Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Artikel 1 - Geeft goedkeuring aan het reglement financiële ondersteuning van evenementen met bovenlokale uitstraling.

Reglement financiële ondersteuning voor de organisatie van evenementen met bovenlokale uitstraling

1. Doelstelling

Het lokaal bestuur Bonheiden wil initiatieven ondersteunen die bijdragen aan een bruisend en inclusief vrijetijdsaanbod. Door ondersteuning te bieden aan evenementen van bijzondere aard met bovenlokale uitstraling, wil het lokaal bestuur Bonheiden de gemeenschapsvorming en de positieve uitstraling van de gemeente Bonheiden bevorderen.

Met dit reglement biedt de gemeente een duidelijk en transparant kader voor de toekenning van financiële ondersteuning aan evenementen van bijzondere aard met bovenlokale uitstraling.

2. Voorwerp

Dit reglement bepaalt de voorwaarden, criteria, categorieën, bedragen en procedures voor de toekenning van financiële ondersteuning voor evenementen van bijzondere aard met bovenlokale uitstraling.

Binnen de perken van de kredieten die jaarlijks op de gemeentelijke begroting worden goedgekeurd in het kader van de meerjarenplanning, kan financiële ondersteuning worden toegekend overeenkomstig dit reglement.

Het reglement is van toepassing op evenementen die worden georganiseerd door een lokaal erkende vereniging en plaatsvinden op het grondgebied van Bonheiden-Rijmenam.

3. Definities en begrippen

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

• Evenement: een publiek toegankelijke activiteit of publiek programma, al dan niet betalend, dat tijdelijk plaatsvindt op één of meerdere locaties en gericht is op een brede doelgroep.
• Evenement van bijzondere aard: een evenement dat een duidelijke meerwaarde biedt voor het lokale vrijetijdsaanbod en niet behoort tot de reguliere jaarwerking van een vereniging.
• Evenement met bovenlokale uitstraling: een evenement dat aantoonbaar bezoekers, deelnemers, partners of media-aandacht bereikt buiten de gemeente Bonheiden. Er worden drie niveaus onderscheiden:
1. Regionale uitstraling: Het evenement bereikt hoofdzakelijk publiek uit omliggende gemeenten of uit de regio Rivierenland. De communicatie richt zich aantoonbaar op meerdere buurgemeenten en de bezoekers komen uit een ruimere lokale omgeving.
2. Vlaamse uitstraling: Het evenement trekt bezoekers of deelnemers uit meerdere provincies of wordt opgenomen in bovenlokale (Vlaamse) cultuur-, sport- of vrijetijdskanalen. Partners of deelnemers komen aantoonbaar van buiten de regio.
3. (Inter)nationale uitstraling: Het evenement ontvangt deelnemers, publiek of programmatie uit het buitenland, of werkt samen met (inter)nationale organisaties of netwerken. De communicatie gebeurt ook via (inter)nationale kanalen.

• Organisator: een erkende vereniging.
• Erkende vereniging: een vereniging erkend door het lokaal bestuur Bonheiden conform het reglement voor de erkenning van verenigingen 2026-2031.
• College: het college van burgemeester en schepenen van het lokaal bestuur Bonheiden.
• Financieel verslag: een overzicht van alle uitgaven, met vermelding van hun aanwending, en van alle inkomsten, inclusief opbrengsten uit ticketverkoop, sponsoring en eventuele andere bronnen.
• Inhoudelijk verslag: een korte omschrijving van het evenement, het dagprogramma, de betrokken partners en het aantal aanwezige bezoekers met een inschatting van hun woonplaats.
• Communicatieplan: een beschrijving van de geplande communicatiemiddelen en -kanalen, aangevuld met een tijdsplanning van de communicatieve acties.
• Afvalbeheersplan: een overzicht van alle voorziene en genomen maatregelen ter beheersing van de afvalstromen gericht op het maximaal voorkomen van afval en het optimaliseren van het selectief inzamelen.
• Beeldmateriaal van het evenement: digitale foto’s en/ of video’s waarbij door externen een beeld kan worden gevormd van de aard van het evenement, de locatie en het aantal aanwezigen.

4. Doelgroep

De financiële ondersteuning kan worden aangevraagd door erkende verenigingen.

5. Voorwaarden

Een evenement komt in aanmerking als het cumulatief voldoet aan de basisvoorwaarden. De concrete drempels per ondersteuningsniveau worden vermeld in de determinatietabel (cf. artikel 6).

A. Inhoudelijke voorwaarden

• Het evenement sluit aan bij de gemeentelijke beleidsdoelstellingen.
• Het aanbod is aanvullend op het bestaande vrijetijdsaanbod in de gemeente.
• De organisator beschikt over een afvalbeheersplan.
• Het evenement is vrij van politieke of religieuze doeleinden.
• De organisator heeft een officiële evenementenaanvraag ingediend via de gemeentelijke website.

B. Financiële voorwaarden

• De organisator legt na afloop een financieel verslag voor.
• De eigen inbreng moet ten minste gelijk zijn aan het bedrag van de verkregen subsidie.

C. Veiligheid en bezoekersaantallen

Afhankelijk van het aantal verwachte bezoekers is, conform de bepalingen inzake evenementenorganisatie in de gemeente Bonheiden, een veiligheidsadvies of veiligheidsoverleg noodzakelijk.

D. Toegangsprijs

Wanneer de toegangsprijs een vastgesteld bedrag per dag overschrijdt, voorziet de organisator een kansentarief via het systeem van Vrijetijdscheques en/ of UiTPAS, afhankelijk van het systeem dat op moment van aanvraag van kracht is in de gemeente Bonheiden.

E. Huurkost locatie (indien van toepassing)

Vereisten voor infrastructuurkosten volgens het ondersteuningsniveau.

F. Inclusie

• Het evenement is fysiek toegankelijk voor iedereen.
• Acties gericht op kwetsbare doelgroepen of buurtwerking volgens het niveau van het evenement.

6. Determinatietabel en bedragen

De financiële ondersteuning wordt bepaald op basis van onderstaande categorieën:

Criterium	Brons – € 500	Zilver – € 2.500	Goud – € 5.000
Bovenlokale uitstraling	Regionaal	Vlaanderen	(Inter) Nationaal
Aantal bezoekers en veiligheid	Min. 100	Min. 500 + advies noodplanning	Min. 800 + veiligheidsoverleg
Toegangsprijs per dag	Max €15 of geen limiet en kansentarief via vrijetijdscheques of UiTPAS	Max €15 of max €40 en kansentarief via vrijetijdscheques of UiTPAS	Max €15 of max €40 en kansentarief via vrijetijdscheques of UiTPAS
Huurkost locatie	Geen voorwaarden	Huurkost van de gebruikte infrastructuur bedraagt meer dan €250	Huurkost van de gebruikte infrastructuur bedraagt meer dan €750
Inclusiemaatregelen	Geen bijkomende voorwaarden	Acties voor kwetsbare doelgroepen of buurtwerking	Acties voor kwetsbare doelgroepen of buurtwerking

Wanneer wordt aangetoond dat de volledige opbrengst naar een vooraf aangeduid goed doel gaat, wordt de financiële ondersteuning verhoogd met € 100 voor brons, met € 500 voor zilver en met € 800 voor goud, zijnde 1 euro per minimumaantal bezoekers op het evenement.

7. Aanvraag voor financiële ondersteuning

De aanvraag voor financiële ondersteuning wordt ingediend via het digitale formulier van de gemeente zoals vermeld op de gemeentelijke website.

De aanvraag gebeurt uiterlijk zes weken vóór de datum van het evenement.

Volgende documenten worden toegevoegd:

• beschrijving van concept en doelstellingen
• begroting met inschatting van eigen inbreng
• communicatieplan
• afvalbeheersplan
• bewijs van aanvraag van het evenement

8. Beoordeling

Het college beoordeelt de aanvraag op ontvankelijkheid, volledigheid en inhoud. Indien nodig kan het college bijkomende informatie opvragen. Het college neemt een principiële beslissing binnen zestig dagen na ontvangst van een volledige aanvraag en bepaalt op basis van de determinatietabel het ondersteuningsniveau.  De definitieve beslissing wordt genomen nadat alle vereiste documenten werden ingediend en goedgekeurd.

9. Uitbetaling

De subsidie wordt uitbetaald na ontvangst en goedkeuring van:

• het financieel verslag
• bewijsstukken van de gemaakte uitgaven en van de eigen inbreng
• een kort inhoudelijk verslag
• beeldmateriaal van het evenement (ter ondersteuning van gemeentelijke communicatie)

10. Weigering

De beslissing tot ondersteuning kan worden geweigerd wanneer:

• het evenement niet voldoet aan de voorwaarden
• de aanvraag foutieve informatie bevat
• de beschikbare begrotingskredieten volledig werden aangewend
• de realisatie van het evenement in ernstige mate afwijkt van het ingediende dossier
• de financiële afrekening niet uiterlijk 3 maanden na het evenement wordt ingediend

11. Bezwaren

Bezwaren worden binnen één maand na kennisgeving schriftelijk ingediend bij het college. De indiener moet kunnen aantonen dat het bezwaar tijdig werd ingediend en ontvangen.

12. Ingangsdatum

Dit reglement treedt in werking op 01/01/2026 en vervangt het nominatief toekennen van evenementensubsidies in de meerjarenplanning.

13. Overgangsmaatregelen

Aanvragen voor evenementen die plaatsvinden vóór 01/01/2026 worden behandeld volgens de procedures die op dat moment van kracht zijn.
Vanaf 01/01/2026 worden alle aanvragen volgens dit reglement beoordeeld.

Artikel 2 - Maakt dit reglement binnen de 10 dagen bekend op de gemeentelijke website, overeenkomstig artikelen 286 en 287 van het Decreet over het lokaal bestuur en brengt de toezichthoudende overheid hiervan dezelfde dag op de hoogte, overeenkomstig artikel 330 van het Decreet over het lokaal bestuur.