Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Artikel 1 - Keurt onderstaande samenwerkingsovereenkomst voor de organisatie van zitdagen tussen het lokaal bestuur Bonheiden en de FOD financiën goed:

Zitdagen

1. Doel:

De samenwerkingsovereenkomst heeft als doel:

• de samenwerking te optimaliseren tussen de FOD Financiën Administratie Particulieren en alle steden/gemeenten die actief deelnemen aan de organisatie van de zitdagen voor het invullen van aangiften in de personenbelasting;
• de noodzakelijke voorwaarden op te lijsten om de zitdagen in goede omstandigheden te laten doorgaan rekening houdende met de COVID maatregelen op het moment van organisatie zowel voor de burger als voor de medewerkers van de gemeentelijke diensten en van de FOD Financiën.

2. Bedoelde belastingplichtigen:

De lokale hulp die de FOD Financiën aan de steden en gemeenten biedt, is bestemd voor de belastingplichtigen die hulp nodig hebben bij het invullen van hun belastingaangifte.

3. Lokale zitdagen

3.1 Verbintenissen van de FOD FINANCIEN:
Mevrouw/Mijnheer Fleurie Bellon, teamchef, zal de contactpersoon zijn voor het centrum Particulieren Mechelen.
Telefoon: +32257 534 47 E-mail: fleurie.bellon@minfin.fed.be
Deze contactgegevens zullen in geen enkel geval worden meegedeeld aan het publiek.
De FOD Financiën verbindt zich ertoe :

• 3 ambtenaren ter beschikking te stellen in de stad/gemeente volgens volgende modaliteiten:
• Plaats: Gemeentehuis Bonheiden
• Data: 3 juni 2022
• Uren: 9u-12u & 13u-15u: in totaal 25 afspraken per dag per beschikbare medewerker van de FOD Financiën
• 1 slot = 1 aangifte = 12 minuten
• de burger die een afspraak bij de stad/gemeente heeft gemaakt te helpen bij het invullen van haar of zijn aangifte in de personenbelasting via de applicatie TOW ambtenaar

3.2 Verbintenissen van de steden en gemeenten:
Mevrouw/Mijnheer Lien Tuymans, afdelingshoofd Mens en Zorg., zal de contactpersoon zijn wat betreft de organisatie voor de stad/gemeente
Telefoon: +3215500423 . E-mail:lien.tuymans@ocmwbonheiden.be
Mevrouw/Mijnheer Danny De Neef, ICT medewerker, zal de contactpersoon zijn wat betreft ICT voor de stad/gemeente
Telefoon: +3215502845  E-mail: .danny.deneef@bonheiden.be
De stad/gemeente verbindt zich ertoe, voorafgaand aan de periode vermeld onder punt 3.1:

• Een afsprakensysteem op te zetten voor de burgers die gebruik wensen te maken van de zitdag rekening houdende met de ter beschikking gestelde tijdsloten door de FOD Financiën.
• De burger duidelijk te maken dat er per tijdsslot van 12 minuten maar één aangifte wordt ingevuld
• De burger erop te wijzen dat hij/zij alle relevante documenten moet meebrengen en dat hij/zij een volmacht nodig heeft indien hij zich op een zitdag aanmeldt met een aangifte van een andere persoon (bv. familielid)

De stad/gemeente verbindt zich ertoe, tijdens de periode vermeld onder punt 3.1, de volgende middelen ter beschikking te stellen van de FOD Financiën:
1. Een functioneel lokaal om het publiek te ontvangen waarvan het dagelijks onderhoud wordt verzekerd.
Het ter beschikking gestelde lokaal beantwoordt aan volgende voorwaarden:

• de inrichting van het lokaal waarborgt de privacy van de burgers die zich aanbieden;
• aangepast en ingericht volgens de Covid maatregelen die van kracht zijn op het moment van de zitdag;
• per ambtenaar worden een bureau of tafel en minimaal 3 stoelen voorzien;
• het lokaal geeft toegang tot sanitaire voorzieningen voor de medewerkers van de FOD Financiën;
• het lokaal beantwoordt aan de veiligheidsnormen en normen met betrekking tot de hygiëne en bescherming op het werk;
• het lokaal zal ten laatste 30 minuten voor het aanvangen van de invulsessies toegankelijk zijn voor de ambtenaren van de FOD Financiën.

2. Een wachtzaal

• Het onthaal en wachtrijbeheer wordt door de stad/gemeente verzekerd.

3. De nodige ICT-middelen, namelijk:

• een snelle en veilige internetverbinding voor iedere PC;
• alle toebehoren nodig voor de aansluiting van de draagbare PC van onze ambtenaar op het internet. (netwerkkabel, voldoende stopcontacten…)
• de contactpersoon komt onmiddellijk tussen in geval van ICT problemen
• Voorafgaand aan de organisatie van de zitdagen zal die contactpersoon een overlegmoment organiseren met de contactpersoon van de FOD Financiën (zie hoger) om voorafgaandelijk de aansluiting van de draagbare PC’s op de ter beschikking gestelde netwerkaansluiting te testen;

Opmerking: de agenten van de FOD Financiën zullen hun eigen draagbare PC meebrengen.
4. Veiligheidspersoneel of personeel van de stad/gemeente om het onthaal van de bezoekers, de veiligheid van de burgers en medewerkers van de FOD Financiën (en indien van toepassing de opvolging van de sanitaire maatregelen van kracht) te allen tijde te garanderen.

Artikel 2 - Keurt de samenwerkingsovereenkomst tussen de FOD Financiën en gemeenten in het kader van de hulp bij het invullen van belastingaangiften goed:

Uitwisseling van informatie
1. Doel:

De samenwerkingsovereenkomst heeft als doel de samenwerking te optimaliseren tussen de FOD Financiën Administratie Particulieren en alle steden/gemeenten die actief deelnemen aan de hulp voor het invullen van de aangiften in de personenbelasting door de contactgegevens van een deel van hun burgers mee te delen.

2. Bedoelde belastingplichtigen:

De mogelijkheid tot uitwisseling van gegevens die de FOD Financiën aan de steden en gemeenten biedt, is bestemd voor belastingplichtigen die hulp nodig hebben bij het invullen van hun belastingaangifte en over een telefoon/GSM nummer beschikken.

3. GDPR regelgeving

Om te voldoen aan de regels van de GDPR, zal de uitwisseling van persoonsgegevens plaatsvinden via een beveiligd uitwisselingsplatform.
Alle deelnemende steden en gemeenten zullen toegang hebben tot;

• een algemene map met de verschillende te gebruiken documenten, die door de FOD Financiën ter beschikking zullen worden gesteld (bv. aan te vullen template met de identificatiegegevens van de betrokken belastingplichtigen).
• een eigen map waarin zij de ingevulde templates kunnen opladen.

E-mailadressen van de mensen in de stad of gemeente die toegang moeten krijgen tot het gedeelde platform:
1. ……@........
2. ……@........
3. ……@........

4. Verbintenissen van de FOD Financiën:

Mevr/Dhr …….., graad ………, zal de contactpersoon zijn voor het centrum Particulieren ………….
Telefoon: +32 ….... E-mail: ...............@minfin.fed.be
Deze contactgegevens zullen in geen enkel geval worden meegedeeld aan het publiek.
De FOD Financiën verbindt zicht ertoe de betrokken belastingplichtigen rechtstreeks telefonisch te contacteren om hen de best mogelijke bijstand aan te bieden: hulp via telefoon of een face-to-face afspraak in onze kantoren.

5. Verbintenissen van de steden en gemeenten:

Mevrouw/Mijnheer………, (functie)……..., zal de contactpersoon zijn wat betreft de organisatie voor de stad/gemeente
Telefoon: +32 ….... E-mail: ...............@........
De stad/gemeente verbindt zich ertoe:

• via het beveiligde platform aan de FOD Financiën de template met identificatie- EN contactgegevens van de burger wekelijks door te geven naarmate de verzoeken worden ontvangen en uiterlijk op 14.06.2022
• verplichte gegevens:

✓ Rijksregisternummer
✓ Naam & Voornaam
✓ Telefoonnummer/GSM

• om de burger te informeren dat de administratie telefonisch contact met haar/hem zal opnemen om hulp te verlenen bij het invullen van de belastingaangifte
• om deze dienst niet aan te bieden aan burgers die reeds een afspraak hebben gemaakt voor een zitdag in de stad/gemeente

Artikel 3 - Machtigt XXX.