Terug
Gepubliceerd op 06/07/2021

Besluit  Gemeenteraad

wo 30/06/2021 - 20:30

Bibliotheek - Toetreding tot het samenwerkingsverband “Regiobib Rivierenland – een sterk verhaal” met gemeenschappelijk uniform dienstreglement: Goedkeuring

Aanwezig: Julie De Clerck, voorzitter gemeenteraad
Lode Van Looy, burgemeester
Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Frans Uytterhoeven, Pascal Vercammen, schepenen
Jan Fonderie, Luc De Weerdt, Yves Goovaerts, Guido Vaganée, Eddy Michiels, Karolien Huibers, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Wim Van der Donckt, Hilde Smets, Daan Versonnen, Rudi Withaegels, Geert Teughels, Charlotte Pittevils, Karl Theerens, Marcel Claes, gemeenteraadsleden
Ethel Van den Wijngaert, algemeen directeur
Verontschuldigd: Hilde Schueremans, schepen

De bibliotheken van Berlaar, Bonheiden, Duffel, Heist-op-den-Berg, Lier, Nijlen, Putte en Sint-Katelijne-Waver werken al jaren samen voor b.v. het organiseren van lezingen.

Sinds het opheffen van de provinciale bevoegdheden rond bibliotheken, regelt Vlaanderen de bibliotheekwerking, concreet ingevuld door CultuurConnect dat zich vooral toelegt op digitalisering van de bibliotheekwereld, ook voor wat betreft software. Hiervoor ontwikkelde CultuurConnect het Eengemaakt Bibliotheek Systeem (EBS) ter vervanging van de vroegere provinciale bibliotheeksystemen.

In dit EBS-kader promoot Vlaanderen (en dus ook het EBS) formele samenwerking tussen bibliotheken, variërend van groep 0 (geen samenwerking) tot groep 4 (fusie). Aangezien de voornoemde bibliotheken reeds ervaring hebben met samenwerken, ligt een geformaliseerde samenwerking in het verlengde hiervan.

De bibliothecarissen onderzochten in dit verband op vraag van het college van burgemeester en schepenen de mogelijkheden van samenwerking binnen een “groep 3a”, wat een uniform reglement, lidmaatschap en uniforme tarieven (retributiereglement) voor bibliotheekdiensten van alle deelnemende bibliotheken impliceert.

De  bibliothecarissen en schepenen voor bibliotheek van de diverse gemeenten werkten een ontwerp uit van dienstreglement en van retributiereglement voor de bibliotheek dat hierbij wordt voorgelegd aan de gemeenteraad.

De bibliothecaris vraagt de goedkeuring voor het toetreden tot het samenwerkingsverband “Regiobib Rivierenland – een sterk verhaal” en van het dienstreglement voor de bibliotheken van dit samenwerkingsverband.

De goedkeuring van het retributiereglement voor de diensten van de bibliotheek maakt deel uit van een afzonderlijk dossier en besluit (hiernavolgend).

Voorgeschiedenis
  • 31/01/2018: Besluit van het college van burgemeester en schepenen houdende de goedkeuring voor toetreding tot het Eengemaakt Bibliotheek Systeem (EBS)
  • 11/02/2020: Besluit van het college van burgemeester en schepenen waarin het verder onderzoeken van een mogelijke samenwerking model “3a” tussen de bibliotheken van Berlaar, Bonheiden, Duffel, Lier, Nijlen, Putte, en Sint-Katelijne-Waver in het kader van het EBS (eengemaakt bibliotheeksysteem) wordt goedgekeurd.
  • 22/09/2020: Overleg in Lier tussen de schepenen en bibliothecarissen van Berlaar, Bonheiden, Duffel, Lier, Nijlen, Putte en Sint-Katelijne-Waver over een mogelijk samenwerkingsverband en het uitwerken van een uniform reglement.
  • 06/10/2020: Vergadering van het beheersorgaan van de bibliotheek waarbij een spontaan advies wordt opgesteld m.b.t. een mogelijke samenwerking tussen de voornoemde bibliotheken met een jaarlijks lidgeld van € 5,00
  • 17/11/2020: Besluit van het college van burgemeester en schepenen betreffende het organiseren van een intergemeentelijk samenwerkingsverband groep 3a tussen de bibliotheken van Bonheiden en omliggende, een jaarlijks lidgeld van € 5,00 en het uitwerken van een gemeenschappelijk uitleen- en retributiereglement.
  • 30/03/2021: Overleg tussen de schepenen en bibliothecarissen van Berlaar, Bonheiden, Duffel, Lier, Nijlen, Putte en Sint-Katelijne-Waver waarin het ontwerpreglement, opgesteld door de bibliothecarissen, wordt overlopen, besproken en goedgekeurd door de schepenen
  • 10/05/2021: Vergadering van de bibliotheekraad waarbij het ontwerpreglement wordt.
  • 15/06/2021: Het college van burgemeester en schepenen verzoekt de voorzitter van de gemeenteraad dit punt te agenderen op de zitting van de gemeenteraad van 30/06/2021.
Feiten en context

De bibliotheken van Berlaar, Bonheiden, Duffel, Heist-op-den-Berg, Lier, Nijlen, Putte en Sint-Katelijne-Waver werken al jaren samen voor de organisatie van lezingen. De bibliotheken van Berlaar, Bonheiden, Lier, Nijlen en Sint-Katelijne-Waver zijn ook PBS-bibliotheken (= gekoppeld aan het provinciaal bibliotheeksysteem Antwerpen met software Brocade).

De bevoegdheid voor bibliotheken ligt inmiddels bij Vlaanderen i.p.v. bij de provincies. Vlaanderen vervangt alle provinciale systemen in diverse golven door het EBS (= eengemaakt bibliotheeksysteem met software “Wise”. De bibliotheken van Berlaar, Bonheiden, Lier, Nijlen en Sint-Katelijne-Waver maken deel uit van golf 6 en gaan live met Wise in oktober 2021. De bibliotheken van Heist-op-den-Berg, Duffel en Putte gaan om technische redenen live in de loop van 2022.

Dit EBS promoot formele samenwerking tussen bibliotheken. De  bibliothecarissen en schepenen voor bibliotheek van de diverse gemeenten werkten een ontwerp uit van het dienstreglement en van het retributiereglement voor de bibliotheek binnen een “groep 3a”, wat een uniform reglement en uniforme tarieven (retributiereglement) voor bibliotheekdiensten van alle deelnemende bibliotheken impliceert.

Dit dienstreglement wordt hierbij voorgelegd aan het college en de gemeenteraad.

De essentie van het dienstreglement:

  • Het lidmaatschap geldt tegelijk voor alle bibliotheken van het samenwerkingsverband (lid van 1 bib is lid van alle bibliotheken)
  • Men kan 15 items tegelijk in leen hebben
  • De leentermijn bedraagt 4 weken, 1x verlengbaar (tenzij voor een gereserveerd werk)

 De essentie van het retributiereglement

  • € 5 lidgeld voor categorie volwassenen
  • € 0,10 boete per dag per item
Advies

Advies van het beheersorgaan van de bibliotheek van 06/10/2020.

Juridische grond

Het Decreet over het lokaal bestuur.

Argumentatie

Voordelen samenwerking

Samenwerking tussen verschillende bibliotheken kan veel ruimer dan het organiseren van lezingen. Daarnaast biedt samenwerking een absolute meerwaarde, zowel voor de klanten als voor de medewerkers:

  • een verdieping en verbreding van de collectie (grotere collectie voor de klant, werken met wisselcollecties voor projecten of doelgroepen)
  • het uitwisselen en bundelen van expertise en personeelsinzet
  • gemeenschappelijke vormingen
  • gezamenlijk communicatiebeleid
  • gezamenlijk social media-beleid
  • gemeenschappelijke catalogus i.p.v. individuele
  • grotere projecten rond leesbevordering
  • meer mogelijkheden voor culturele evenementen
  • klantvriendelijk wegens uniform dienstreglement
  • tegelijk lid van alle deelnemende bibliotheken
  • gratis interbibliothecair leenverkeer tussen de deelnemende bibliotheken

Overgang EBS/Wise

Momenteel loopt de conversie van de Antwerpse bibliotheken van het PBS naar het EBS, evenals de overgang naar de bibliotheeksoftware “Wise”, i.k.v. het EBS.

Het EBS maakt i.k.v. de software Wise samenwerking tussen bibliotheken ook technisch toegankelijk en ontwierp daarvoor diverse graden van samenwerking, gaande van groep 0 (geen samenwerking) tot groep 4 (fusie van bibliotheken). Het college van burgemeester en schepenen verklaarde zich op 17/11/2020 akkoord met het verder uitwerken van een samenwerkingsverband groep 3a. Dit impliceert een eengemaakt dienstreglement en dezelfde retributies voor een aantal bibliotheekdiensten (lidgeld, maningsgelden…).

Tijdens de vergadering van de schepenen en de bibliothecarissen in Lier op 22/09/2020 en van het beheersorgaan van de bibliotheek van Bonheiden, bleek dat een denkpiste voor een jaarlijks lidgeld van € 5,00 waarbij ook rekening wordt gehouden met een ander tarief voor bepaalde kansengroepen, zeker overwogen kan worden.

Onmiddellijk toetreden tot het samenwerkingsverband heeft ook voordelen: bij het live gaan van Wise zijn er geen extra kosten verbonden aan de organisatie van een samenwerkingsverband; aansluiten bij een bestaand samenwerkingsverband of er later een oprichten  heeft wel financiële gevolgen.

Het is dan ook belangrijk om bij het live gaan van Wise in oktober te starten met het samenwerkingsverband en het uniforme dienstreglement en identiek retributiereglement op de diensten van de bibliotheek..

Fasering

  • De bibliotheken van Bonheiden, Lier en Sint-Katelijne-Waver (golf 6) zijn vanaf oktober 2021 EBS-bibliotheken met Wise en werken volgens het nieuwe dienstreglement
  • De bibliotheken van Duffel en Putte (golf 7) sluiten normaliter aan in de loop van 2022, maken dan ook technisch deel  uit van het samenwerkingsverband en werken volgens het nieuwe dienstreglement.
  • De bibliotheken van Berlaar, Heist-op-den-Berg en Nijlen werkten mee aan hetzelfde uniforme reglement en uniforme tarieven, maar sluiten nog niet onmiddellijk aan i.k.v. de Vlaamse regiovorming
Financiële gevolgen

De impact op de inkomsten van de bibliotheek zijn moeilijk in te schatten, maar vermoedelijk is dit beperkt. De elementen met de grootste impact zijn enerzijds lidgeld en anderzijds boete. De prijs voor een lidmaatschap verhoogt van € 2,50 naar € 5, maar anderzijds daalt de boete voor dvd’s, luisterboeken en gezelschapsspellen van € 0,50 per dag per item naar € 0,10 per dag per item. De boete voor boeken blijft gelijk.

De financiële dienst agendeert het volledige retributiereglement in een afzonderlijke beslissing.

Publieke stemming
Aanwezig: Julie De Clerck, Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Frans Uytterhoeven, Pascal Vercammen, Jan Fonderie, Luc De Weerdt, Yves Goovaerts, Guido Vaganée, Eddy Michiels, Karolien Huibers, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Wim Van der Donckt, Hilde Smets, Daan Versonnen, Rudi Withaegels, Geert Teughels, Charlotte Pittevils, Karl Theerens, Marcel Claes, Ethel Van den Wijngaert
Voorstanders: Julie De Clerck, Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Frans Uytterhoeven, Pascal Vercammen, Jan Fonderie, Luc De Weerdt, Yves Goovaerts, Eddy Michiels, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Hilde Smets, Daan Versonnen, Rudi Withaegels, Charlotte Pittevils
Onthouders: Guido Vaganée, Karolien Huibers, Wim Van der Donckt, Geert Teughels, Karl Theerens, Marcel Claes
Resultaat: Met 16 stemmen voor, 6 onthoudingen
Besluit

Artikel 1 - Gaat akkoord met de toetreding tot het samenwerkingsverband Regiobib Rivierenland – een sterk verhaal, vanaf 01/07/2021.

Artikel 2 - Gaat akkoord met het gezamenlijk en uniform dienstreglement voor alle bibliotheken van het samenwerkingsverband, als volgt:

Gebruikersreglement Regiobib Rivierenland - Een sterk verhaal

Regiobib Rivierenland “Een sterk verhaal”, hierna “Regiobib Rivierenland” genoemd, dat zijn de openbare bibliotheken van de lokale besturen van Bonheiden, Duffel, Lier, Putte en Sint-Katelijne-Waver. Deze vijf bibliotheken hanteren een gemeenschappelijk gebruikersreglement.

1.    Welkom

  • §1. Iedereen is welkom in de bibliotheken van Regiobib Rivierenland. Men kan er materialen lenen, lezen, internetten, studeren, aan activiteiten deelnemen en mensen ontmoeten. Het bibliotheekpersoneel staat paraat om te helpen en vragen te beantwoorden.
  • §2. De bibliotheek biedt collecties, diensten en activiteiten aan in een geest van objectiviteit en vrij van levensbeschouwelijke, politieke en commerciële invloeden.
  • §3. De openingstijden staan vermeld aan de ingang en op de websites van de verschillende bibliotheken.

 2.    Lidmaatschap

  • §4. Om lid te worden moet men zich aanmelden met een geldig identiteitsbewijs (identiteitskaart of verblijfsvergunning). Na inschrijving kan men meteen gebruikmaken van de uitleendiensten van alle bibliotheken van Regiobib Rivierenland.
  • §5. Kinderen jonger dan 12 jaar hebben de toestemming van een ouder (of voogd) nodig om zich in te schrijven.
  • §6. Vanaf 18 jaar betaalt men een jaarlijks lidgeld. De tarieven staan vermeld in het gemeentelijk retributiereglement.
  • §7. Wijzigingen in de contactgegevens (adres, e-mail, telefoon of gsm) moeten meteen worden doorgegeven aan de bibliotheek.
  • §8. De bibliotheek gebruikt de geregistreerde lenersgegevens uitsluitend voor de eigen administratie. De bibliotheken van Regiobib Rivierenland verplichten zich ertoe de bestaande wetgeving inzake privacy na te leven.
  • §9. De leenverrichtingen gebeuren via een elektronische identiteitskaart (eID, kids-ID). Leners zonder identiteitskaart ontvangen een lenerspas. De kostprijs voor de vervanging van een verloren of beschadigde lenerspas staat vermeld in het gemeentelijk retributiereglement.

 3.    Lenen, leentermijnen en verlengen

  • §10. Het lenen van materialen in de bibliotheken van Regiobib Rivierenland is gratis.
  • §11. Per lidmaatschap kan men maximaal vijftien materialen tegelijk lenen (waarvan maximaal één game en maximaal 2 sprinters). Dit aantal geldt voor de vijf bibliotheken samen.
  • §12. De bibliotheek kan het aantal materialen rond een actueel thema per lener tijdelijk beperken.
  • §13. Naslagwerken, dagbladen en de laatst verschenen nummers van de respectieve tijdschriften kunnen niet geleend worden. Men kan ze uitsluitend ter plaatse raadplegen.
  • §14. Kinderen tot 12 jaar kunnen uitsluitend materialen van de jeugdafdeling lenen.
  • §15. Leden met openstaande schulden kunnen geen materialen lenen.
  • §16. De leentermijn bedraagt vier weken voor alle materialen, uitgezonderd de collectie sprinters twee weken.
  • §17. De uiterste inleverdatum staat vermeld op het papieren of digitale bewijs dat men ontvangt bij het lenen van materialen. Die datum kan men ook online terugvinden via ‘Mijn Bibliotheek’.
  • §18. De leentermijn kan men eenmaal met vier weken verlengen, uitgezonderd gereserveerde werken, sprinters en materialen van bibliotheken buiten het werkgebied van Regiobib Rivierenland (zie §21). De leentermijn verlengen is mogelijk op de website van de bibliotheek (via "Mijn bibliotheek"), ter plaatse in de bibliotheek, of telefonisch (alleen tijdens de openingstijden).

 4.    Reserveren

  • §19. De reservering van materialen van de bibliotheken van Regiobib Rivierenland  is kosteloos. Het plaatsen van een reservering kan online (via ‘Mijn Bibliotheek’) of in de bibliotheek.
  • §20. Per lidmaatschap kan men maximaal drie materialen tegelijk reserveren.
  • §21. Aan de balie kan men vragen om via het Interbibliothecair Leenverkeer (IBL) materialen van een bibliotheek buiten het werkgebied van Regiobib Rivierenland over te laten komen. De kostprijs voor deze dienstverlening staat vermeld in het gemeentelijk retributiereglement.
  • §22. Als een gereserveerd materiaal beschikbaar is, brengt de bibliotheek de lener hiervan op de hoogte. Het blijft tien kalenderdagen ter beschikking aan de balie.

 5.    Inleveren

  • §23. Materialen moet men in dezelfde bibliotheek inleveren als waar men ze geleend heeft.
  • §24. Een inleverbus biedt de mogelijkheid om bibliotheekmaterialen buiten de openingstijden terug te brengen. Deze materialen worden pas op de eerstvolgende werkdag na de inlevering als ingenomen geregistreerd.
  • §25. Als men slechts een deel van de geleende materialen terugbrengt, wordt de leentermijn van de overige materialen niet automatisch verlengd.
  • §26. De bibliotheek rekent een boete aan per materiaal en per dag dat het te laat is ingeleverd. Dit bedrag staat vermeld in het gemeentelijk retributiereglement.
  • §27. Als de bibliotheek beschikt over het e-mailadres van de lener, ontvangt zij/hij drie dagen voor de overschrijding van de uiterste inleverdatum een automatische herinnerings-e-mail. De lener blijft echter zelf verantwoordelijk voor het bewaken van de uiterste inleverdatum, ook als de herinnerings-e-mail niet verstuurd of ontvangen werd.
  • §28. Eén week na de overschrijding van de uiterste inleverdatum verstuurt de bibliotheek een eerste aanmaning: per e-mail als de bibliotheek over een e-mailadres beschikt, per brief als dat niet het geval is.
  • §29. Drie weken na de overschrijding van de uiterste inleverdatum verstuurt de bibliotheek per brief een tweede aanmaning.
  • §30. Zes weken na de overschrijding van de uiterste inleverdatum verstuurt de bibliotheek per brief een materiaalvergoedingsnota. Daarin wordt vermeld dat de bibliotheek het dossier zal doorgeven aan de gemeentelijke financiële dienst als de geleende materialen niet binnen de twee weken zijn ingeleverd.
  • §31. Acht weken na de overschrijding van de uiterste inleverdatum beschouwt de bibliotheek de geleende materialen definitief als verloren. De lener moet een vergoeding betalen, zoals bepaald in het retributiereglement. Het dossier wordt overgemaakt aan de gemeentelijke financiële dienst.
  • §32. De kostprijs voor de verzending van aanmaningsbrieven staat vermeld in het gemeentelijk retributiereglement.
  • §33. Het feit dat men geen aanmanings- en/of herinnerings-e-mails of -brieven ontvangen heeft, is geen reden tot  kwijtschelding van boetes.
  • §34. Zodra een dossier is overgemaakt aan de gemeentelijke financiële dienst, kan betalen niet meer in de bibliotheek. Men moet dan de instructies van de financiële dienst volgen.

 6.    Verlies of beschadiging

  • §35. Leners zijn verantwoordelijk voor de op hun naam geleende materialen. Mogelijke beschadigingen of het ontbreken van bijlagen moet men voorafgaand aan het lenen signaleren aan het bibliotheekpersoneel. Zo niet is de lener aansprakelijk voor de beschadiging of de ontbrekende bijlagen.
  • §36. Na verlies of beschadiging van materialen moet men deze vergoeden. De tarieven staan vermeld in het gemeentelijk retributiereglement.
  • §37. De bibliotheek neemt geen verloren materialen terug die na vergoeding alsnog worden teruggevonden.

 7.    Algemene bepalingen

  • §38. De bibliotheek is niet aansprakelijk voor schade door het gebruiken, hanteren of benutten van in de bibliotheek geleende materialen, van welke aard ook.
  • §39. In de bibliotheek kan men fotokopiëren en afdrukken. De tarieven staan vermeld in het gemeentelijk retributiereglement.
  • §40. Het is verboden gegevens waarop auteursrecht berust te kopiëren.
  • §41. De lener kan voorstellen doen voor de aankoop van nieuwe materialen. De bibliotheek houdt hiermee rekening voor zover dit past in het aankoopbeleid.
  • §42. In de bibliotheek mag men niet roken of eten. Dranken zijn alleen toegestaan waar het expliciet is toegelaten.
  • §43. Dieren zijn niet toegestaan in de bibliotheek, uitgezonderd assistentiedieren.
  • §44. Skateboards, rolschaatsen, steps en andere vervoermiddelen zijn verboden in de bibliotheek.
  • §45. In geval van diefstal doet de bibliotheek aangifte bij de politie.
  • §46. De bibliothecaris (of haar/zijn plaatsvervanger) kan, als daarvoor gegronde redenen zijn, iemand de toegang tot de bibliotheek weigeren. Het college van burgemeester en schepenen kan, op voordracht van de bibliothecaris, het lidmaatschap van iemand weigeren of intrekken.
  • §47. Enkel de bibliothecaris (of  haar/zijn plaatsvervanger) kan uitzonderingen op de bepalingen van dit reglement toestaan. Bij onvoorziene situaties zal de bibliothecaris (of haar/zijn plaatsvervanger) een gepaste beslissing treffen.
  • §48. Door gebruik te maken van de bibliotheek verklaart elke lener en bezoeker zich akkoord met dit reglement.

Artikel 3 - Dit reglement vervangt alle voorgaande dienstreglementen van de bibliotheek en gaat in bij het live gaan van het EBS en Wise in oktober 2021.

Artikel 4 - Maakt deze beslissing, overeenkomst artikel 286 en 287 van het Decreet over het lokaal bestuur, binnen de 10 dagen bekend op de gemeentelijke website en brengt de toezichthoudende overheid, overeenkomstig artikel 330 van het Decreet over het lokaal bestuur hiervan dezelfde dag op de hoogte.