Besluit Gemeenteraad

wo 28/08/2024 - 20:30

Overheidsopdrachten - Voorwaarden van de overheidsopdracht 'Hybride vergaderen raadzaal' en wijze van gunning: Vaststelling

Aanwezig: Julie De Clerck, voorzitter gemeenteraad
Lode Van Looy, burgemeester
Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Daan Versonnen, Lola Vanderweyen, schepenen
Jan Fonderie, Guido Vaganée, Eddy Michiels, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Wim Van der Donckt, Hilde Smets, Geert Teughels, Pascal Vercammen, Karl Theerens, Marcel Claes, Hilde De Ruysscher, Veerle Stephani, gemeenteraadsleden
Ineke van Rijsbergen, wnd. algemeen directeur

Verontschuldigd: Frans Uytterhoeven, Rudi Withaegels, Sofie Crauwels, gemeenteraadsleden

Het huidige microfoonsysteem in de raadzaal is aan vervanging toe. Er wordt voorgesteld om te schakelen naar een systeem met hybride vergaderen, betere beeld- en geluidskwaliteit, duidelijke presentatiemogelijkheden en met de mogelijkheid tot opname en streaming.

Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld een overheidsopdracht op te starten en de voorwaarden van de overheidsopdracht en de wijze van gunning vast te stellen:

wat de voorwaarden van de overheidsopdracht betreft: Hybride vergaderen raadzaal;
wat de wijze van gunning betreft: Onderhandelingsprocedure zonder bekendmakingsregels.

Raming: € 115.702,00 excl. btw of € 139.999,42 incl. 21% btw.

Feiten en context

Het gemeentebestuur wil inzetten om het hybride vergaderen tijdens de gemeenteraad en gemeenteraadscommissies mogelijk te maken.
Bij de volgende legislatuur zal ook het aantal gemeenteraadsleden, door het verhoogde bevolkingsaantal, verhogen van 23 naar 25 leden. Momenteel beschikt de gemeente in totaal maar over 25 microfoons. Hiervan is er één stuk. Dit type micro is verouderd en niet meer verkrijgbaar. De huidige kunnen eventueel wel nog hersteld worden met materiaal dat nu nog op voorraad is.
De ICT-dienst stelt voor om de bestaande micro's te vervangen door draadloze micro's met een systeem om digitaal te kunnen stemmen. Eén van de voordelen van draadloze micro's is dat het klaarzetten van de raadzaal minder omslachtig wordt en sneller kan verlopen.
Ook het opnemen van de vergaderingen is momenteel omslachtig, en vraagt nog steeds van verschillende diensten een actie, om dan uiteindelijk pas na één of meerdere dagen op de website van de gemeente gepubliceerd te worden.
De kwaliteit van deze opnames laat bovendien te wensen over. Er wordt slechts één globaal beeld genomen, waarbij niet iedereen in beeld komt en het niet duidelijk is wie er aan het woord is. Het geluid en de eventuele presentaties die gegeven worden, zijn niet duidelijk in de opnames en moeten apart worden toegevoegd. De mogelijkheid bestaat om de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en de gemeenteraadscommissie live te streamen naar YouTube, mits de aankoop van extra materiaal. De ICT-dienst zal enkel instaan voor eventuele technische ondersteuning en niet zozeer voor de praktische regelingen van bovenvermelde vergaderingen en/of extra's.
Het implementeren van al deze veranderingen heeft een grote impact en zal daarom in fases verlopen. Dit om een zo vlot mogelijke overgang voor de administratieve diensten aan te bieden. Opleidingen zullen voorzien worden om de werking van het nieuwe systeem te verduidelijken.

Adviezen

Juridische grond

Het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
De Wet van 17/06/2013, betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
De Wet van 17/06/2016, inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42,§1, 1° a (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 143.000 niet).
Het Koninklijk Besluit van 18/04/2017, betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, inzonderheid artikel 90 1°.
Het Decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur, inzonderheid artikel 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
Het besluit van de gemeenteraad van 26/06/2019, houdende vaststelling van het begrip dagelijks bestuur i.h.k.v. overheidsopdrachten.

Argumentatie

Aangezien het vooropgestelde bedrag lager ligt dan € 143.000 exclusief btw wordt er voorgesteld de overheidsopdracht te gunnen via de meest soepele procedure, namelijk de onderhandelingsprocedure zonder naleving van bekendmakingsregels bij de aanvang van de procedure doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers.
Tevens moeten de voorwaarden van de overheidsopdrachten worden vastgesteld. In dit geval zijn de algemene uitvoeringsregels zoals deze werden vastgesteld bij het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken integraal van toepassing. De lastvoorwaarden omvatten het bijzonder bestek, inclusief samenvattende meetstaat en offerteformulier.

Financiële gevolgen

Raming: € 115.702,00 excl. btw of € 139.999,42 incl. 21% btw.

Financieel advies:

Adviezen

Gunstig visum FA 24/00188 van Financiele dienst van 12 augustus 2024

Publieke stemming

Aanwezig: Julie De Clerck, Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Daan Versonnen, Lola Vanderweyen, Jan Fonderie, Guido Vaganée, Eddy Michiels, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Wim Van der Donckt, Hilde Smets, Geert Teughels, Pascal Vercammen, Karl Theerens, Marcel Claes, Hilde De Ruysscher, Veerle Stephani, Ineke van Rijsbergen

Voorstanders: Julie De Clerck, Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Daan Versonnen, Lola Vanderweyen, Guido Vaganée, Eddy Michiels, Wim Van der Donckt, Hilde Smets, Rudi Withaegels, Geert Teughels, Pascal Vercammen, Karl Theerens, Marcel Claes, Hilde De Ruysscher, Veerle Stephani

Onthouders: Jan Fonderie, Barbara Maes, Annick Van den Broeck

Resultaat: Met 17 stemmen voor, 3 onthoudingen

Besluit

Artikel 1 - Stelt de voorwaarden van de overheidsopdracht 'Hybride vergaderen raadzaal' vast, zoals vermeld in het bestek met nr. 2024/RS-1450, opgesteld door de technische dienst en de ICT-dienst, en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.

Artikel 2 - Kiest als wijze van gunning voor de onderhandelingsprocedure zonder bekendmakingsregels bij de aanvang van de procedure, doch indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers.