Besluit  Gemeenteraad

Voorgeschiedenis

01/10/2025: Aanvraag tot uitschrijven overheidsopdracht door dienst communicatie.

Feiten en context

Aan het einde van het jaar 2025 loopt de overheidsopdracht voor het opmaken, drukken en leveren van het gemeentelijk informatieblad Rijmheide en het drukken en leveren van het gemeentelijk informatieblad Seniorengids te einde, waarbij de editie januari-februari 2026 voor Rijmheide nog vervat zit in de huidige opdracht. Om een vlotte communicatie naar de inwoners te blijven verzekeren dient een nieuwe overheidsopdracht opgestart te worden.

De opdracht wordt uitgevoerd volgens de hierna vermelde technische vereisten.

• Er worden vier uitgaven per jaar gemaakt van het magazine Rijmheide (ma-apr-mei, jun-jul-aug, sept-okt-nov, dec-jan-febr). Voor het magazine Seniorengids zijn er 2 uitgaven per jaar (mrt-aug en sept-feb).
• Zowel de Rijmheide als de Seniorengids bevatten maximaal 40 bladzijden. Het aantal bladzijden wordt bepaald bij de samenstelling van de teksten.

De opdrachtnemer staat ook in voor de huis-aan-huis verspreiding van beide infobladen in de gemeente Bonheiden, via een postkantoor of distributiecentrum. Dit omvat de tijdige reservering van de verspreiding bij het postkantoor of distributiecentrum op basis van het tijdsschema dat de communicatiedienst bezorgt voor de hele periode van de opdracht, de levering van de nodige exemplaren en de voorfinanciering.
De exacte verspreidingskost wordt achteraf zonder meerkost gefactureerd aan de gemeente.

• Seniorengids: 1.400 exemplaren, gedrukt op adres, in het postkantoor of distributiecentrum. De overige 500 exemplaren bij de communicatiedienst, Jacques Morrensplein 10, 2820 Bonheiden
• Rijmheide: 7.250 exemplaren, gedrukt op adres, in het postkantoor of distributiecentrum. De overige 250 exemplaren bij de communicatiedienst, Jacques Morrensplein 10, 2820 Bonheiden.

In het kader van de opdracht 'Opmaak, druk en levering van gemeentelijke infomagazines Rijmheide en Seniorengids - 2026-2027' werd een bestek met nr. 2025/ID-1536 opgesteld door de communicatiedienst.
Deze opdracht is als volgt opgedeeld:

• Basisopdracht (Opmaak, druk en leveren van gemeentelijke infoblad Rijmheide en druk en leveren van gemeentelijk infoblad Seniorengids), raming: € 34.180,00 excl. btw of € 37.472,80 incl. btw;
• Verlenging 1 (Opmaak, druk en leveren van gemeentelijke infoblad Rijmheide en druk en leveren van gemeentelijk infoblad Seniorengids), raming: € 34.180,00 excl. btw of € 37.472,80 incl. btw.

De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 68.360,00 excl. btw of € 74.945,60 incl. btw.
De opdracht zal worden afgesloten voor een duur van 12 maanden vanaf 01/01/2026.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Adviezen

Juridische grond

• De wet van 29/07/1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
• Het koninklijk besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
• De wet van 17/06/2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
• De wet van 17/06/2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 143.000,00 niet) en artikel 57.
• Het koninklijk besluit van 18/4/2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.
• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22/12/2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 56, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen.
• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22/12/2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht
• Het Bestuursdecreet van 7/12/2018.

Argumentatie

• Aangezien het vooropgestelde bedrag lager ligt dan € 143.000 exclusief btw. wordt er voorgesteld de overheidsopdracht te gunnen via de meest soepele procedure, namelijk de onderhandelingsprocedure zonder naleving van bekendmakingsregels bij de aanvang van de procedure doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers.
• Tevens moeten de voorwaarden van de overheidsopdrachten worden vastgesteld. In dit geval zijn de algemene uitvoeringsregels zoals deze werden vastgesteld bij het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken integraal van toepassing. De lastvoorwaarden omvatten het bijzonder bestek, inclusief samenvattende meetstaat en offerteformulier.
• In het kader van de opdracht 'Opmaak, druk en levering van gemeentelijke infomagazines Rijmheide en Seniorengids - 2026-2027' werd een bestek met nr. 2025/ID-1536 opgesteld door de communicatiedienst.
• Voorheen werden de magazines in 2 verschillende overheidsopdrachten gegund. Om een eenvoudigere werking en economisch voordeligere overeenkomst te bekomen werd beslist voor beide infobladen in 1 overheidsopdracht uit te schrijven.
• De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 68.360,00 excl. btw of € 74.945,60 incl. btw, basisopdracht en verlenging.
• Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Financiële gevolgen

De uitgave voor deze opdracht is voorzien in A1.2.1306 Opmaak en drukken Rijmheide en in actiepunt A1.2.1301 Bonheiden geeft een seniorengids uit.

Raming van de opdracht:

Basisopdracht (Opmaak, druk en leveren van gemeentelijke infoblad Rijmheide en druk en leveren van gemeentelijk infoblad Seniorengids), raming: € 34.180,00 excl. btw of € 37.472,80 incl. btw.
Verlenging 1 (Opmaak, druk en leveren van gemeentelijke infoblad Rijmheide en druk en leveren van gemeentelijk infoblad Seniorengids), raming: € 34.180,00 excl. btw of € 37.472,80 incl. btw.
De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 68.360,00 excl. btw of € 74.945,60 incl. btw.

Financieel advies:

Adviezen

• Gunstig visum FA 2025/00281 van Financiele dienst van 16 november 2025