Besluit Gemeenteraad

wo 25/05/2022 - 20:30

Overheidsopdrachten - Voorwaarden van de overheidsopdracht “Aankoop, implementatie en onderhoud van een klantgeleidingssysteem” en wijze van gunning: Vaststelling

Aanwezig: Yves Goovaerts, voorzitter gemeenteraad
Lode Van Looy, burgemeester
Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Eddy Michiels, Hilde Schueremans, schepenen
Frans Uytterhoeven, Jan Fonderie, Luc De Weerdt, Karolien Huibers, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Wim Van der Donckt, Hilde Smets, Daan Versonnen, Pascal Vercammen, Charlotte Pittevils, Marcel Claes, gemeenteraadsleden
Ethel Van den Wijngaert, algemeen directeur

Verontschuldigd: Julie De Clerck, voorzitter gemeenteraad
Guido Vaganée, Rudi Withaegels, Geert Teughels, Karl Theerens, gemeenteraadsleden

Voor een nog vlotter verloop van de dienstverlening, is het aangewezen een klantgeleidingssysteem aan te schaffen. Deze dient gekoppeld te kunnen worden aan de reeds bestaande afsprakenmodule.

Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld de voorwaarden van de overheidsopdracht en de wijze van gunning vast te stellen.

Wat de voorwaarden van de overheidsopdracht betreft: Aankoop, implementatie en onderhoud van een klantgeleidingssysteem.
Wat de wijze van gunning betreft: Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.

Raming:

Eénmalige kost (aankoop en implementatie): € 33.057,85 excl. btw of € 40.000 incl. 21% btw.
Jaarlijkse kost (onderhoud): € 3.305,79 excl. btw of € 4.000 incl. 21% btw.

Voorgeschiedenis

09/02/2021: Besluit van het college van burgemeester en schepenen houdende gunning van de overheidsopdracht "Leveren en implementeren afsprakenmodule".

Feiten en context

Door de coronacrisis is het duidelijk geworden dat het werken op afspraak noodzakelijk is. In 2021 werd er daarvoor al een afsprakenmodule aangeschaft.

Deze opdracht omvat de aankoop, implementatie en onderhoud van een klantgeleidingssysteem aangeboden als SaaS-oplossing (Software as a Service). Het klantgeleidingssysteem bestaat uit een aanmeldzuil met geïntegreerde ticketprinter en een losse printer aan de onthaalbalie.

De software van het systeem kan volledig geïntegreerd worden met de huidige afsprakenmodule en kan spreken met het bestaande mediascherm in het gemeentehuis. Uit het klantgeleidingssysteem kunnen de nodige statistieken getrokken worden om de opvolging en verbetering van de dienstverlening te vergemakkelijken.

Adviezen

Juridische grond

Het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
De Wet van 17/06/2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
De Wet van 17/06/2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42,§1, 1° a (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 140.000,00 niet).
Het Koninklijk Besluit van 18/04/2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, inzonderheid artikel 90 1°.
Het Decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur, inzonderheid artikel 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
Het besluit van de gemeenteraad van 26/06/2019 houdende vaststelling van het begrip dagelijks bestuur i.h.k.v. overheidsopdrachten.

Argumentatie

Aangezien het vooropgestelde bedrag lager ligt dan € 140.000 exclusief btw wordt er voorgesteld de overheidsopdracht te gunnen via de meest soepele procedure, namelijk de onderhandelingsprocedure zonder naleving van bekendmakingsregels bij de aanvang van de procedure doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers.
Tevens moeten de voorwaarden van de overheidsopdrachten worden vastgesteld. In dit geval zijn de algemene uitvoeringsregels zoals deze werden vastgesteld bij het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken integraal van toepassing. De lastvoorwaarden omvatten het bijzonder bestek, inclusief samenvattende meetstaat en offerteformulier.

Financiële gevolgen

Raming:

Eénmalige kost (aankoop en implementatie): € 33.057,85 excl. btw of € 40.000 incl. 21% btw.
Jaarlijkse kost (onderhoud): € 3.305,79 excl. btw of € 4.000 incl. 21% btw.

Financieel advies:

Adviezen

Gunstig visum FA 2022/00087 van Financiele dienst van 10 mei 2022

Publieke stemming

Aanwezig: Yves Goovaerts, Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Eddy Michiels, Hilde Schueremans, Frans Uytterhoeven, Jan Fonderie, Luc De Weerdt, Karolien Huibers, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Wim Van der Donckt, Hilde Smets, Daan Versonnen, Pascal Vercammen, Charlotte Pittevils, Marcel Claes, Ethel Van den Wijngaert

Voorstanders: Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Eddy Michiels, Hilde Schueremans, Frans Uytterhoeven, Luc De Weerdt, Hilde Smets, Daan Versonnen, Pascal Vercammen

Onthouders: Jan Fonderie, Karolien Huibers, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Wim Van der Donckt, Charlotte Pittevils, Marcel Claes

Resultaat: Met 11 stemmen voor, 7 onthoudingen

Besluit

Artikel 1 - Stelt de voorwaarden van de overheidsopdracht “Aankoop, implementatie en onderhoud van een klantgeleidingssysteem” vast, zoals vermeld in het bestek met nr. 2022/411, opgesteld door de technische dienst, en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.

Artikel 2 - Kiest als wijze van gunning voor de onderhandelingsprocedure zonder bekendmakingsregels bij de aanvang van de procedure, doch indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers.