Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd om akkoord te gaan met het opzetten van een lokale samenwerking tussen het Agentschap Opgroeien en het OCMW.
06/08/2024: Gunstig advies van de Data Protection Officer, Rik Geerts (zie advies omtrent protocol als bijlage).
Om onderbescherming tegen te gaan en om ondersteuning van kwetsbare doelgroepen te maximaliseren is een samenwerking met het lokaal team van Kind en Gezin cruciaal. Het lokale Team van Kind en Gezin kan immers een (mogelijke) kwetsbaarheid vaststellen bij mensen die nog niet gekend zijn bij het OCMW. Daarom is het aangewezen dat het lokale team deze informatie, per casus, zou mogen overmaken aan het OCMW. Om dit in goede banen te leiden werden er basisdocumenten opgesteld. Concreet gaat het over een samenwerkingsovereenkomst en een protocol.
Er zijn geen financiële gevolgen verbonden aan deze lokale samenwerking.
Artikel 1- Keurt onderstaande samenwerkingsovereenkomst tussen het lokaal team van Kind en Gezin Neteland en het OCMW van Bonheiden goed:
Deze overeenkomst geeft aan binnen welk kader en omwille van welke doelstellingen, identificatiegegevens van kwetsbare mensen kunnen doorgegeven worden vanuit het lokaal team Kind naar Gezin naar het OCMW van de verblijfplaats van de betreffende perso(o)n(en). In het kader van deze overeenkomst kunnen ook meer concrete acties worden opgezet, waarbij de samenwerkingsafspraken als bijlage bij deze overeenkomst kunnen gaan.
Artikel 1: Contracterende partijen
Deze samenwerkingsovereenkomst wordt afgesloten tussen:
Artikel 2: Doel en voorwerp van de samenwerkingsovereenkomst
Deze samenwerkingsovereenkomst kadert in
In deze overeenkomst gaat het concreet over de samenwerkingsafspraken bij het doorgeven
Artikel 3: Doelstellingen, acties en engagementen
Deze overeenkomst concretiseert de samenwerking binnen de globale doelstellingen die beide organisaties hebben.
Voor het lokaal team Kind en Gezin zijn dit doelstellingen op het vlak van geïntegreerde preventieve gezinsondersteuning, waaronder de ondersteuning van gezinnen in de realisatie van hun grondrechten en het toegankelijk maken van basisvoorzieningen en materiële en financiële ondersteuning.
Concreet gaat dit over:
Voor het OCMW zijn dit dezelfde strategische doelstellingen als omschreven in de organieke wet op de OCMW’s van 8 juli 1976 en het decreet lokaal sociaal beleid, namelijk het verhogen van de toegang tot de sociale hulp- en dienstverlening en het tegengaan van onderbescherming.
Concreet gaat dit over :
Specifieke acties of samenwerkingsafspraken naast deze met betrekking tot gegevensdeling zijn opgenomen in de bijlage bij deze overeenkomst.
Artikel 4: Gegevensdeling
De gegevensdeling kan gebeuren vanuit een lokaal teamlid Kind en Gezin die gebonden is aan het beroepsgeheim (vermeld in art. 458 van het Strafwetboek) naar (een) maatschappelijk werker(s) van het OCMW van de verblijfplaats van de cliënt in kwestie die concrete hulp- en dienstverlening namens het OCMW aan die cliënt kan bieden en die door hetzelfde beroepsgeheim gebonden is/zijn.
De cliënt moet vooraf geïnformeerd zijn over:
Het delen van de betreffende gegevens is vrijwillig en alleen mogelijk als de cliënt daarvoor zijn vrije en uitdrukkelijke toestemming heeft verleend.
Het gaat concreet over de volgende gegevens van de cliënt:
Elektronische gegevensdeling gebeurt ad hoc volgens een getekend protocol en geldende richtlijnen naar volgende mailbox info@ocmwbonheiden.be enkel toegankelijk voor medewerkers van het OCMW, onderworpen aan het beroepsgeheim. In het kader van deze samenwerkingsovereenkomst dient in deze een protocol inzake elektronische gegevensdeling tussen het lokaal team Kind en Gezin en het OCMW te worden afgesloten. De geldende voorwaarden voor de gegevensdeling zijn in dit protocol omschreven. Het protocol gaat als bijlage bij deze samenwerkingsovereenkomst.
Een maatschappelijk werker van het OCMW neemt contact op met de cliënt. Hij luistert naar zijn hulpvragen, verschaft hem informatie, bekijkt, samen met de cliënt, of zijn rechten uitgeput zijn, biedt hem sociale hulp- en dienstverlening aan en/of verwijst hem door naar de gepaste lokale sociale hulp- en dienstverlening.”
Artikel 5: Contactpersonen i.v.m. deze samenwerkingsovereenkomst
Voor het OCMW van Bonheiden
Organisatie Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn
Vertegenwoordiger(s) van de rechtspersoon: mevrouw Julie De Clerck. voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, en mevrouw, Ethel Van den Wijngaert, algemeen directeur.
Functionaris gegevensbescherming (FGB) of Data protection officer (DPO) (bij de ondertekening van deze overeenkomst en bijhorend protocol: voornaam, naam en e-mailadres) :Rik Geerts -privacy@c-smart.be
Contactpersoon in het kader van deze overeenkomst: Tim Gordts, projectmedewerker welzijn
Adres maatschappelijke zetel Baxbos 15-17 2820 Bonheiden
Correspondentieadres Baxbos 15-17 2820 Bonheiden
Algemeen telefoon/gsm-nummer 015/50 04 10
Algemeen e-mailadres info@ocmwbonheiden.be
Voor het lokaal team Kind en Gezin Neteland van Opgroeien regie
Organisatie Opgroeien regie
Rechtsvorm Intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid
Vertegenwoordiger van de rechtspersoon Leidend ambtenaar Leo Van Loo, waarnemend administrateur-generaal
Functionaris gegevensbescherming (FGB) of Data protection officer (DPO) (bij de ondertekening van deze overeenkomst en bijhorend protocol: voornaam, naam en e-mailadres) Johan Behets, dpo@opgroeien.be
Contactperso(o)n(en) in het kader van deze overeenkomst Stijn De Haes, intersectoraal medewerker
Maatschappelijke zetel Hallepoortlaan 27
1060 Brussel
Correspondentieadres Kind en Gezin Neteland, Ballaarweg 1,2590 Berlaar neteland@kindengezin.be
Algemeen telefoonnummer en/of gsm-nummer 078150 100
Algemeen e-mailadres info@kindengezin.be
Regiomailbox: neteland@kindengezin.be
Elke wijziging van de contactpersoon wordt onmiddellijk schriftelijk (brief of e-mail) gemeld aan de andere partij. Deze schriftelijke melding maakt dan onlosmakelijk deel uit van huidige overeenkomst.
Artikel 6: Communicatie
De partijen verbinden zich ertoe om de relevante informatie die betrekking heeft op het correct naleven van deze overeenkomst tijdig uit te wisselen en op regelmatige tijdstippen met elkaar overleg te plegen over alle aspecten van deze overeenkomst.
Artikel 7: Evaluatie en wijziging overeenkomst
De partijen evalueren elk jaar de uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst.
In onderling akkoord kan de samenwerkingsovereenkomst bijgestuurd worden in functie van de concrete acties.
Artikel 8: Inwerkingtreding en duur van de samenwerkingsovereenkomst
Artikel 9: Aansprakelijkheid
De partij die onrechtmatig handelt jegens de andere partij is jegens die partij aansprakelijk voor alle uit dat handelen voortvloeiende schade. Dezelfde aansprakelijkheid geldt indien een door de partij ingeschakelde derde de onrechtmatige handeling verricht.
De partij die naar aanleiding van door de andere partij verrichte samenwerkingsactiviteiten aansprakelijk wordt gesteld door een derde of geconfronteerd wordt met een claim zal door de andere partij volledig worden gevrijwaard. De andere partij zal op eerste verzoek van de eerstgenoemde partij de behandeling van de betreffende aanspraken en eventuele vorderingen overnemen.
De samenwerkende partners die als uitvoerder optreden zijn elk voor hun eigen deel van de overeenkomst aansprakelijk. Slechts indien sprake is van opzet en/of grove schuld van een der partijen is deze partij voor de totale daaruit voortvloeiende schade aansprakelijk.
Artikel 10: Bijzondere bepalingen
Alle geschillen die uit deze overeenkomst voortvloeien zullen zoveel mogelijk in onderling overleg tussen ondertekende partijen tot een oplossing worden gebracht. In geval van blijvende betwistingen in de uitvoering van deze overeenkomst zijn alleen de hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van Brussel bevoegd.
Artikel 2 - Gaat akkoord dat onderstaand protocol wordt afgesloten voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens vanuit opgroeien Regie (lokaal Team Kind en Gezin) naar OCMW:
Dit protocol wordt gesloten conform artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.
TUSSEN
Het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Opgroeien regie, ingeschreven in het KBO met nummer 0886.886.638, gelegen te Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel, vertegenwoordigd door de leidend ambtenaar Leo Van Loo waarnemend administrateur-generaal;
hierna: “Opgroeien regie”;
EN
het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn (OCMW) van Bonheiden, ingeschreven in het KBO met nummer 0212.242.037, met maatschappelijke zetel te Baxbos 15-17 2820 Bonheiden, vertegenwoordigd door mevrouw Julie De Clerck. voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, en mevrouw, Ethel Van den Wijngaert, algemeen directeur.
hierna: “OCMW Bonheiden”;
Opgroeien regie en OCMW Bonheiden worden hieronder ook wel afzonderlijk aangeduid als een “partij” of gezamenlijk als de “partijen”;
NA TE HEBBEN UITEENGEZET
A. Opgroeien regie is een Vlaamse instantie als bedoeld in artikel 2, 10° e-govdecreet, opgericht bij het decreet van 30 april 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Opgroeien regie.
B. OCMW Bonheiden is een OCMW waarvan de werking is beschreven in de organieke wet van 8 juli 1976 en het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
C. Het decreet van 4 februari 2022 tot wijziging van het decreet van 30 april 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Opgroeien regie, heeft een rechtsgrond ingevoerd voor gegevensdeling tussen Opgroeien regie en het OCMW. Hierdoor kunnen lokale teamleden van Opgroeien regie die gebonden zijn aan het beroepsgeheim met het oog op het verhogen van de toegang tot de sociale hulp- en dienstverlening en het tegengaan van onderbescherming identificatiegegevens van maatschappelijk kwetsbare gezinnen waarmee ze in uitvoering van hun taken in contact komen, delen met een maatschappelijk werker van het OCMW van de woonplaats van de cliënt die concrete dienstverlening namens het OCMW aan de cliënt kan bieden en door hetzelfde beroepsgeheim gebonden is (artikel 10/1 decreet 30 april 2004). De cliënt moet voldoende geïnformeerd zijn (zie lager) en moet ook zijn toestemming tot het delen van deze gegevens gegeven hebben. Op 01/09/2024 hebben Opgroeien regie (lokaal team Kind en Gezin Neteland) en het OCMW Bonheiden een samenwerkingsovereenkomst gesloten met het oog op het verhogen van de toegang tot de sociale hulp- en dienstverlening en het tegengaan van onderbescherming (zie bijlage). In het kader daarvan zal Opgroeien regie (lokaal team Kind en Gezin), onder de voorwaarden vermeld in artikel 10/1 van het decreet van 30 april 2004, identificatiegegevens van cliënten aan het OCMW bezorgen..
D. De partijen wensen overeenkomstig artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer een protocol te sluiten met betrekking tot de elektronische mededeling van persoonsgegevens. Dat protocol wordt bekendgemaakt op de website van beide partijen.
E. De functionaris voor gegevensbescherming van Opgroeien regie heeft op [DATUM] advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.
F. De functionaris voor gegevensbescherming van OCMW Bonheiden heeft op 6/08/2024 advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven
WORDT OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT:
Artikel 1: Onderwerp
In dit protocol worden de voorwaarden en modaliteiten van de elektronische mededeling van de persoonsgegevens zoals omschreven in artikel 3 door Opgroeien regie aan OCMW Bonheiden uiteengezet.
Artikel 2: Rechtvaardigingsgronden van zowel de mededeling als de inzameling van de persoonsgegevens
Opgroeien regie heeft de opgevraagde gegevens oorspronkelijk verzameld voor het aanbieden van preventieve gezinsondersteuning aan gezinnen en toekomstige ouders, zoals vermeld in artikel 7 van het decreet van 30 april 2004.
Gemeenten en OCMW’s in Vlaanderen voeren een lokaal sociaal beleid. Hierbinnen kunnen zij ook de focus leggen op een gezinsbeleid waarbij er een ondersteuning voorzien kan worden voor kinderen en/of gezinnen met kinderen. Die ondersteuning kan verschillende vormen aannemen, gaande van bijv. het aanbieden van bepaalde dienstverlening, het uitkeren van een toelage, het verlenen van een korting, enz. Voor sommige acties is het noodzakelijk om te beschikken over bepaalde persoonsgegevens van deze kinderen / gezinnen met kinderen; persoonsgegevens waarover zij zelf niet beschikken.
De wettelijke/decretale basis voor de lokale besturen is:
Zoals hierboven aangegeven, kan het OCMW, binnen dit kader, proactief hulp- en dienstverlening aanbieden aan maatschappelijk kwetsbare gezinnen (die bij hen nog niet gekend zouden kunnen zijn).
OCMW BONHEIDEN zal de opgevraagde gegevens verwerken om de vraag te verhelderen en op zoek te gaan naar de meest passende hulpverlening’
Het doeleinde van de verdere verwerking van deze persoonsgegevens door OCMW Bonheiden is verenigbaar met de doeleinden waarvoor Opgroeien regie de gegevens oorspronkelijk heeft verzameld, gezien beiden inzetten op het vroegtijdig detecteren van gezinnen en kinderen in armoede, het vroegtijdig opzetten van ondersteuning en het voorkomen van onderbescherming. Opgroeien regie werkt voor de realisatie van zijn taken ook samen en sluit samenwerkingsakkoorden af met andere instanties die op het vlak van de taken van het agentschap actief zijn (art. 11 decreet 30 april 2004). Artikel 10/1 van het decreet voorziet een expliciete rechtsgrond voor de gegevensdeling binnen deze doeleinden.
Artikel 3: De gevraagde persoonsgegevens en de categorieën en omvang van de gevraagde persoonsgegevens conform het proportionaliteitsbeginsel
In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de verschillende persoonsgegevens die worden meegedeeld, alsook de verantwoording van de proportionaliteit en de bewaartermijn van de gegevens.
Het betreft geen persoonsgegevens als vermeld in artikel 9 en/of 10 van de algemene verordening gegevensbescherming. Indien dat wel het geval is, wordt dit gespecificeerd in onderstaande tabel.
| Gegeven 1 |
Voornaam en naam van de cliënt |
| Verantwoording proportionaliteit |
Noodzakelijk om de cliënt te kunnen identificeren |
| Gegeven 2 |
Contactgegevens (adres, telefoonnummer en e-mailadres van de cliënt) |
| Verantwoording proportionaliteit |
Noodzakelijk om de cliënt te kunnen contacteren |
De meegedeelde gegevens zullen door OCMW Bonheiden in ieder geval bewaard worden tot er een contactname plaatsgevonden heeft en duidelijk is of de cliënt een verdere hulp- en dienstverlening wenst.
Als de cliënt een verdere hulp- en dienstverlening van het OCMW wenst, zal er door het OCMW een cliëntdossier aangemaakt worden. De gegevens die opgenomen worden in het dossier (incl. uiteraard deze contactgegevens) worden bewaard conform de archiveringsrichtlijnen voor sociale dossiers van OCMW’s (10 jaar na het afsluiten van het dossier).
Artikel 4: De categorieën van ontvangers en derden die mogelijks de gegevens eveneens verkrijgen
OCMW Bonheiden zal de meegedeelde persoonsgegevens in het kader van de in artikel 2, 2°, vooropgestelde finaliteiten kunnen meedelen aan volgende categorie(ën) van ontvangers:
de maatschappelijk werker van het OCMW die door het beroepsgeheim gebonden is en die concrete dienstverlening aan de cliënt zal aanbieden
Daarnaast kunnen de gegevens worden uitgewisseld met de actoren die deel uitmaken van het samenwerkingsverband geïntegreerd breed onthaal met toepassing van de regels, vermeld in het decreet van 9 februari 2018 betreffende het lokaal sociaal beleid.
Artikel 5. Periodiciteit van de mededeling en de duur van de mededeling
De persoonsgegevens zullen permanent worden doorgegeven, telkens wanneer een lokaal teamlid van Opgroeien regie in samenspraak met en met de toestemming van de cliënt oordeelt dat een doorverwijzing naar het OCMW is aangewezen.
De mededeling van de persoonsgegevens gebeurt voor de duur van deze samenwerkingsovereenkomst.
Artikel 6: Beveiligingsmaatregelen
Volgende maatregelen worden getroffen ter beveiliging van de mededeling van de persoonsgegevens, vermeld in artikel 2:
Het lokale teamlid van Opgroeien regie verzendt de persoonsgegevens naar een maatschappelijk werker/mailbox van de maatschappelijk werkers van het OCMW van de verblijfplaats van de cliënt. De elektronische gegevensdeling gebeurt ad hoc volgens de geldende richtlijnen (AES 256 encryptie via 7-zip.) naar volgende mailadres: info@ocmwbonheiden.be
OCMW Bonheiden moet kunnen aantonen dat de in dit artikel opgesomde maatregelen werden getroffen. Op eenvoudig verzoek van Opgroeien regie moet OCMW Bonheiden hiervan aan Opgroeien regie het bewijs overmaken.
Van toepassing indien er een contactname geweest is, de cliënt effectief hulp- en dienstverlening van het OCMW wenst en er een cliëntdossier aangemaakt wordt:
In het geval OCMW Bonheiden voor de verwerking van persoonsgegevens die het voorwerp zijn van voorliggend protocol, beroep doet op een verwerker (of meerdere verwerkers), doet de OCMW Bonheiden uitsluitend beroep op verwerkers die afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen bieden opdat de verwerking aan de vereisten van de algemene verordening gegevensbescherming voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd. OCMW Bonheiden sluit in voorkomend geval met alle verwerkers een verwerkersovereenkomst in overeenstemming met artikel 28 van de algemene verordening gegevensbescherming. Partijen bezorgen elkaar een overzicht van de verwerkers die de gevraagde gegevens verwerken, en actualiseren dit overzicht zo nodig.
Artikel 7: Kwaliteit van de persoonsgegevens
Zodra OCMW Bonheiden één of meerdere foutieve, onnauwkeurige, onvolledige, ontbrekende, verouderde of overtollige gegevens in de persoonsgegevens, vermeld in artikel 3, vaststelt al dan niet op basis van een mededeling van de betrokkene, meldt het dat onmiddellijk aan Opgroeien regie die na onderzoek binnen redelijke termijn van de voornoemde vaststellingen de gepaste maatregelen treft en OCMW Bonheiden daarvan vervolgens op de hoogte brengt.
Artikel 8: Sanctie bij niet-naleving
Onverminderd haar recht om een schadevergoeding te vorderen en in afwijking van artikel 5, 2°, kan Opgroeien regie dit protocol middels eenvoudige kennisgeving en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling eenzijdig beëindigen indien OCMW Bonheiden deze persoonsgegevens verwerkt in strijd met hetgeen bepaald is in dit protocol, met de algemene verordening gegevensbescherming of met andere relevante wet- of regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
Artikel 9: Meldingsplichten
Partijen engageren zich in het licht van artikel 33 van de algemene verordening gegevensbescherming om elkaar [via de functionarissen voor gegevensbescherming] zonder onredelijke vertraging op de hoogte te stellen van elk gegevenslek dat zich voordoet betreffende de meegedeelde gegevens met impact op beide partijen en in voorkomend geval onmiddellijk gezamenlijk te overleggen teneinde alle maatregelen te nemen om de gevolgen van het gegevenslek te beperken en te herstellen. De partijen verschaffen elkaar alle informatie die ze nuttig of nodig achten om de beveiligingsmaatregelen te optimaliseren.
Contacten hiervoor zijn:
OCMW Bonheiden brengt Opgroeien regie onmiddellijk op de hoogte van wijzigingen van wetgeving met impact op voorliggend protocol, zoals de finaliteit, proportionaliteit, frequentie, duurtijd enz. en in voorkomend geval van wijzigingen omtrent de verwerkers.
Artikel 10: Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
Dit protocol wordt beheerst door het Belgisch recht.
Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met dit protocol worden beslecht door de bevoegde rechtbank in Brussel.
Artikel 11: Inwerkingtreding en opzegging
Dit protocol treedt in werking op 01/09/2024
Partijen kunnen dit protocol schriftelijk opzeggen mits inachtneming van een opzegtermijn van 6 maanden
Het protocol eindigt tevens van rechtswege wanneer er geen rechtsgrond meer bestaat voor de gevraagde doorgifte van persoonsgegevens.