De nota interne werking beschrijft de concrete werking van de adviesraad.
Met het oog op een uniforme administratieve werking van de adviesraden, heeft het bestuur een stramien ontworpen aan de hand waarvan de "nota interne werking" verder kan worden opgemaakt. Dit stramien is als bijlage toegevoegd.
Uit de vergelijking van het "huishoudelijk reglement" van de vorige periode en het sjabloon "nota interne werking" blijkt dat er weinig verschilpunten zijn tussen beide documenten.
Aan artikel 7 - "Bijeenroeping" - wordt "voorlopige" toegevoegd.
Bij artikel 9 - "Stemming" - wordt "de beraadslaging en" geschrapt.
Na overleg wordt de volledige "Nota interne werking voor de Bibliotheekraad" unaniem goedgekeurd volgens de versie zoals opgenomen in "besluit".
Enig artikel: De nota interne werking wordt goedgekeurd zoals hieronder weergegeven.
HOOFDSTUK 1 - STRUCTUUR EN SAMENSTELLING
Artikel 1 - Samenstelling
De Bibliotheekraad bestaat uit stemgerechtigde en niet-stemgerechtigde leden zoals bepaald in de statuten.
Artikel 2 – Voorzitter
De Bibliotheekraad kiest zelf een voorzitter onder de leden.
Artikel 3 – Secretaris
De secretaris van de adviesraad is de ambtenaar die gelast is met de ondersteuning van de adviesraad.
HOOFDSTUK 2 – WERKING
Artikel 4 – Aantal vergaderingen
De Bibliotheekraad komt ten minste twee keer per jaar samen en telkens wanneer de noodzakelijkheid zich voordoet.
Artikel 5 – Quorum
De Bibliotheekraad kan geldig beraadslagen indien ten minste één derde van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Als er op de eerste vergadering onvoldoende stemgerechtigde leden aanwezig zijn, wordt een tweede vergadering bijeengeroepen die geldig kan beraadslagen ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden. Tussen deze twee vergaderingen moet een termijn van 14 dagen verstrijken.
Artikel 6 – Voorzitterschap
De samenkomsten van de Bibliotheekraad worden voorgezeten door de voorzitter, bij diens afwezigheid wordt een ander lid van de Bibliotheekraad aangeduid.
Artikel 7 – Bijeenroeping
De oproeping gebeurt op vraag van de voorzitter, en door de secretaris. De uitnodigingen met de vermelding van de agenda en relevante documenten worden tijdig, voor de bijeenkomst, per e-mail verstuurd naar de leden.
De Bibliotheekraad bepaalt tijdens de bijeenkomst de voorlopige datum voor de volgende vergadering.
Artikel 8 – Agenda
De dienstdoende voorzitter en de secretaris stellen de agenda op. Op de agenda moet elk voorstel worden ingeschreven dat schriftelijk door een lid werd ingediend bij de secretaris en/of de voorzitter. Elk lid kan hen verzoeken een punt op de agenda te plaatsen.
Artikel 9 – Stemming
Alleen stemgerechtigde leden kunnen aan de stemming deelnemen. De stemming gebeurt mondeling, tenzij er over personen wordt gestemd, in welk geval er geheim wordt gestemd.
Alle beslissingen worden met een gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden genomen. Bij staken van stemmen is de stem van de voorzitter van de vergadering beslissend.
Artikel 10 – Notulen
Van elke vergadering van de Bibliotheekraad wordt een verslag opgesteld dat zo snel mogelijk via e-mail voor goedkeuring aan de leden wordt bezorgd.
Indien er binnen de 14 dagen na verzending van de notulen geen opmerkingen zijn gegeven, wordt het verslag geacht te zijn goedgekeurd.
Artikel 11 - Bekendmaking
De notulen - en indien van toepassing de bijlage(n) - van de Bibliotheekraad worden bekend gemaakt op de bekendmakingsomgeving op de gemeentelijke website.
Artikel 12 - Werkgroepen
De Bibliotheekraad kan in zijn midden werkgroepen oprichten, voor onderzoek en studie van bepaalde aspecten van het beleid.
Externe deskundigen kunnen gehoord worden in het kader van de adviesverlening over een specifiek item.
De werkgroepen vergaderen afzonderlijk om te beraadslagen over problemen eigen aan de hen toegewezen opdracht. Alle voorstellen en ontwerpadviezen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Bibliotheekraad.