Besluit  College van burgemeester en schepenen

Voorgeschiedenis

• 12/03/2025: Ontvangst offerte van CipalSchaubroeck m.b.t. de overgang naar digitale loondocumenten.
• 17/04/2025: Besluit college van burgemeester en schepenen houdende de gunning van de overheidsopdracht inzake de overstap van papieren naar digitale loondocumenten aan CipalSchaubroeck.
• 01/12/2025: Protocol vakbonden houdende de wijziging van het bestaande arbeidsreglement m.b.t. de overstap van papieren naar digitale loondocumenten.

Feiten en context

Gemeente en OCMW hebben in het verleden alle weddeberekeningen toegewezen aan CipalSchaubroeck. Tot op heden worden alle loondocumenten (loonbrieven, individuele rekeningen en fiscale fiches) nog op papier aangeleverd. Aangezien CipalSchaubroeck stopt met het aanleveren van deze loondocumenten op papier en deze vanaf 15/12/2025 enkel nog digitaal zal aanbieden via het platform Doccle, dient het bestaande arbeidsreglement aangepast te worden. Aan het college van burgemeester en schepenen wordt gevraagd akkoord te gaan met deze aanpassing.

Juridische grond

• Wet van 08/04/1965 tot instelling van de arbeidsreglementen.
• Het Decreet over het lokaal bestuur.
• Wet houdende diverse bepalingen van 03/06/2007, inzonderheid Titel III. Informatie aan de werknemers over de verlener van een elektronisch archiveringsdienst.
• 24/06/2020: Besluit van de gemeenteraad houdende het begrip "dagelijks personeelsbeheer".
• 30/08/2023: Besluit van de gemeenteraad houdende de delegatie van bevoegdheden tot het vaststellen van reglementen inzake personeelsaangelegenheden en het bepalen van het organogram door de gemeenteraad aan het college van burgemeester en schepenen.
• 27/08/2025: Besluit van de gemeenteraad houdende de bestendiging van het begrip "dagelijks personeelsbeheer".

Argumentatie

• CipalSchaubroeck besliste eenzijdig om volledig in te zetten op digitaal en af te stappen van het afleveren van papieren loondocumenten, waardoor zij genoodzaakt zijn om beroep te doen om een erkende elektronische archiveringsdienst. CipalSchaubroeck kiest in dit kader voor de archiveringsdienst Doccle als partner. Door deze door het sociaal secretariaat CipalSchaubroeck opgelegde digitalisering dient het arbeidsreglement aangepast te worden.
• De personeelsdienst informeert de medewerkers over de nieuwe werkwijze en engageert zich om de nodige begeleiding te voorzien voor wie digitaal minder sterk is.