Besluit  Gemeenteraad

Voorgeschiedenis

• 02/03/2021: Goedkeuring toewijzing van de opdracht aan C-Smart voor een periode van 3 jaar.
• 02/04/2024: Offerte van C-Smart.
• 02/04/2024: Contractvoorstel van C-Smart.

Feiten en context

C-smart is onderdeel van CIPAL. Vennoten van CIPAL kunnen beroep doen op een externe functionaris gegevensbescherming, oftewel DPO (Data Protection Officer), van CIPAL om het volledige informatieveiligheidsbeleid te organiseren onder volgende voorwaarden:

• Intekenen voor 3 jaar;
• Intekenen voor volledige opdracht externe functionaris gegevensbescherming (DPO);
• Enkel de werkelijke kost van de consulent wordt doorgerekend;
• Jaarlijkse facturatie gebeurt in de eerste maand.

De DPO krijgt volgende opdrachten mee:

• De naleving van de verordening controleren en van de andere gegevensbeschermingsbepalingen van de EU en de interne regels van de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker;
• Bijstaan van de verwerkingsverantwoordelijke of verwerker in de gegevensbeschermingseffectbeoordeling;
• Bijstaan van de verwerkingsverantwoordelijke of verwerker in de opmaak van het register van de verwerkingsactiviteiten;
• Samenwerken met de toezichthoudende autoriteit;
• Fungeren als contactpersoon, zowel voor interne medewerkers als externe betrokkenen;
• De functionaris neemt alle taken op, zoals voorzien in de verordening en rapporteert hierover aan de algemeen directeur.

De contactgegevens van de functionaris moeten bekend gemaakt worden aan interne medewerkers, vrijwilligers en mandatarissen als ook aan de inwoners van Bonheiden in zijn privacyverklaring. Daarnaast moet de aanstelling aan de Vlaamse Toezichtcommissie, Autoriteit gegevensbescherming en de KSZ gemeld worden.

Adviezen

Juridische grond

• De Europese verordening van 27/04/2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.
• Het Decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur.
• De wet van 30/07/2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met de betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
• Het Bestuursdecreet van 07/12/2018.

Argumentatie

C-smart begeleidt lokale besturen inzake Informatieveiligheid. C-smart beschikt over een team van medewerkers met de benodigde kwalificaties om op te treden als functionaris gegevensbescherming. Door de opdracht toe te wijzen aan C-smart als organisatie kan een grotere continuïteit in de dienstverlening gegarandeerd worden. 

Financiële gevolgen

De kostprijs voor een externe functionaris gegevensbescherming (DPO) voor 15 dagen op jaarbasis en een looptijd van drie jaar is € 10.884,45 per jaar excl. btw of in totaal € 13.170,18 incl. 21% btw per jaar. 

Mogelijkheid bij te bestellen aan dagtarief € 725,63 excl. btw.

Financieel advies:

Adviezen

• Visum financieel beheerder

  Het visum van de financieel directeur wordt toegekend aan deze verbintenis. Daarmee wordt bevestigd dat er geen enkele aanwijzing is gevonden dat deze uitgave onwettig, onregelmatig of zonder voldoende krediet in het lopende boekjaar of zonder verbintenis mogelijk binnen het meerjarenplan, zou worden aangegaan.

  Gunstig visum Visum 2024/0129 van Els Van Bever van 05 april 2024