar geheel.

Bovendien zijn in bovenstaand organisatiebeheersingssysteem ook de modaliteiten bepaald die gelden om advies te kunnen aanvragen aan de financieel directeur over de wettigheid en regelmatigheid van verrichtingen, die van de visumverplichting zijn uitgesloten.

Publieke stemming

Aanwezig: Julie De Clerck, Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Eddy Michiels, Hilde Schueremans, Frans Uytterhoeven, Luc De Weerdt, Guido Vaganée, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Hilde Smets, Daan Versonnen, Rudi Withaegels, Geert Teughels, Pascal Vercammen, Karl Theerens, Marcel Claes, Sofie Crauwels, Hilde De Ruysscher, Ethel Van den Wijngaert

Voorstanders: Julie De Clerck, Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Eddy Michiels, Hilde Schueremans, Frans Uytterhoeven, Luc De Weerdt, Guido Vaganée, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Hilde Smets, Daan Versonnen, Rudi Withaegels, Geert Teughels, Pascal Vercammen, Karl Theerens, Marcel Claes, Sofie Crauwels, Hilde De Ruysscher

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

Besluit

Enig artikel - Bepaalt volgende voorwaarden waaronder de financieel directeur de krediet- en wetmatigheidscontrole uitoefent:

De verrichtingen met betrekking tot het dagelijks bestuur worden vrijgesteld van voorafgaand visum, indien het bedrag niet hoger is dan € 3.000 excl. btw.
De verrichtingen met betrekking tot subsidies, toelagen en premies worden vrijgesteld van voorafgaand visum, indien het bedrag niet hoger is dan € 1.240.
De verrichtingen met betrekking tot samenwerkings- en beheersovereenkomsten zijn altijd onderworpen aan voorafgaand visum.
De verrichtingen met betrekking tot aanstelling van personeel zijn altijd onderworpen aan voorafgaand visum.