Besluit  Gemeenteraad

Voorgeschiedenis

• 26/10/2023: De principiële beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv tot gunning via een openbare procedure van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit de verwerving van standaard software en bijhorende dienstverlening.
• De in uitvoering van deze beslissing door de raad van bestuur van Cipal dv goedgekeurde opdrachtdocumenten, inzonderheid:
  • Het selectiedocument waar het stelt (punt 3.8): “Cipal dv zal in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17/06/2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal. Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale kunnen beroepen om een totaaloplossing in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst.";
  • Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst): Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten;
  • Het bestek waar het stelt (punt 4.9): “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelende toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent.”;
  • Het bestek waar het stelt (punt 4.7): “Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever - net als elke andere afnemer - steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren.”.
• 12/09/2024: De beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv, waarbij voornoemde opdracht wordt gegund aan SoftwareONE BE bv met maatschappelijke zetel te Esplanade 1, 1020 Brussel.

Feiten en context

De voornoemde opdracht van Cipal dv 'Raamovereenkomst voor de verwerving van licenties, gebruiksrechten, cloudabonnementen, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaard software en bijhorende dienstverlening' is een raamovereenkomst met één leverancier en Cipal dv treedt hierbij op als aankoopcentrale in de zin van artikelen 2,6° en 47 van de wet van 17/06/2016.

Het is aangewezen dat de gemeente gebruik maakt van de aankoopcentrale om volgende redenen:

• De in de raamovereenkomst voorziene ICT-infrastructuur voldoen aan de behoefte van het bestuur;
• Het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent;
• Cipal dv beschikt over knowhow en technische expertise inzake de aankoop van licenties, gebruiksrechten, cloudabonnementen, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaard software door aanbestedende overheden.

De gemeente is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting). Er kan dus nog steeds een offerteaanvraag gebeuren bij andere ondernemers.

De ICT-dienst van de gemeente Bonheiden stelt voor om toe te treden tot onderstaande luiken:

• Smart City Cloud platform - CSMRTIOH20;
• Geografische informatiesystemen (GIS) - CSMRTGIS21;
• ICT-infrastructuur - CSMRTINFRA23;
• Standaard software - CSMRTSOFT23b.

Alle bijlages (bestekken, documenten, ...) zijn te vinden via deze link: C-Smart (indien het niet direct te openen is: klik op de link met de rechter muisknop en kies voor de optie 'koppeling openen in nieuw tabblad).

Juridische grond

• Het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
• De Wet van 17/06/2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
• De Wet van 17/06/2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikels 2 (6°), 43 (§ 1, tweede lid) en 47 (§1 en §2).
• Het Koninklijk Besluit van 18/04/2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren.
• Het Decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur, inzonderheid artikel 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
• Het besluit van de gemeenteraad van 26/06/2019 houdende vaststelling van het begrip dagelijks bestuur i.h.k.v. overheidsopdrachten.

Argumentatie

De gemeente kan van de mogelijkheid tot afname van een raamovereenkomst via een opdrachtencentrale gebruik maken, waardoor zij krachtens artikel 47, §2 van de Wet van 17/06/2016 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren.

Financiële gevolgen