Besluit Gemeenteraad

wo 27/09/2023 - 20:00

Overheidsopdrachten - Voorwaarden van de overheidsopdracht “Raamovereenkomst betreft het onderhoud & inspectie van de technische installaties van de gebouwen van Bonheiden" en de wijze van gunning: Vaststelling

Aanwezig: Julie De Clerck, voorzitter gemeenteraad
Lode Van Looy, burgemeester
Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Eddy Michiels, Hilde Schueremans, schepenen
Frans Uytterhoeven, Jan Fonderie, Luc De Weerdt, Guido Vaganée, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Wim Van der Donckt, Hilde Smets, Daan Versonnen, Rudi Withaegels, Geert Teughels, Pascal Vercammen, Karl Theerens, Marcel Claes, Sofie Crauwels, Hilde De Ruysscher, gemeenteraadsleden
Ethel Van den Wijngaert, algemeen directeur

De technische installaties in de gemeentelijke gebouwen vereisen gekwalificeerde technici om het onderhoud en keuringen uit te voeren, alsook de nodige attesten af te leveren. De medewerkers van de technische uitvoeringsdienst zijn niet opgeleid om technische interventies uit te voeren aan deze complexe installaties. Op de markt bestaan bedrijven die zich gespecialiseerd hebben in het onderhoud van zulke installaties.

Gezien de gemeente aangesloten is bij een aankoopcentrale die een raamovereenkomst aanbiedt voor deze diensten, stelt de technische dienst voor om van deze mogelijkheid gebruik te maken.

Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om de plaatsingsprocedure via de aankoopcentrale te laten verlopen door middel van de organisatie van een mini-competitie tussen verschillende aanbieders.

Raming € 156.756,80 exclusief btw of € 189.675,72 inclusief 21% btw.

Voorgeschiedenis

31/10/2022: Einddatum raamovereenkomst beheer technische installaties Veolia.
03/01/2023: Bezorgen geüpdatete inventaris huidige toestand technische installaties en aanvraag offerte beheer en/of onderhoud technische installaties: HVAC, elektriciteit en sanitair op web portaal van aankoopcentrale CREAT.
27/04/2023: 1e plaatsbezoeken met de vertegenwoordiger van aankoopcentrale CREAT/Farys in verband met de nazicht inventarisatielijst.
02/05/2023: Ontvangst aangepaste inventaris na het 1e plaatsbezoek.
23/05/2023: Plaatsbezoek met de aanbieders van de mini-competitie.
04/07/2023: Ontvangst resultaat van de marktconsultatie inzake ‘Beheer en/of onderhoud technische installaties: HVAC, elektriciteit en sanitair (en evt. zwembadwaterbehandeling) - september 2021’ via aankoopcentrale CREAT/Farys.
09/08/2023: Mail aan de financieel directeur met de vraag het voorstel van CREAT te overlopen.
23/08/2023: Bespreking met de expert overheidsopdrachten inzake het finaliseren van het dossier.
30/08/2023: Mail met de vraag aan de diensthoofden cultuur en sport om toelating te vragen aan de besturen VZW Berentrode en VZW Krankhoeve voor de coördinatie van het onderhoud van de technische installaties door de gemeente.
30/08/2023: Mail van CREAT met de bevestiging dat de verbintenistermijn verlengd wordt tot 30/10/2023.
05/09/2023: Akkoord en toelating van het vast bureau in het kader van het onderhoud en inspectie van technische installaties van de gebouwen in het beheer van het OCMW.
05/09/2023: Akkoord en toelating van het directiecomité van het AGBPB in het kader van het onderhoud en inspectie van technische installaties van de gebouwen in het beheer van het AGBPB.

Feiten en context

De raamovereenkomst met Veolia inzake beheer technische installaties liep af op 31/10/2022. In tussentijd werd er gewerkt op afroep.
De nood om de onderhouden, keuringen en opmaak van de attesten van de technische installaties te laten uitvoeren door gekwalificeerde technici is hoog.
Gezien er in verschillende gebouwen sinds de opmaak van de vorige raamovereenkomst zaken zijn gewijzigd of toegevoegd, diende de inventaris in detail geüpdatet te worden.
De gemeente is aangesloten bij aankoopcentrale CREAT/Farys. Deze partij biedt de mogelijkheid om de aanbestedingsprocedure via een mini-competitie voor de gemeente te organiseren.
De raming bedraagt € 156.756,80 exclusief btw of € 189.675,72 inclusief 21% btw.
Dit bedrag omvat de totale geraamde kostprijs voor een periode van 4 jaar voor het technische onderhoud aan de gebouwen van de gemeente en het OCMW.
De gebouwen de Splinter en de Sportkeet, die nog in aanbouw zijn, zitten hier niet mee in vervat. Deze kunnen na voltooiing van deze gebouwen toegevoegd worden aan het raamcontract.

Adviezen

Juridische grond

De Wet van 29/07/1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen.
Het Decreet van 26/03/2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
Het Gemeentedecreet van 15/07/2005, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht.
Het Gemeentedecreet van 15/07/2005, inzonderheid artikel 57, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen.
Het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
De Wet van 17/06/2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
De Wet van 17/06/2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 47, §2 (aankoopcentrale).
Het Koninklijk Besluit van 18/04/2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, inzonderheid artikel 90 1°.

Argumentatie

Wanneer een aanbestedende overheid een beroep doet op een aankoopcentrale, met het oog op het verwerven van diensten, is zij vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren.

Anderzijds dient de gemeenteraad akkoord te gaan met het feit dat het onderhoud en de controle van onze technische installaties door derden wordt uitgevoerd.

Financiële gevolgen

Financieel advies:

Adviezen

Gunstig visum FA 2023/00200 van Financiele dienst van 12 september 2023

Publieke stemming

Aanwezig: Julie De Clerck, Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Eddy Michiels, Hilde Schueremans, Frans Uytterhoeven, Jan Fonderie, Luc De Weerdt, Guido Vaganée, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Wim Van der Donckt, Hilde Smets, Daan Versonnen, Rudi Withaegels, Geert Teughels, Pascal Vercammen, Karl Theerens, Marcel Claes, Sofie Crauwels, Hilde De Ruysscher, Ethel Van den Wijngaert

Voorstanders: Julie De Clerck, Lode Van Looy, Mieke Van den Brande, Bart Vanmarcke, Yves Goovaerts, Eddy Michiels, Hilde Schueremans, Frans Uytterhoeven, Jan Fonderie, Luc De Weerdt, Guido Vaganée, Barbara Maes, Annick Van den Broeck, Wim Van der Donckt, Hilde Smets, Daan Versonnen, Rudi Withaegels, Geert Teughels, Pascal Vercammen, Karl Theerens, Marcel Claes, Sofie Crauwels, Hilde De Ruysscher

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

Besluit

Artikel 1 - Gaat akkoord dat het onderhoud en de controle van de technische installaties van de gebouwen door derden wordt uitgevoerd met een bijhorende raming van € 156.756,80 exclusief btw of € 189.675,72 inclusief 21% btw.

Artikel 2 - Laat de plaatsingsprocedure verlopen via de aankoopcentrale CREAT/Farys.