Het huishoudelijk reglement van het gemeentelijk feestcomité was toe aan een actualisatie. Een aantal kleine aanpassingen aan het huishoudelijk reglement maken het mogelijk om flexibeler te werken.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om dit huishoudelijk reglement goed te keuren.
Volgende wijzigingen worden voorgesteld aan het huishoudelijk reglement van het gemeentelijk feestcomité:
Het Decreet over het lokaal bestuur.
Artikel 1 - Wijzigt het huishoudelijk reglement van het gemeentelijk feestcomité als volgt:
Artikel 1
Dit huishoudelijk reglement regelt de werking van het feestcomité.
Artikel 2 Bevoegdheid
Het feestcomité heeft als taak de praktische organisatie van de gemeentelijke feestelijkheden en vieringen te bespreken, hierover voorstellen te formuleren aan het lokaal bestuur en ondersteuning te bieden bij diverse feestelijkheden.
Artikel 3 Vergaderingen
§1. Vergaderfrequentie
Het feestcomité vergadert minstens tweemaal per jaar.
§2. Bijeenroeping
Het feestcomité wordt bijeengeroepen door de voorzitter.
Wanneer minstens 1/3e van de leden het vraagt, is de voorzitter verplicht het comité bijeen te roepen op een dag en uur, door deze leden bepaald. In hun schriftelijke vraag aan de voorzitter moeten deze leden de agenda vermelden vergezeld van een verklarende nota, alsook de datum en het uur van de beoogde vergadering. Deze aanvraag moet worden ingediend, zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen, bepaald in dit reglement, kan nakomen.
De oproeping gebeurt via e-mail ten minste één week voor de vergadering. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingstermijn worden afgeweken.
De oproeping vermeldt dag, uur, plaats en agenda van de vergadering. Het verslag van de vorige vergadering wordt met de oproeping meegezonden.
§3. Agenda
De voorzitter stelt de agenda vast.
De leden kunnen punten voor de agenda voorstellen. Deze voorstellen moeten vergezeld zijn van een verklarende nota of van elk document dat het feestcomité kan voorlichten. Bij hoogdringendheid kan de voorzitter op vraag van een lid en mits instemming van de meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden, op de vergadering nog nieuwe punten aan de vergadering toevoegen.
§4. Voorzitterschap
De vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter van het gemeentelijk feestcomité of, bij diens afwezigheid, door de ondervoorzitter. Indien de voorzitter en de ondervoorzitter afwezig zijn, wordt het voorzitterschap waargenomen door het oudste lid.
De voorzitter opent en sluit de zittingen, hij leidt de debatten en verzekert de goede werking van het gemeentelijk feestcomité.
§5. Secretariaat
Een personeelslid van het lokaal bestuur staat het feestcomité bij voor de praktische organisatie.
§6. Aanwezigheidsvereisten
Het feestcomité kan geldig vergaderen indien ten minste één vierde van de leden aanwezig is.
§7. Stemming:
Het feestcomité streeft naar advisering bij consensus. Wordt geen consensus bereikt dan wordt geadviseerd bij volstrekte meerderheid van stemmen van de aanwezige stemgerechtigde leden. Bij staken van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend.
De stemming gebeurt mondeling behalve indien al de aanwezige stemgerechtigde leden anders beslissen.
Artikel 4 Verslag
Elke vergadering begint met de goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering. Elk lid heeft het recht bezwaren of opmerkingen tegen het verslag in te brengen. Worden de bezwaren gegrond bevonden, dan is de secretaris van het feestcomité gehouden een nieuw verslag voor te leggen, die in overeenstemming is met de beslissing van het feestcomité.
Het verslag wordt opgesteld door de secretaris van het feestcomité of in diens afwezigheid een lid van het feestcomité.
Artikel 5 Aanwezigheid van niet-leden op de vergadering
De schepen van feestelijkheden mag de zittingen van het feestcomité bijwonen en heeft een raadgevende stem.
Het gemeentelijk feestcomité kan personen die geen lid zijn, omwille van hun deskundigheid, uitnodigen. Zij hebben slechts een raadgevende stem.
Artikel 6 Mededeling van de adviezen
Het goedgekeurde verslag wordt ter kennis gebracht van het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 7 Ondertekening van de stukken
Alle briefwisseling worden ondertekend door de burgemeester en algemeen directeur van het lokaal bestuur.
Artikel 8 Informatierecht
De leden van het gemeentelijk feestcomité hebben recht van inzage en informatie van alle stukken en documenten die verband houden met de bevoegdheden van het gemeentelijk feestcomité, voor zover dit niet door andere wetgeving is verhinderd.
Artikel 2 - Maakt dit reglement binnen de 10 dagen bekend op de gemeentelijke webtoepassing, overeenkomstig artikelen 286 en 287 van het Decreet over het lokaal bestuur en brengt de toezichthoudende overheid hiervan dezelfde dag op de hoogte, overeenkomstig artikel 330 van het Decreet over het lokaal bestuur.