Besluit  Gemeenteraad

Voorgeschiedenis

• 18/12/2013: Besluit van de gemeenteraad houdende oprichting van vzw Krankhoeve als extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm.
• 18/12/2013: Besluit van de gemeenteraad houdende oprichting van vzw Berentrode als extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm.
• 18/12/2013: Besluit van de gemeenteraad houdende vaststelling van de ontwerpstatuten van EVA Krankhoeve.
• 18/12/2013: Besluit van de gemeenteraad houdende vaststelling van de ontwerpstatuten van EVA Berentrode.
• 10/04/2014: Ministerieel Besluit houdende goedkeuring van voormelde besluiten van de gemeenteraad van 18/12/2013.
• 18/12/2019: Besluit van de gemeenteraad houdende de goedkeuring van de evaluatie beheersovereenkomst EVA Krankhoeve.
• 18/12/2019: Besluit van de gemeenteraad houdende de goedkeuring van de evaluatie beheersovereenkomst EVA Berentrode.
• 16/10/2026: Voorlegging evaluatieverslag aan beheersorgaan vzw Krankhoeve - agendapunt 7.

Feiten en context

Inleiding

Art. 227 van Het Decreet over het lokaal bestuur bepaalt dat in de loop van het eerste jaar na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad een evaluatieverslag dient te worden voorgelegd over de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst en een evaluatieverslag van de verzelfstandiging, in dit geval het extern verzelfstandigd agentschap met privaatrechtelijke vorm. Gezien de installatie van de nieuwe gemeenteraad plaats vond begin december 2024 is dit bijgevolg voor de gemeenteraad van november 2025.

Art. 227. van Het Decreet over het lokaal bestuur bepaalt dat elk gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap in de loop van het eerste jaar na de volledige vernieuwing van de gemeenteraden een evaluatieverslag voorlegt aan de gemeenteraad over de uitvoering van de beheers- of samenwerkingsovereenkomst sinds de inwerkingtreding ervan. Dat verslag omvat ook een evaluatie van de verzelfstandiging, waarover de gemeenteraad zich binnen drie maanden uitspreekt.

Concreet zijn er twee EVA-vzw's opgericht:

1. EVA vzw Krankhoeve voor de uitvoering van het cultuurbeleid.
2. EVA-vzw Berentrode voor de uitvoering van het sportbeleid.

Gezien de werking van beide EVA-vzw's op elkaar zijn afgestemd, is er een gezamenlijk evaluatieverslag opgemaakt.

Evaluatieverslag

1. Wettelijke verplichting evaluatie werking extern verzelfstandigd agentschap met privaatrechtelijke vorm - vzw Krankhoeve/ vzw Berentrode.

Conform de bepalingen van Het Decreet over het lokaal bestuur, art 227 dient in de loop van het eerste jaar na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad een evaluatieverslag te worden voorgelegd over de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst en een evaluatieverslag van de verzelfstandiging, in dit geval het extern verzelfstandigd agentschap met privaatrechtelijke vorm.

Art. 227. van Het Decreet over het lokaal bestuur bepaalt dat elk gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap in de loop van het eerste jaar na de volledige vernieuwing van de gemeenteraden een evaluatieverslag voorlegt aan de gemeenteraad over de uitvoering van de beheers- of samenwerkingsovereenkomst sinds de inwerkingtreding ervan. Dat verslag omvat ook een evaluatie van de verzelfstandiging, waarover de gemeenteraad zich binnen drie maanden uitspreekt.

De samenwerkingsovereenkomsten tussen de gemeente en de vzw Krankhoeve respectievelijk vzw Berentrode werden in de loop van vorige legislatuur geactualiseerd conform de richtlijnen van VVSG. De doelstellingen van beide vzw’s worden gespecificeerd net als de werkingsmodaliteiten. Deze laatste zijn voor beide vzw’s afgestemd op elkaar ter bevordering van de transparantie en de administratieve vereenvoudiging.

De wettelijke verplichting is opgenomen in de statuten van de EVA vzw’s. 

Conform art. 5 van de statuten van beide vzw’s dienen de samenwerkingsovereenkomsten tussen de gemeente en de vzw’s opnieuw vernieuwd te worden binnen het jaar na de installatie van de nieuwe gemeenteraad.

Het evaluatieverslag wordt opgemaakt voor de beide EVA’s samen. Het motivatieverslag van de EVA’s opgesteld door advocatenkantoor GD&A van oktober 2013 – Verslag college van burgemeester en schepenen aangaande omvorming EVA-vzw vzw Berentrode en vzw Krankhoeve – en het motivatieverslag goedgekeurd op de GR van 18/12/2019 worden mede gebruikt als inspiratiebron voor het opstellen van deze evaluatie.

2. Evaluatie  EVA-vzw structuur

In het verslag van 2013 is de motivatie voor het oprichten van een EVA uitvoerig beschreven. De aangehaalde argumenten blijven relevant gezien geen essentiële wijzigingen zijn gebeurd sinds de oprichting van de EVA-vzw’s in 2014.

• Democratische controle en inspraak
• Lidmaatschap – betrokkenheid - participatie
• Financiële criterium
• Het marktgericht criterium
• Imago-criterium
• Fiscale behandeling
• Onafhankelijke programmatie

2.1. Democratische controle en inspraak

De gemeenteraad behoudt zeggenschap en controle over de werking van de EVA-vzw’s door enerzijds de samenstelling van het beleidsvoerende orgaan, de agenda van de algemene vergaderingen, waar de vertegenwoordiger van de gemeenteraad in de EVA, zijnde de bevoegde schepen, de meerderheid van de stemmen heeft en anderzijds de verplichte goedkeuring in de gemeenteraad van de samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente en de EVA-vzw.

Besluit: De EVA-vzw structuur biedt voldoende waarborgen om de gemeenteraad te laten beslissen welke graad van autonomie aan de EVA-vzw’s wordt toegekend en binnen welke krijtlijnen de EVA-vzw dient te werken. De bevoegdheid van de EVA-vzw is conform de wetgeving beperkt tot beleidsuitvoerende activiteiten.

2.2. Lidmaatschap – betrokkenheid - participatie

Betrokkenheid en participatie, een van de speerpunten van het bestuursakkoord, wordt gewaarborgd door de samenstelling van het beleidsuitvoerende orgaan, het bestuursorgaan en de algemene vergadering, waarbij deze is verdeeld over de politieke fracties en de gebruikers. Deze samenstelling waarbij de voorzitter verplicht behoort tot de groep van de gebruikers maakt dat de gebruikers een hoge graad van participatie hebben om te komen tot een gedegen en breed gedragen cultuurbeleid (podiumprogrammatie, vormingen, tentoonstellingen, cultuurprojecten) als het sportbeleid (sportpromotie, sportprogrammatie bij de vakantiewerking, ondersteuning sportclubs …).

Besluit: De huidige structuur biedt garanties op gewaarborgde participatie van gebruikers.

2.3. Financiële criterium

Het voordeel van de EVA-vzw structuur is het soepeler verlopen van het betalingsverkeer. Deze soepelheid tot aangaan van financiële verbintenissen is eigen aan zowel de cultuursector als de sportsector. Van de toegekende soepelheid is afgelopen bestuursperiode stelselmatig gebruik gemaakt bij de opmaak van de overeenkomsten met externe partners en artiesten.

Deze soepelheid gaat gepaard met een passend intern controlesysteem in functie van de organisatiebeheersing. Er is een jaarlijkse externe controle door een commissaris van de jaarrekening. De jaarrekening en begroting worden jaarlijks voorgelegd aan de gemeenteraad, bij elke betaling dienen verplicht twee personen te tekenen, de ondernomen acties worden opgevolgd door de beheersorganen algemene vergadering en raad van bestuur.

Een ander voordeel is dat de EVA-vzw de vrijheid heeft om een eigen prijszetting te handhaven op zowel het programmatiegedeelte als de huurtarieven voor de infrastructuur. Deze vrijheid is een noodzaak om vooral bij programmatie te kunnen inspelen op de vraag en aanbod van de markt en de ontvangsten op een soepele wijze af te stemmen op wisselende kosten. Dit voordeel wordt sterk ingezet bij opvolging budgetten waarbij in de loop van de programmatie de focus gelegd wordt op opvolging van het verschil tussen ontvangsten en kosten.

Besluit: De huidige EVA-structuur waarborgt een financiële transparantie. 

2.4.Het marktgericht criterium

Door de soepelere besluitvorming bij EVA-vzw’s is er ruimte om sneller op te treden  wanneer in concurrentie moet worden getreden met commerciële private spelers. Het geven van kortingen of andere afwijkende last-minute prijszettingen, organisatorische bijsturingen en snelle standpuntbepalingen zijn hier concrete voorbeelden van.

Besluit: De mogelijkheden van marketingtools door soepelere besluitvorming worden in realiteit effectief ingezet.

2.5. Imago-criterium

Op vlak van het voeren van een eigen promotiebeleid heeft de EVA-vzw structuur voordelen. Er wordt effectief met een eigen imago, label en communicatie naar buiten getreden hetgeen voordelen biedt in herkenbaarheid en laagdrempeligheid. Deze onafhankelijke positie kan van de EVA-vzw een duidelijke aanspreekpartner maken die een brede laag van de bevolking kan bereiken. Momenteel voeren zowel vzw Krankhoeve als vzw Berentrode hun eigen communicatie op sociale media en hebben beiden hun eigen webpagina die wat betreft look & feel verschilt van de klantvriendelijke doch administratieve gemeentelijke website. Ook het belang van het blijven beschikken over de eigen identiteit onder de vorm van een eigen herkenbare balie vormt in deze context een belangrijk aandachtspunt.

Besluit: Het beschikken van een eigen imago biedt voordelen voor de vlotte werking en ondersteunt het wervende karakter van de cultuur-/sportactiviteiten.

2.6. Fiscale behandeling

Door de vzw-werking is er een verschillende fiscale behandeling in vergelijking met een gemeentelijke structuur. EVA-vzw’s kunnen genieten van het recht tot geheel of gedeeltelijke recuperatie van btw bij sommige vooraf bepaalde kostendomeinen. Dit voordeel wordt momenteel weinig ingezet en dient nader onderzocht te worden of de gehanteerde structuur de meest opportune structuur is.

Besluit: Er is een verschillende fiscale behandeling mogelijk t.o.v. de gemeentelijke werking.  De optimalisatie van dit aspect, afgewogen tegen de andere voordelen, dient verder te worden onderzocht.

2.7. Politiek onafhankelijke programmatie

De huidige EVA-vzw structuur waarborgt een politieke onafhankelijkheid en geeft garanties dat de gebruikers van het cultuur- en sportaanbod kunnen genieten van een breed gamma aan activiteiten waarbij kwaliteit, afgestemd op de behoefte en laagdrempeligheid speerpunten zijn. De programmatie wordt immers behandeld en goedgekeurd in het bestuursorgaan waarbij elk lid een gelijke stem heeft in tegenstelling tot de samenstelling van de algemene vergadering waarbij de bevoegde schepen de meerderheid van de stemmen heeft wat voordelig is inzake democratische controle cfr 2.1.

Besluit: De politieke onafhankelijkheid bij het programmatiebeleid wordt gewaarborgd.

De operationele aandachtspunten bij de werking van de EVA-vzw’s

Op basis van de ervaringen van de afgelopen legislatuur is een SWOT-analyse opgesteld in het kader van de evaluatie en een voorstel voor de verdere werkingsstructuur.

Sterktes:

• De samenwerkingsovereenkomsten van beide EVA-vzw’s zijn op elkaar afgestemd en hebben bijgevolg dezelfde structuur hetgeen zowel naar transparantie als naar administratieve eenvormigheid voordelen biedt.
• De soepele en apolitieke besluitvorming biedt voor de praktische werking effectief een onmiskenbaar voordeel. 
• De soepele werking ontlast de projectmedewerkers aan administratieve werklast en bevordert de efficiëntie van hun dagelijkse werking.
• De eigen promotie- en profileringsmogelijkheden zijn een sterkte troef in de dagelijkse werking.
• Bij de uitvoering van de operationele beleidsuitvoerende taken wordt door het bestuursorgaan van de EVA-vzw voldoende vrijheid en vertrouwen geschonken aan de medewerkers van de beide diensten.
• De hoge betrokkenheid bij het merendeel van de leden van het bestuursorgaan is een sterk punt.  Elk overleg heeft rechtsgeldig plaats gevonden wat systematisch een aanwezigheid van de meerderheid van de leden inhoudt.
• Er kan teruggevallen worden op expertise inzake personeelsbeleid en financieel beleid vanuit de gemeente.
• Door de bestaande samenwerkingsovereenkomst draagt het lokaal bestuur de financiële risico’s die afgelopen periode standaard binnen de ingeschreven budgetten van de MJP zijn gebleven.

Zwaktes:

• De vzw werking heeft een specifieke werking met een eigen vzw-wetgeving. Deze regelgeving vraagt extra deskundigheid naast de regelgeving van een lokaal bestuur.
• De EVA-structuur vraagt een administratieve werklast die naast de gemeentelijke administratie uitgevoerd moet worden. Zowel de administratieve opvolging van de respectievelijke organen als de administratieve verplichtingen horende bij vzw-werking (opvolging UBO-register, neerlegging statuten, meldingen aanpassingen samenstelling bestuursorganen, ….) vormen een extra takenpakket.
• De opvolging van de financiële flow in kader van vzw-boekhouden. Deze financiële opvolging vraagt extra boekhoudkundige deskundigheid zoals o.a. btw-tarief. De correctheid van de boekingen wordt opgevolgd door de jaarlijkse revisie door een extern deskundig bureau.

Voorstel

Gezien de vele operationele voordelen wordt gepleit voor het behoud van de EVA-vzw  structuur voor zowel het cultuurbeleid als het sportbeleid. 

Wat de financiële opvolging betreft wordt bekeken welke interne ondersteuning kan geboden aan de EVA-vzw's door de gemeentelijke financiële dienst.

Juridische grond

Het Decreet over het lokaal bestuur.

Argumentatie

Het behoud van de EVA vzw-structuur voor het uitvoeren van het cultuur- en sportbeleid biedt voldoende voordelen naar effectieve werking en biedt voldoende garanties om de initiële doelstelling van het opzetten van een kwalitatief, politiek onafhankelijk en gedragen cultuur- en sportbeleid uit te voeren.