De Federale Regering wil de OCMW’s stimuleren om op basis van het REMI-systeem, aanvullende financiële steun te voorzien voor huishoudens die over een ontoereikend inkomen beschikken, of dat nu gaat over een inkomen uit bijstand, uitkering of arbeid. De aanvullende financiële steun veronderstelt het meewerken aan een activeringstraject op maat (al dan niet via het bestaande GPMI).
In het kader hiervan werd het toetredingsdocument, dat verwijst naar de raamovereenkomst, door de leden van het vast bureau goedgekeurd onder voorbehoud van de goedkeuring van de raamovereenkomst op de raad voor maatschappelijk welzijn.
Aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn wordt de goedkeuring gevraagd van de raamovereenkomst.
10/08/2023: Positief advies van Rik Geerts, Data Protection Officer (DPO), in verband met de verwerkingsovereenkomst (zie bijlage).
Het OCMW Bonheiden krijgt een bedrag toegewezen van € 1.667,38 voor de kostprijs van de licentie en € 15.273,65 voor aanvullende financiële steun te kunnen verlenen.
Financieel advies:
Gunstig mits aanpassing visum FA 2023/00166 van Financiele dienst van 07 augustus 2023
Artikel 1 - Keurt de toetreding tot het REMI goed.
Artikel 2 - Keurt de verwerkingsovereenkomst in het kader van toetreding tot REMI goed.
Artikel 3 - Keurt de raamovereenkomst 'aankoop van een licentie voor de gebruiksklare REMI-applicatie' goed als volgt:
- RAAMOVEREENKOMST -
inzake REMI (Referentiebudgetten Menswaardig Inkomen)
DEEL I. SAMENWERKINGSOVEREENKOMST
De Partijen zijn:
OCMW’s die intekenen op deze Overeenkomst door middel van het toetredingsdocument.
Hierna elk afzonderlijk genoemd: “Afnemer”.
en
Thomas More Kempen vzw, Expertisecentrum Budget en Financieel Welzijn (voorheen CEBUD) met
ondernemingsnummer BE0409.667.028 gevestigd te Kleinhoefstraat 4, 2440 Geel, rechtsgeldig vertegenwoordigd door dhr. Stijn Coenen in zijn functie van Algemeen Directeur.
hierna genoemd: “Leverancier” of “Thomas More”.
hierna individueel te noemen “Partij” en gezamenlijk te noemen “Partijen”.
VOORAFGAANDELIJK
Thomas More Kempen – Expertisecentrum Budget en Financieel Welzijn, heeft op 29 augustus 2022 een offerte ingediend bij de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (hierna “POD MI"), dewelke optreedt als aankoopcentraletussenpersoon voor de OCMW’s voor wat betreft hun aankoop van de licentie voor de gebruiksklare REMI-applicatie. De POD MI heeft de opdracht aan Thomas More gegund op 08 februari 2023. De OCMW’s worden hiervoor betoelaagd door de POD MI wanneer zij overgaan tot aankoop van de licentie voor de REMI-applicatie, op voorwaarde dat het inschrijvingsformulier "aanvraag van een subsidie in het kader van het project "terbeschikkingstelling van het REMI-systeem aan de OCMW's", beschikbaar op de website van POD MI, uiterlijk op 31 maart 2023 werd ingezonden. Het besluit tot toekenning van deze subsidie (koninklijk besluit) dateert van 22 januari 2023. Het koninklijk besluit van 22 januari 2023 betreffende een subsidie voor het gebruik van de REMI-applicatie om aanvullende financiële steun te verlenen aan de OCMW's beschrijft de modaliteiten voor het verkrijgen van deze subsidie en wordt aangevuld met het ministerieel besluit van 18 april 2023 dat voor elk deelnemend OCMW het bedrag zal bepalen dat beschikbaar wordt gesteld voor de aankoop van de REMI-applicatie. Deze subsidie dekt het gebruik van de licentie voor een periode van 10 maanden. Deze subsidie wordt nadien met nog eens 10 maanden verlengd, op voorwaarde dat de REMI-applicatie doeltreffend wordt gebruikt1.
OVERWEGENDE DAT:
a. Leverancier een Webapplicatie en haar Functionaliteit aanbiedt genaamd “REMI” welke de Afnemer in staat stelt om een volledig dossier in te vullen en op te slaan wat betreft de financiële situatie van een cliënt om tot een maandbudget te komen. Dit vergelijkt de financiële situatie met de referentiebudgetten2 die aanpasbaar zijn aan de noden en de leefsituatie van iedere cliënt en zijn gezin. De Webapplicatie en haar Functionaliteit houdt in dat elk OCMW dossiers kan ingeven, wijzigen en opslaan. Op basis van deze data berekent de Webapplicatie en haar Functionaliteit een maandbudget. Dit geeft aan in welke mate het gezinsinkomen toereikend is om een leven te leiden in menselijke waardigheid. Op basis van deze behoeftediagnose bepaalt het OCMW autonoom de aanvullende financiële steun die het passend acht. In dit verband is de Afnemer de verwerkingsverantwoordelijke en treedt de Leverancier op als onderaannemer van de Afnemer.
b. Afnemer interesse heeft in de Functionaliteit en derhalve de hiervoor bedoelde Webapplicatie en haar Functionaliteit wenst af te nemen.
c. Afnemer en Leverancier hieromtrent afspraken wensen te maken welke in deze Overeenkomst neergelegd zijn.
ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT
Artikel 1 Definities
In de Overeenkomst worden een aantal begrippen gehanteerd, in enkelvoud of meervoud, die aanvangen met een hoofdletter en die de betekenis hebben van de woorden zoals in dit artikel schuingedrukt gedefinieerd zijn.
1.1 Beschikbaarheid: het percentage van de tijd van het Service Window waarin Afnemer gebruik kan maken van de Webapplicatie en haar Functionaliteit.
1.2 Documentatie: het door Leverancier aan Afnemer ter beschikking te stellen didactische materiaal met betrekking tot de Webapplicatie en/of Functionaliteit.
1.3 Functionaliteit: de gebruiksfuncties en –mogelijkheden van de aan de Webapplicatie ten grondslag liggende computerprogrammatuur, al dan niet onderverdeeld in deelfunctionaliteiten en/of modules.
1.4 Gebrek: het niet, of slechts gedeeltelijk, voldoen van Webapplicatie en haar Functionaliteit aan de overeengekomen specificaties.
1.5 Gegevens: "persoonsgegevens": iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (hierna "betrokkene" genoemd); een "identificeerbare natuurlijke persoon" is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatiemiddel, zoals een naam, een identificatienummer, adresgegevens, een online identificatiemiddel, of van een of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit.
1.6 Geanonimiseerde gegevens: persoonsgegevens die zodanig geanonimiseerd zijn dat de betrokkene niet of niet meer identificeerbaar is.
1.7 Gebruiker: een door Afnemer toegewezen persoon die van de Webapplicatie en haar Functionaliteit gebruik maakt, meer bepaald het personeel van het OCMW.
1.8 Opleiding: dienst, bestaande uit het verzorgen van een vorming met als doel de Gebruikers bekend te maken met de door Leverancier te leveren Webapplicatie en haar Functionaliteit en het trainen in het gebruik ervan, zodat zij er voor hun specifieke werkzaamheden op een adequate wijze mee kunnen werken.
1.9 Overeenkomst: onderhavig document.
1.10 Service Window: tijd dat Webapplicatie en haar Functionaliteit online beschikbaar is.
1.11 Support: het tijdens Werkuren door Leverancier door middel van een helpdesk, verstrekken van informatie en adviezen over problemen bij het gebruik van Webapplicatie en haar Functionaliteit, alsmede het verlenen van hulp bij het opsporen van oorzaken, daar onder mede begrepen Gebreken, die het ongehinderd gebruik van Webapplicatie en haar Functionaliteit belemmeren en het oplossen van deze problemen. Deze bijstand zal in hoofdorde gebeuren via helpdesk. In subsidiaire orde zal Leverancier telefonisch of via e-mail opnemen met de Afnemer indien dit nodig is voor de verduidelijking van de vraag of het antwoord.
1.12 Webapplicatie: dienst bestaande uit het ter beschikking stellen van Functionaliteit op afstand via elektronische weg door Leverancier, onder de dienst is mede begrepen Support en Documentatie.
1.13 Werkdagen: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van wettelijke feestdagen.
1.14 Werkuren: uren op Werkdagen tussen 09:00 en 16:00 uur.
Artikel 2 Samenwerking
2.1 Zoals hierna verder vermeld onder artikel 4. en 6., stelt de Leverancier al het mogelijke in het werk om overeengekomen data, termijnen e.d. zorgvuldig en naar best vermogen na te komen. Evenwel zijn alle data en termijnen en dergelijke naar beste weten vastgelegd en geeft overschrijding van deze data en/of termijnen door uitzonderlijke omstandigheden of overmacht geen aanleiding tot een schadevergoeding.
2.2 In geval Afnemer nalatig is in het verschaffen van informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst, met inbegrip van die informatie waarvan Afnemer kan vermoeden dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering, is Leverancier voor de duur van deze nalatigheid niet gehouden meer dan naar best vermogen te presteren, mits hij de Afnemer daarvan vooraf in kennis heeft gesteld.
2.3 Afnemer en Leverancier verplichten zich bij de uitvoering van de Overeenkomst de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht te nemen.
Artikel 3 Verplichtingen Afnemer
3.1 Het is Afnemer niet toegestaan zodanig gebruik te maken van de Webapplicatie en haar Functionaliteit dat daardoor schade kan ontstaan aan de Webapplicatie en haar Functionaliteit, aan Leverancier en/of aan derden, of waardoor een verstoring in de Beschikbaarheid ontstaat.
3.2 Leverancier biedt haar Webapplicatie en haar Functionaliteit aan op basis van “fair use”, dat wil zeggen dat zij in beginsel geen beperkingen oplegt aan de door Afnemer veroorzaakte systeem- en netwerkbelasting. Leverancier behoudt zich nochtans het recht voor om bij kwaadwillig excessief gebruik (bijvoorbeeld gebruik gestuurd via softwareprogramma’s gemaakt om een constante belasting te veroorzaken van de server) maatregelen (een tijdelijke beperking wat het gebruik van de Webapplicatie en haar Functionaliteit betreft, de Afnemer wordt hierover gecontacteerd zodat Afnemer de mogelijkheid heeft het excessief gebruik te identificeren en te verhelpen) te treffen.
3.3 Afnemer verbindt er zich toe erop toe te zien dat de Gebruikers zorgvuldig zal omgaan met de verstrekte inloggegevens.
3.4 Afnemer zal bij de gebruikmaking van de Webapplicatie en haar Functionaliteit zich bedienen van door Leverancier gespecificeerde (browser)programmatuur zoals vermeld in punt 9.2 van deze Overeenkomst.
3.5 Afnemer vrijwaart Leverancier tegen aanspraken van derden op grond van handelingen van Afnemer die in strijd zijn met de artikelen 3.1 en 3.3.
3.6 Afnemer is verantwoordelijk voor het tijdig selecteren en verwerven van een geschikte telecommunicatievoorziening zoals gespecificeerd in punt 9.2 om daadwerkelijk van de Webapplicatie en haar Functionaliteit gebruik te kunnen maken.
Artikel 4 Verplichtingen Leverancier
4.1. De Leverancier zal:
4.2. De Leverancier zal omwille van contractuele noodzaak, o.a. voor de uitvoering van technische support, ingevoerde persoonsgegevens door Afnemer verwerken. Een dossier met deze persoonsgegevens wordt aangemaakt en op basis van de persoonsgegevens in dit dossier berekent de Webapplicatie en haar Functionaliteit een correct maandbudget. Partijen verbinden zich ertoe om een verwerkersovereenkomst af te sluiten conform de geldende privacy-regelgeving. Deze verwerkersovereenkomst maakt integraal deel uit van onderhavige raamovereenkomst (cfr. II. Verwerkersovereenkomst).
4.3. De Leverancier zal om de veiligheid, van de persoonsgegevens die de Afnemer middels de Webapplicatie en haar Functionaliteit heeft ingevoerd, te waarborgen al de gepaste technische en organisatorische maatregelen treffen die nodig zijn voor de bescherming van de gegevens tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies, datalek, evenals tegen de wijziging van of de toegang tot, en iedere andere niet toegelaten verwerking van persoonsgegevens. De Leverancier houdt hierbij steeds rekening met de stand van de techniek ter zake.
4.4. De Leverancier onthoudt zich van het raadplegen van de gegevens die de Afnemer via de Webapplicatie en haar Functionaliteit bij hem heeft geplaatst. Hij mag alleen toegang hebben tot deze gegevens ten behoeve van technische ondersteuning bij het oplossen van een probleem.
4.5. De Leverancier zal geen gegevens aan derden ter beschikking stellen, tenzij daartoe verplicht door de wet of een gerechtelijk bevel en met uitzondering van de exclusieve toegang van de POD MI. De POD MI heeft exclusieve toegang tot de gegevens om zijn taken te kunnen uitvoeren, waaronder het toezicht op het correcte gebruik van REMI-subsidies en het uitvoeren van studies om dit beleid te analyseren in het kader van het REMI-project, al dan niet in samenhang met zijn andere opdrachten en beleid.
4.6. De Leverancier, alsmede elke instelling die gebruik wenst te maken van de geanonimiseerde gegevens die voortvloeien uit het gebruik van de Webapplicatie en haar Functionaliteit, kunnen een verzoek indienen bij POD MI, dat exclusieve toegang heeft tot de gegevens zoals bepaald in de bestekvoorwaarden. De POD MI anonimiseert de in het kader van zijn taken ontvangen gegevens en kan besluiten deze mee te delen aan elke instelling, met inbegrip van CEBUD (Thomas More), die toegang tot deze gegevens wenst. Deze mededeling van geanonimiseerde gegevens vindt plaats overeenkomstig de voorwaarden van een standaardovereenkomst inzake de mededeling van geanonimiseerde gegevens die door de POD MI, vertegenwoordigd door de minister voor Maatschappelijke Integratie, worden verzameld in het kader van het gebruik van de REMI-applicatie door de OCMW's. Deze overeenkomst zal worden gesloten tussen de minister voor Maatschappelijke Integratie en de instelling die toegang wenst tot deze geanonimiseerde gegevens.
Artikel 5 Intellectuele eigendomsrechten
5.1. Leverancier garandeert dat Afnemer over alle benodigde rechten voor het gebruiken van Webapplicatie en haar Functionaliteit beschikt, waaronder alle rechten met betrekking tot de onderliggende computerprogrammatuur.
5.2. De intellectuele eigendomsrechten, met inbegrip van databankrechten en/of auteursrechten, blijven volledig eigendom van de Leverancier. De intellectuele eigendomsrechten op gegevens die Afnemer zelf opbouwt middels het gebruik van de Webapplicatie en haar Functionaliteit komen toe aan Afnemer (hierna de “Data”).
5.3. De Klant zal via de Leverancier aan de POD MI toegang verlenen tot de Gegevens die tijdens de subsidieperiode zijn verzameld (artikel 8.2), teneinde de POD MI in staat te stellen zijn taken uit te voeren en derhalve alleen voor niet-commerciële doeleinden. De uitoefening van zijn taken omvat elk gebruik met het oog op de verbetering van de praktijk en het systeem van sociale integratie, de strijd tegen armoede en de sociale economie, de creatie, evaluatie en/of uitvoering van een beleid of programma's met betrekking tot deze toepassingsgebieden of daarmee verband houdend, alsook de taak van toezicht op het gebruik van subsidies. De mogelijkheid voor de POD MI om op basis van de Gegevens studies en onderzoek uit te voeren en om geanonimiseerde gegevens door te geven aan instellingen voor onderzoeks- en studiedoeleinden maakt ook deel uit van zijn taken. De overdracht van persoonsgegevens aan de POD MI zal gebeuren in overeenstemming met
de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.
Artikel 6 Webapplicatie
6.1. De Webapplicatie en haar Functionaliteit worden als volwaardig en ongestoord aangemerkt bij een Beschikbaarheid van 90% per maand (tellende met kalenderdagen). Bij een eventuele niet-beschikbaarheid is het mogelijk om tijdens de Werkuren contact op te nemen met Leverancier (via de helpdesk) om een stand van zaken te krijgen (cfr.art. 4.1.).
6.2. Leverancier zal er naar streven dat alle uit te voeren activiteiten, met betrekking tot een door Afnemer gedaan beroep op Support, zonder onnodige vertraging zullen worden behandeld zodat het Gebrek/ de Gebreken zo snel als mogelijk worden opgelost zoals bepaald in de "Service Level Agreement", die als bijlage aan de verwerkersovereenkomst is toegevoegd
6.3. Het in behandeling nemen van een Gebrek gebeurt alleen indien en voor zover dit Gebrek aantoonbaar en door Leverancier herhaald/ gesimuleerd kan worden. Indien en voor zover de tijd die het oplossen van een Gebrek in beslag neemt, of wordt vermoed in beslag zal nemen, van dusdanige duur is, dat vermoed wordt dat de Beschikbaarheid van de Webapplicatie en haar Functionaliteit zal worden aangetast, zal Leverancier trachten te voorzien in een tijdelijke, toereikende oplossing, zoals bepaald in de "Service Level Agreement", die als bijlage aan de verwerkersovereenkomst is toegevoegd.
6.4. Gebreken in Beschikbaarheid welke zijn veroorzaakt door:
a. onoordeelkundig gebruik door Gebruiker (bijvoorbeeld inloggegevens doorgeven aan derden, …);
b. het werken met apparatuur en/of (browser)programmatuur welke niet voldoen aan de vooraf door Leverancier goedgekeurde specificaties;
vallen nimmer binnen de reikwijdte van de Overeenkomst.
6.5. Leverancier kan, in het geval dat Gebruikers niet over adequate kennis van de Webapplicatie en haar Functionaliteit beschikken, van Afnemer eisen dat deze Opleidingen van Leverancier volgt teneinde de kennis van de Gebruikers op een dusdanig niveau te brengen dat zij niet langer een onevenredig beroep op Support doen, dan wel Gebruikers anderszins benodigde kennis zullen opdoen. Leverancier zal de redelijkheid van deze eis gronden op basis van haar (Support)historie. Indien Afnemer hieraan geen gehoor geeft, en na een gemotiveerde beslissing waaruit blijkt dat de inhoud van de opleiding beantwoordt aan de verzoeken die de Afnemer aan de leverancier richt, heeft Leverancier het recht haar verplichtingen in het kader van Support op te schorten totdat de kennis van Gebruikers op voldoende niveau is gebracht, zonder dat Afnemer recht heeft op teruggave van reeds betaalde gelden of enige schadevergoeding.
6.6. Leverancier bepaalt zelfstandig en zonder raadpleging van Afnemer het versiebeleid en zorgt ervoor dat telkens indien en voor zover dat mogelijk is de meest recente Webapplicatie en haar Functionaliteit beschikbaar is voor Afnemer. Leverancier zal aan de hand van de COIPCOP-codes geüpdatete referentiebudgetten gebruiken om geprijsde budgetten in de Webapplicatie en haar Functionaliteit minimaal twee keer per jaar aan te passen aan de evolutie van de koopkracht. Ook wordt het onderzoek naar referentiebudgetten up-to-date gehouden door een heruitvoering van het onderzoek (op basis van een multi-method aanpak). De volgende uprate zal plaatsvinden in 2024. De wijzigingen in het versiebeleid en de referentiebudgetten worden gecommuniceerd aan Afnemer via de applicatie zelf. De resultaten van de uitgebreide update (heruitvoering onderzoek, ook wel uprate genoemd) worden meegedeeld aan de Afnemer via een nieuwsbrief.
6.7. Leverancier zal voorafgaand aan de implementatie van updates en/of andere wijzigingen van de Webapplicatie en haar Functionaliteit in overleg treden met Afnemer, indien deze naar verwachting een verlies van de prestatievermogens van de Webapplicatie en/of verlies van Functionaliteit en/of een verminderde Beschikbaarheid met zich mee zullen brengen.
6.8. Het bepaalde van artikel 6.7 is niet van toepassing in het geval de betreffende updates om beveiligingsredenen toegepast dienen te worden.
Artikel 7 Prijzen, facturering en betaling
7.1 Alle prijzen zijn exclusief btw.
7.2 De licentieprijzen die gelden tijdens de duurtijd van het contract, worden vastgelegd op basis van het aantal Afnemers.
Tijdens de twee periodes van betoelaging door de Federale regering (te weten twee periodes van telkens tien (10) maanden: 1/5/2023 tot en met 29/02/2024 en van 1/3/2024 tot en met 31/12/2024) wordt het aantal Afnemers bepaald op 1/5/2023 en op 1/4/2024.
7.3. Vanaf 1 mei 2025: voor de OCMW’s die hebben aangegeven de REMI-applicatie ook na de subsidieperiode te willen blijven gebruiken, wordt een prijs bepaald aan de hand van dezelfde criteria als in beide hierboven vermelde periodes (jaar 1 en jaar 2). Hiervoor wordt een beroep gedaan op de cijfers weergegeven in de tabellen zoals weergegeven in art. 7.1., geïndexeerd op basis van de vooropgestelde formule in art. 7.4.
7.4. De licentieprijzen kunnen éénmaal per jaar worden aangepast, telkens op 1 mei, waarbij de herziene prijs (P) gelijk is aan: Po x Sr/So, waarbij:
Deze wijziging wordt gemeld aan Afnemer via e-mail (contactgegevens in bijlage) en gaat in voor de daaropvolgende contractperiode (van 1 mei tot en met 30 april).
7.5 Leverancier zal op de facturen aan Afnemer datum, periode van de dienstverlening en het totaal verschuldigde bedrag (incl. btw) in euro vermelden.
7.6 De prijs voor het gebruik van de Webapplicatie en haar Functionaliteit wordt voor de eerste periode gefactureerd op 1 juni 2023, en voor de tweede periode op 1 juni 2024. Voor Afnemers die de Overeenkomst wensen te verlengen na 1 mei 2025, dus na de tweede subsidieperiode gedekt door het Ministerieel Besluit, zal de prijs jaarlijks worden gefactureerd binnen de 30 dagen na de afsluiting van de Overeenkomst.
7.7 Afnemer zal de door hem op basis van de Overeenkomst verschuldigde prijs bij inhoudelijke juistheid van de fact(u)ur(en) binnen dertig (30) dagen na factuurdatum aan Leverancier betalen.
7.8 Indien Afnemer zich op inhoudelijke onjuistheid van de fact(u)ur(en) beroept via aangetekend schrijven, laat dit onverlet diens verplichting om tenminste het onbetwiste deel van de fact(u)ur(en) te betalen.
7.9 Indien Afnemer de verschuldigde prijs niet binnen de betalingstermijn heeft voldaan, behoudens indien hij zich binnen dertig (30) dagen heeft beroepen op inhoudelijke onjuistheid van de factuur, zal Afnemer zonder dat enige ingebrekestelling is vereist, de wettelijke rente over het openstaande bedrag verschuldigd zijn. Indien Afnemer na ingebrekestelling nalatig blijft de vordering te voldoen, is Leverancier gerechtigd naast de verschuldigde wettelijke rente tevens aanspraak te maken op vergoeding van buitengerechtelijke kosten, waarvan de hoogte wordt bepaald op maximum 15% van het totale factuurbedrag.
7.10 Indien Afnemer een betalingsachterstand heeft van meer dan twee (2) maanden, is Leverancier gerechtigd haar dienstverlening op te schorten, mits Afnemer van dat voornemen schriftelijk in kennis is gesteld en Afnemer tenminste tien (10) Werkdagen is gegund alsnog en volledig aan alle betalingsverplichtingen, dus inclusief wettelijk rente, buitengerechtelijke en andere kosten, te voldoen.
Artikel 8 Looptijd, beëindiging, verlenging
8.1 De looptijd van deze Overeenkomst is twee jaar, te weten:
De looptijd van deze Overeenkomst voor deze twee jaren geldt alleen voor de OCMW's die de REMI-applicatie tijdens de eerste periode effectief hebben gebruikt en die zich bereid hebben verklaard het instrument na afloop van de eerste periode blijven gebruiken.
8.2 De POD MI voorziet een betoelaging tijdens de duur van de subsidieperiode, d.w.z. voor twee keer 10 maanden, te weten van 1 mei 2023 tot en met 29 februari 2024 en van 1 maart 2024 tot en met 31 december 2024.
8.3 Alleen de OCMW's die hebben gereageerd op de oproep van de POD MI betreffende hun bereidheid om de Webapplicatie en de Functionaliteit ook na de eerste periode te blijven gebruiken, zullen dus tot 30 april 2025 aan dit contract gebonden zijn.
8.4 Deze Overeenkomst zal nadien voor de Afnemer worden verlengd, aan dezelfde voorwaarden als op het einde van de federale subsidieperiode en dit voor een periode van vijf (5) jaren, te weten tot en met 30 april 2030. Om van deze verlenging gebruik te kunnen maken, moet de Afnemer - op verzoek van de Leverancier - dit uiterlijk één (1) maand voor de einddatum van het contract aangeven, ten laatste op 31 maart 2025.
8.5 De Overeenkomst wordt na de periode van vijf (5) jaren telkens automatisch verlengd voor opeenvolgende periodes van één (1) jaar indien geen der Partijen uiterlijk 1 maand voor vervaldag de Overeenkomst middels aangetekend schrijven aan de andere Partij heeft opgezegd.
8.6 Behoudens anders bepaald in de Overeenkomst is:
a. de ene Partij gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden door middel van een aangetekend schrijven indien de andere Partij in de nakoming van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst tekortschiet en daarin ook na ingebrekestelling, waarbij aan de andere Partij een redelijke termijn is gesteld om alsnog aan zijn verplichtingen te voldoen, volhardt.
b. de ene Partij gerechtigd zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling zal zijn vereist buiten rechte de Overeenkomst door middel van een Aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang te ontbinden indien de andere Partij bescherming tegen schuldeisers onder de wet van de continuïteit van ondernemingen aanvraagt of hem bescherming tegen schuldeisers onder de wet van de continuïteit van ondernemingen is verleend; het faillissement van de andere Partij wordt aangevraagd of dat hij in staat van faillissement is verklaard; de onderneming van de andere partij wordt geliquideerd of beëindigd anders dan ten behoeve van samenvoeging van ondernemingen; op een aanmerkelijk deel van het vermogen van de andere Partij dan wel op de bij de uitvoering van de Overeenkomst betrokken infrastructuur en/of computerprogrammatuur beslag wordt gelegd, dan wel de andere partij niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de Overeenkomst na te kunnen komen.
8.7 Indien de Overeenkomst door Afnemer wordt ontbonden op grond artikel 8.5., heeft Afnemer op eerste verzoek het recht om voor een periode van twee (2) opeenvolgende maanden de Webapplicatie en haar Functionaliteit te blijven gebruiken, één en ander tegen een door Leverancier te bepalen en door Afnemer vooruit te betalen redelijke vergoeding.
8.8 Alle rechten die Afnemer ingevolge Overeenkomst heeft verkregen met betrekking tot het gebruik van Webapplicatie en haar Functionaliteit vervallen bij beëindiging van Overeenkomst, met uitzondering van het gestelde in artikel 8.7.
8.9 Tenzij anders bepaald blijven verplichtingen uit deze Overeenkomst welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de Overeenkomst voort te duren, na beëindiging daarvan bestaan. De beëindiging van de Overeenkomst ontslaat Partijen uitdrukkelijk niet van het bepaalde met betrekking tot geheimhouding, aansprakelijkheid, intellectuele eigendomsrechten, toepasselijk recht en rechtbank.
8.10 Partijen treden in geval van ontbinding of vereffening van de Leverancier in overleg omtrent de (wijze van) overdracht van data, de dienstverlening en/of overige beheersmaatregelen, benodigd voor een ongestoorde voortgang van het gebruik door Afnemer van haar data en/of Webapplicatie en haar Functionaliteit.
Artikel 9 Garanties
9.1. Leverancier garandeert dat de dienstverlening inzake de Webapplicatie en haar Functionaliteit op vakbekwame wijze wordt uitgevoerd.
9.2. Leverancier garandeert de Beschikbaarheid conform Overeenkomst. Leverancier is niet verantwoordelijk voor de telecommunicatieverbindingen vanaf haar infrastructuur, daar mede onder begrepen de telecommunicatieverbindingen van Afnemer als bedoeld in artikel 3.6. Om gebruik te maken van de Webapplicatie en haar Functionaliteit dient Afnemer een goed werkende internetverbinding (constante connectie, minimum 0,5 MB/sec) te hebben. Een computer is vereist waarop een recente versie van een moderne webbrowser zoals Chrome, FireFox of een Chromium-based browser functioneert, met javascript ingeschakeld.
Artikel 10 Aansprakelijkheid
10.1 De Partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichting(en) is aansprakelijk voor vergoeding van de door de andere Partij geleden, dan wel te lijden schade.
10.2 Ingeval er zich toch een tekortkoming door de Leverancier voordoet, is de totale aansprakelijkheid van Leverancier beperkt tot de vergoeding van de directe vermogensschade geleden door Afnemer met maximaal de door Afnemer betaalde prijs voor het gebruik van de Webapplicatie en haar Functionaliteit (exclusief BTW en andere van overheidswege opgelegde heffingen) over zes (6) maanden. Onder directe vermogensschade wordt uitsluitend verstaan:
a. redelijke kosten die Afnemer zou moeten maken om de prestatie van Leverancier aan de Overeenkomst te laten beantwoorden; deze kosten worden nochtans niet vergoed indien de Overeenkomst door of op vordering van Afnemer is of wordt ontbonden.
b. redelijke kosten die Afnemer heeft gemaakt voor het noodgedwongen langer operationeel houden van zijn oude systeem of systemen en daarmee samenhangende voorzieningen;
c. redelijke kosten, gemaakt ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op directe vermogensschade in de zin van deze voorwaarden;
d. redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover Afnemer aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade in de zin van deze voorwaarden.
10.3 Behalve in geval van fraude, grove nalatigheid of opzettelijk wangedrag, is geen van de partijen aansprakelijk voor enige indirecte schade en/of gevolgschade, zoals maar niet beperkt tot verlies van verwachte besparingen, verlies van kansen, verlies van goodwill van derden en reputatieschade.
10.4 Niets in deze Overeenkomst beperkt of sluit elke aansprakelijkheid van elke partij uit voor overlijden of lichamelijk letsel, verlies of beschadiging van gegevens, inbreuken op de Algemene Wet Bescherming Persoonsgegevens en/of voor enige andere Schade waarvoor aansprakelijkheid niet kan worden uitgesloten of beperkt in overeenstemming met toepasselijke wet.
10.5 De aansprakelijkheid van een Partij wegens tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst ontstaat pas nadat de nalatige Partij door de andere Partij in gebreke is gesteld, tenzij nakoming van de betreffende verplichtingen reeds blijvend onmogelijk is, in welk geval de nalatige Partij onmiddellijk in gebreke is. De ingebrekestelling zal schriftelijk via aangetekend schrijven geschieden, waarbij aan de nalatige Partij een redelijke termijn wordt gegund om alsnog zijn verplichtingen na te komen.
Artikel 11 Overmacht
11.1 In geval van overmacht wordt de nakoming van de Overeenkomst en alle daarmee samenhangende verplichting(en) geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van de overmachtssituatie, zonder dat Partijen over en weer tot enige schadevergoeding terzake gehouden zijn. Een Partij kan zich jegens de andere Partij alleen op overmacht beroepen indien de zich op overmacht beroepende Partij zo spoedig mogelijk, onder overlegging van verklaring en bewijsstukken, de andere Partij via aangetekend schrijven van zijn beroep op overmacht in kennis stelt.
11.2 Als een Partij door overmacht tekortschiet in de nakoming van enige verplichting voortvloeiend uit de Overeenkomst kan de andere Partij, indien vaststaat dat nakoming blijvend onmogelijk zal zijn, dan wel indien een periode van meer dan dertig (30) Werkdagen is verstreken, de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk, door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang buiten rechte ontbinden, zonder dat Partijen over en weer tot enige schadevergoeding te zijn gehouden. Hetgeen reeds is gepresteerd door Leverancier zal door Afnemer terstond worden betaald. Het bedrag dat door Afnemer reeds is betaald voor diensten die door Leverancier als gevolg van dergelijke overmacht niet zijn verleend, zal door Leverancier volledig en onmiddellijk worden terugbetaald.
Artikel 12 Geheimhouding en beveiliging
12.1 Beide Partijen zullen strikte vertrouwelijkheid in acht nemen voor de informatie over elkaars organisatie, Functionaliteit, de Webapplicatie etc. Partijen zullen hun personeel verplichten deze geheimhoudingsbepalingen na te leven.
12.2 Met betrekking tot gegevens afkomstig van de andere Partij, die in welke vorm of op welke informatiedrager dan ook bij een Partij berusten of aan hem zijn verstrekt, verbindt een Partij zich:
a. alle redelijke maatregelen in acht te nemen voor een veilige berging of opslag;
b. de gegevens niet te gebruiken voor enig ander dan het overeengekomen doel;
c. de gegevens niet langer in haar bezit te houden dan voor het uitvoeren van de overeengekomen verplichtingen redelijkerwijs noodzakelijk is en deze gegevens, inclusief gemaakte kopieën onmiddellijk na volledige nakoming van genoemde verplichtingen weer ter beschikking te stellen van andere Partij, dan wel na verkregen toestemming van andere Partij te vernietigen tenzij de Afnemer de gegevens in het sociaal dossier moet bewaren gedurende de periode die nodig is voor de uitoefening van zijn taken, mag de Afnemer door deze overeenkomst niet gebonden zijn aan de bepaling van de bewaartermijn van de gegevens in zijn sociaal dossier;
d. de overeengekomen verplichtingen uitsluitend te doen uitvoeren door personen waarvan de Partij op wie de verplichting rust in redelijkheid meent dat zij betrouwbaar zijn;
e. medewerking te verlenen aan het uitoefenen van toezicht door of namens de andere Partij op bewaring en gebruik van gegevens.
12.3 Elke Partij draagt er zorg voor dat zijn bij de werkzaamheden betrokken werknemers en/of derden tot geheimhouding met betrekking tot hetgeen in dit artikel is gesteld zullen zijn verplicht.
12.4 Data uitgewisseld via de Webapplicatie en haar Functionaliteit van Afnemer naar Leverancier en omgekeerd, gebeuren via een beveiligde verbinding, met name een Secure Sockets Layer (SSL) met certificaat. Dit houdt in dat de verbinding beveiligd is met encryptie zodat informatie veilig van de ene naar de andere partij wordt bezorgd. Het certificaat voor deze SSL wordt up to date gehouden door Leverancier. Kosten verbonden met deze vorm van encryptie zijn volledig ten laste van Leverancier.
Artikel 13 Overdracht van rechten en verplichtingen
13.1 Afnemer is niet gerechtigd de rechten en verplichtingen uit Overeenkomst zonder schriftelijke toestemming van Leverancier aan een derde over te dragen.
13.2 Leverancier is bevoegd om bij de uitvoering van de Overeenkomst gebruik te maken van de diensten van derden, hetzij in onderaanneming, hetzij door tijdelijke inhuur van personeel.
Artikel 14 Toepasselijk recht en geschillen
14.1 Op de Overeenkomst en nadere, daaruit voortvloeiende Overeenkomsten is Belgisch recht van toepassing.
14.2 In geval van een geschil, geeft de meest gerede Partij aan de andere Partij via aangetekend schrijven te kennen, dat er sprake is van een geschil, alsmede een summiere opgave van hetgeen naar het oordeel van die Partij het onderwerp van het geschil is. Alle geschillen welke naar aanleiding van of ten gevolge van de Overeenkomst mochten ontstaan, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank van het gerechtelijk arrondissement van de Leverancier.
14.3 Het in het artikel 14.2 bepaalde laat onverlet de verplichting van beide Partijen zich maximaal in te spannen om geschillen, verband houdende met de Overeenkomst, zoveel mogelijk in onderling overleg op te lossen.
Artikel 15 Algemene bepalingen
15.1 In de gevallen waarin de Overeenkomst niet voorziet, dan wel indien wijziging van de Overeenkomst noodzakelijk is, treden Partijen hiertoe in overleg. Wijzigingen en/of aanvullingen zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk zijn overeengekomen.
15.2 Het nalaten door een Partij om binnen een in de Overeenkomst genoemde termijn nakoming van enige bepaling te verlangen, tast het recht om alsnog nakoming te eisen niet aan, tenzij deze Partij uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet-nakoming akkoord is gegaan.
15.3 Indien één van de bepalingen van de Overeenkomst nietig is of wordt vernietigd, zullen de overige bepalingen van de Overeenkomst van kracht blijven en treden Partijen in overleg om een vervangende bepaling overeen te komen.
Noot:
1 In de praktijk zal de applicatie beschikbaar zijn voor een eerste periode van twaalf maanden, gevolgd door een tweede periode van twaalf maanden indien de OCMW's voldoen aan de voorwaarden van de tweede subsidieperiode.
2 Voor meer informatie omtrent referentiebudgetten zie: https://www.remiredi.be/