Besluit Raad Voor Maatschappelijk Welzijn

wo 28/08/2024 - 20:00

Overheidsopdrachten - Voorwaarden van de overheidsopdracht 'Leveren van maaltijden buurtrestaurant OCMW 2025' en wijze van gunning: Vaststelling

Aanwezig: Julie De Clerck, voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn
Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Daan Versonnen, Lola Vanderweyen, leden vast bureau
Jan Fonderie, Guido Vaganée, Eddy Michiels, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Wim Van der Donckt, Hilde Smets, Geert Teughels, Pascal Vercammen, Karl Theerens, Marcel Claes, Hilde De Ruysscher, Veerle Stephani, lid van de raad voor maatschappelijk welzijn
Ineke van Rijsbergen, wnd. algemeen directeur

Verontschuldigd: Frans Uytterhoeven, Rudi Withaegels, Sofie Crauwels, lid van de raad voor maatschappelijk welzijn

Er moet een nieuwe opdracht opgestart worden voor de levering van maaltijden voor het buurtrestaurant van het OCMW.

Er wordt voorgesteld deze opdracht voor 1 jaar te gunnen. Na gunstige evaluatie kan de opdracht maximaal 2 keer met 1 jaar verlengd worden.

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt voorgesteld de voorwaarden van de overheidsopdracht en de wijze van gunning vast te stellen.

Wat de voorwaarden van de overheidsopdracht betreft: Het leveren van maaltijden voor het buurtrestaurant van het OCMW 2025.
Wat de wijze van gunning betreft: Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.

Raming: € 12.000 excl. btw of € 12.720 incl. 6% btw (voor één jaar).

Feiten en context

Het dienstencentrum organiseert tweemaal per maand een buurtrestaurant (in dienstencentrum De Metteberg) waar telkens 50 inwoners een maaltijd kunnen nuttigen. De inwoners betalen de kostprijs van de maaltijd terug. Tot op heden is de kostprijs voor een maaltijd € 10.

Adviezen

Juridische grond

Het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
De Wet van 17/06/2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
De Wet van 17/06/2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42,§1, 1° a (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 143.000,00 niet) en artikel 2, 6°a en 7°a.
Het Koninklijk Besluit van 18/04/2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, inzonderheid artikel 90 1°.
Het Decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur, meer bepaald artikel 78,10° betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn inzake het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten.

Argumentatie

Aangezien het vooropgestelde bedrag lager ligt dan € 143.000 exclusief btw wordt er voorgesteld de overheidsopdracht te gunnen via de meest soepele procedure, namelijk de onderhandelingsprocedure zonder naleving van bekendmakingsregels bij de aanvang van de procedure doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers.
Tevens moeten de voorwaarden van de overheidsopdrachten worden vastgesteld. In dit geval zijn de algemene uitvoeringsregels zoals deze werden vastgesteld bij het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken integraal van toepassing. De lastvoorwaarden omvatten het bijzonder bestek, inclusief samenvattende meetstaat en offerteformulier.

Bijzonderheden bij de besluitvorming

De meerderheidsfracties stellen voor om de overheidsopdracht niet voor 3 jaar, maar voor 1 jaar te gunnen. Zo kan er tussentijds geëvalueerd worden of de maaltijden voldoen aan de vooropgestelde eisen. Daarom wordt volgend amendement voorgesteld:

De zin "Voorwaarden van de overheidsopdracht ‘Leveren van maaltijden buurtrestaurant OCMW 2025-2027’" wordt gewijzigd naar "Voorwaarden van de overheidsopdracht ‘Leveren van maaltijden buurtrestaurant OCMW 2025’" en dit zowel in het agendapunt als in het bestek.
Wijzigt de termijn van 3 jaar naar 1 jaar met een mogelijke verlenging van maximaal 2 keer met 1 jaar, zowel in het agendapunt als in het bestek.
Voegt in het bestek de volgende zinnen toe bij de leveringstermijn:

De overeenkomst loopt initieel van 01/01/2025 tot en met 31/12/2025. Na gunstige evaluatie kan de opdracht maximaal 2 keer met 1 jaar verlengd worden.
De beslissing over het verlengen of het beëindigen van het contract moet genomen worden minimaal 3 maanden voor de einddatum.

Dit amendement wordt met eenparigheid van stemmen goedgekeurd.

Financiële gevolgen

Raming:

€ 12.000 excl. btw of € 12.720 incl. 6% btw per jaar.
€ 36.000 excl. btw of € 38.160 incl. 6% btw voor 3 jaar.

Financieel advies:

Adviezen

Gunstig mits aanpassing visum FA 2024/00173 van Financiele dienst van 18 juli 2024

Publieke stemming

Aanwezig: Julie De Clerck, Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Daan Versonnen, Lola Vanderweyen, Jan Fonderie, Guido Vaganée, Eddy Michiels, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Wim Van der Donckt, Hilde Smets, Geert Teughels, Pascal Vercammen, Karl Theerens, Marcel Claes, Hilde De Ruysscher, Veerle Stephani, Ineke van Rijsbergen

Voorstanders: Julie De Clerck, Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Daan Versonnen, Lola Vanderweyen, Jan Fonderie, Guido Vaganée, Eddy Michiels, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Wim Van der Donckt, Hilde Smets, Geert Teughels, Pascal Vercammen, Karl Theerens, Marcel Claes, Hilde De Ruysscher, Veerle Stephani

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

Besluit

Artikel 1 - Stelt de voorwaarden van de overheidsopdracht 'Leveren van maaltijden buurtrestaurant OCMW 2025' vast, zoals vermeld in het bestek met nr. 2024/RS-1331, opgesteld door de technische dienst, en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.

Artikel 2 - Kiest als wijze van gunning voor de onderhandelingsprocedure zonder bekendmakingsregels bij de aanvang van de procedure, doch indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers.