Besluit Gemeenteraad

wo 28/04/2021 - 20:30

Overheidsopdrachten - Scanning analoge bouwdossiers via de aankoopcentrale TMVS - servicecentrum Creat: Akkoord

Aanwezig: Julie De Clerck, voorzitter gemeenteraad
Lode Van Looy, burgemeester
Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Pascal Vercammen, Hilde Schueremans, schepenen
Jan Fonderie, Luc De Weerdt, Yves Goovaerts, Guido Vaganée, Eddy Michiels, Karolien Huibers, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Wim Van der Donckt, Hilde Smets, Daan Versonnen, Rudi Withaegels, Geert Teughels, Charlotte Pittevils, Karl Theerens, Marcel Claes, gemeenteraadsleden
Ethel Van den Wijngaert, algemeen directeur

Verontschuldigd: Frans Uytterhoeven, schepen

In kader van de verdere digitalisering en optimalisering van onze dienstverlening is het belangrijk dat de analoge bouwdossiers worden ingescand.

Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld hiervoor een beroep te doen op de aankoopcentrale TMVS (Tussengemeentelijke Maatschappij Voor Services) van Farys, met Creat als servicecentrum.

Voorgeschiedenis

27/02/2019: Besluit van de gemeenteraad betreffende hun akkoord met de toetreding tot de aankoopcentrale TMVS van Farys - servicecentrum Creat.
19/03/2021: Offerte Creat m.b.t. scanning analoge bouwdossiers.
02/04/2021: Goedkeuring door de werkgroep digitalisering grondgebiedszaken van het plan van aanpak van de scanning van het analoog archief van de dienst ruimtelijke ordening.
13/04/2021: Het college van burgemeester en schepenen verzoekt de voorzitter van de gemeenteraad dit punt te agenderen op de zitting van de gemeenteraad van 28/04/2021.

Feiten en context

Voor de reorganisatie van de benedenverdieping i.h.k.v. het dienstverleningstraject, is het belangrijk dat de analoge bouwvergunningen (+/- 10.000 dossiers) snel worden gedigitaliseerd.

Het digitaliseringsproces heeft dan ook 2 doelstellingen:

Creëren van ruimte op de vleugel grondgebiedszaken;
Ontsluiten van de digitale informatie.

In het budget 2021 is € 50.000 ingeschreven voor digitalisering van de dossiers van de dienst ruimtelijke ordening.

Bij de uitwerking van dit project werden de verschillende mogelijkheden tegen elkaar afgewogen (alles ineens scannen versus 'scanning on demand', intern versus extern). Er werden verschillende offertes opgevraagd, maar werken via de aankoopcentrale TMVS was zowel budgettair als organisatorisch de meest optimale keuze.

De verkavelingsdossier (+/- 1.000 dossiers) zullen intern gedigitaliseerd worden en vallen buiten deze opdracht.

Adviezen

Juridische grond

De Wet van 29/07/1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen.
Het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
De Wet van 17/06/2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
De Wet van 17/06/2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 47,§2.
Het Koninklijk Besluit van 18/04/2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, inzonderheid artikel 90 1°.
Het Decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur, inzonderheid artikel 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
Het Decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
Het Bestuursdecreet van 07/12/2018.
Besluit van de gemeenteraad van 27/02/2019 betreffende hun akkoord met de toetreding tot de aankoopcentrale TMVS van Farys - servicecentrum Creat

Financiële gevolgen

In het meerjarenplan 2020-2025 is € 50.000 onder A9.4.1 Bonheiden digitaliseert de analoge verkavelingsdossiers (prioritair) en bouwdossiers. De offerte aangeleverd door Creat bedraagt € 72.009. Er zullen hierom dus intern kredieten verschoven worden.

Ricoh - totaal project	€ 66.309
vermindering verkavelingsaanvragen	€ -3.276
geen vernietiging	€ -3.522
	€ 59.511
btw 21%	€ 72.009

VISUM:

Adviezen

Visum financieel beheerder
Het visum van de financieel directeur wordt toegekend aan deze verbintenis. Daarmee wordt bevestigd dat er geen enkele aanwijzing is gevonden dat deze uitgave onwettig, onregelmatig of zonder voldoende krediet in het lopende boekjaar of zonder verbintenis mogelijk binnen het meerjarenplan zou worden aangegaan mits verschuiving krediet van A30.7 Nog aan te gane leningen: interesten via MJPV

Gunstig mits aanpassing visum Visum 2021/0092 van Els Van Bever van 12 april 2021

Publieke stemming

Aanwezig: Julie De Clerck, Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Pascal Vercammen, Hilde Schueremans, Jan Fonderie, Luc De Weerdt, Yves Goovaerts, Guido Vaganée, Eddy Michiels, Karolien Huibers, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Wim Van der Donckt, Hilde Smets, Daan Versonnen, Rudi Withaegels, Geert Teughels, Charlotte Pittevils, Karl Theerens, Marcel Claes, Ethel Van den Wijngaert

Voorstanders: Julie De Clerck, Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Pascal Vercammen, Hilde Schueremans, Jan Fonderie, Luc De Weerdt, Yves Goovaerts, Guido Vaganée, Eddy Michiels, Karolien Huibers, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Wim Van der Donckt, Hilde Smets, Daan Versonnen, Rudi Withaegels, Geert Teughels, Charlotte Pittevils, Karl Theerens, Marcel Claes

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

Besluit

Enig artikel - Doet beroep op de aankoopcentrale TMVS (Tussengemeentelijke Maatschappij Voor Services) van Farys voor het scannen van de analoge bouwdossiers.